W piątek 27 stycznia prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę nowelizującą Kodeks Pracy w zakresie pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości. Ustawa w dniu 6 lutego została opublikowana w Dzienniku Ustaw a co za tym idzie, zmiany dotyczące kontroli trzeźwości wejdą w życie od 21 lutego, natomiast przepisy regulujące pracę zdalną będą obowiązywały od dnia 7 kwietnia.

PRACA ZDALNA

Znowelizowane przepisy wprowadzają konieczność uregulowania pracy zdalnej w odpowiednich dokumentach wewnątrzzakładowych takich jak np. regulamin pracy zdalnej (jeżeli nie działają w zakładzie pracy związki zawodowe lub nie zawarto z nimi porozumienia). W przypadku braku takiego regulaminu, warunki pracy zdalnej Pracodawca będzie musiał ustalić odrębnie z każdym nowym pracownikiem np. w umowie o pracę a w przypadku już zatrudnionych osób, w formie dodatkowego aneksu do umowy.

Posiadanie regulaminu pracy zdalnej przynosi wiele korzyści dla pracodawcy:

• wdrożenie ujednoliconych zasad dla wszystkich pracowników,
• umożliwienie pracownikom weryfikacji zasad pracy zdalnej w dowolnym momencie
• uregulowanie kwestii pokrywania przez pracodawcę niezbędnych kosztów pracy zdalnej,
• wskazanie narzędzi i sprzętu jakie w ramach pracy zdalnej zapewnia pracodawca,
• w przypadku zmian zasad świadczenia pracy zdalnej, nie ma konieczności wprowadzania zmian w umowach o pracę, wystarczy tylko i wyłącznie zmiana w regulaminie, o której zostaną poinformowane wszystkie osoby zatrudnione.

Zgodnie z brzmieniem nowych przepisów, praca zdalna będzie wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy lub na skutek wniosku pracownika złożonemu pracodawcy.

Pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez pracownika:

• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia,
• rodzica dziecka np. legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca zobowiązany jest poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez zatrudnioną osobę. Odmowa uwzględnienia wniosku pracownika będzie mogła być uzasadniona tylko brakiem możliwości organizacji pracy w sposób umożliwiający pracę zdalną lub ze względu na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

ZWROT KOSZTÓW

Jednymi z najważniejszych zmian w przyjętej ustawie, są zmiany dotyczące kosztów dotyczących pracy zdalnej:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędne kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnienie pracownikowi zwrotu kosztów pracy świadczonej na odległość t.j. pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Ustawa nie określa konkretnych stawek zwrotu kosztów. Zwrot może zostać ustalony np. w formie ryczałtu. Wypłata ryczałtu nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT (Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz.U. z 2022 r., poz. 2647 ze zm.), a tym samym nie będzie podstawą do opodatkowania i oskładkowania. Zwolnienie będzie dotyczyło jednak tylko kwoty, która odzwierciedlać będzie faktyczne i realne koszty, poniesione przez pracownika w oparciu m.in. o normy zużycia energii elektrycznej czy koszt usług komunikacyjnych. Organy podatkowe i ZUS zapowiadają, iż kwoty te będą podlegały kontroli, dlatego ważne jest, aby pracodawca był w stanie udokumentować sposób ustalenia wysokości kwoty zwrotu.
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy

PRACA ZDALNA OKAZJONALNA

Praca zdalna, zgodnie z zapisami ustawy może być wykonywana również okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Uzasadnieniem pracy zdalnej w formie okazjonalnej mają być incydentalne i szczególne okoliczności uzasadnione wyłącznie interesem pracownika. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie mają zastosowania niektóre z zapisów ustawy dotyczącej pracy zdalnej np. zapewnienia odpowiedniego sprzętu pracownikowi.

KONTROLE TRZEŹWOŚCI

Pracodawca będzie miał możliwość przeprowadzenia prewencyjnej kontroli trzeźwości tylko wtedy, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia. W przypadku chęci przeprowadzania kontroli trzeźwości, pracodawcy również muszą określić tak jak w przypadku pracy zdalnej, zasady jej przeprowadzania w dokumentach wewnątrzzakładowych.
W celu kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu pracodawca wykorzystuje metody niewymagające przeprowadzania badania laboratoryjnego t.j. urządzenia testujące posiadające ważne certyfikaty potwierdzające ich odpowiednią kalibrację lub wzorcowanie. W przypadku stwierdzenia stanu nietrzeźwości osoby zatrudnionej czego następstwem może być rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, to na pracodawcy ciąży obowiązek udowodnienia przyczyny takiego zakończenia stosunku pracy.

W związku z koniecznością wprowadzenia procedur oraz regulacji odnoszących się do nowych przepisów w Państwa przedsiębiorstwach, serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy chętnie odpowiedzą na Państwa pytania oraz przygotują niezbędne dokumenty.

Zapraszamy także do uczestnictwa w organizowanym przez nas Webinarze „Praca zdalna – wszystko, co trzeba wiedzieć o nowych zasadach: prawo pracy, ZUS i podatki”, podczas którego szerzej omówimy powyższe zmiany a także zwrócimy Państwa uwagę na problematyczne kwestie jakie mogą pojawić się w związku z wprowadzeniem nowych regulacji.

Termin: 28.02.2023 r. g. 10:00. Udział w wydarzeniu jest bezpłatny.

Wszystkich zainteresowanych prosimy o potwierdzenie udziału poprzez wysłanie maila na adres gnowosielska@advicero.eu z dopiskiem „Imię, Nazwisko, Nazwa firmy”.