W związku z prowadzeniem w przedsiębiorstwie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, pracodawca zobowiązany jest do przekazywania odpisu na konto funduszu za zatrudnionych u niego pracowników. Pierwsza część odpisu musi trafić na konto funduszu socjalnego do dnia 31 maja. Na przekazanie II raty odpisu lub ewentualnej kwoty wynikającej z jego zwiększenia, pracodawcy mają czas do 30 września.

Przypomnijmy, iż zgodnie z ustawą o ZFŚS (ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych Dz. U. 1994 Nr. 43 poz. 163) obowiązkiem tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych objęci są pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego.

Wysokość odpisu w danym roku kalendarzowym ustala się poprzez sporządzenie prognozy przeciętnego zatrudnienia w każdym z miesięcy.  

W związku z dwukrotnym wzrostem płacy minimalnej w bieżącym roku, również kwota odpisu na ZFŚS ustalana jest dwukrotnie. W 2023 roku wysokość obowiązkowego odpisu na ZFŚS za pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi:

• w okresie od 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2023 r. – 4434,58 zł;
• w okresie od 1 lipca 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. – 5104,90 zł.

Pracodawcy byli zobowiązani do dokonania pierwszego odpisu do dnia 31 maja w wysokość 75% kwoty pełnego odpisu. Do końca września przedsiębiorstwa powinny przekazać na konto ZFŚS pozostałe 25% środków przeznaczonych na ten cel.

Na koniec każdego roku kalendarzowego następuje weryfikacja wielkości zatrudnienia, a w następstwie korekta ustalonego odpisu na fundusz socjalny, poprzez ustalenie faktycznego poziomu zatrudnienia w danym roku i przemnożenie tej liczby przez wartość odpisu podstawowego. Różnicę wynikającą z powyższego wyliczenia należy w przypadku nadpłaty na koncie funduszu, zwrócić na konto przedsiębiorstwa, natomiast w przypadku niedopłaty na koncie ZFŚS, należy przelać brakujące środki na konto ZFŚS.

Przypomnijmy, iż środki gromadzone w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą być wykorzystywane jedynie na cele socjalne, np.:

• dofinansowanie do wypoczynku pracowników,
• działalność kulturalno-oświatową oraz sportowo-rekreacyjną,
• dofinansowanie do utworzenia przyzakładowego żłobka, klubu dziecięcego czy przedszkola,
• zapomogi dla pracowników np. w związku z poważnym zdarzeniem losowym, chorobą przewlekłą czy też trudną sytuacją życiową.

Za administrowanie środkami znajdującymi się na koncie funduszu odpowiedzialny jest pracodawca. Niewykorzystane środki funduszu w danym roku mogą być wykorzystane w kolejnym roku kalendarzowym.