W dniu 29 czerwca 2023 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych podpisał Porozumienie ramowe w sprawiestosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 w przypadku wykonywania zwyczajowej telepracy transgranicznej (dalej: „Porozumienie” lub „Umowa ramowa”), które w Polsce obowiązuje od dnia 1 lipca 2023 r. Warto jednak zwrócić przy tym uwagę, że może być ono ustalane przez resztę państw w indywidualnym terminie, a zatem każdorazowo należałoby sprawdzić w przypadku transgranicznej pracy zdalnej, czy Umowa ramowa będzie miała zastosowanie.

Celem wspomnianego wyżej Porozumienia jest przede wszystkim usprawnienie identyfikacji ustawodawstwa właściwego w przypadku wykonywania transgranicznej pracy zdalnej, w tym również wykonywania tzw. „workation”.

Dzięki Umowie zapewniono pracownikom oraz pracodawcom możliwości utrzymania ubezpieczenia społecznego w kraju pracodawcy w sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną w innym kraju niż Polska w wymiarze niższym niż 50% czasu pracy. W stosunku do tych krajów, które podpisały Umowę, znajdą zastosowanie nowe zasady. Należy jednak podkreślić, że nie wszystkie państwa członkowskie zdecydowały się już podpisać Porozumienie, a zatem podejście to powinno być ostrożne i pracodawca każdorazowo powinien przeanalizować, czy znajdą zastosowanie nowe regulacje.

Zasady wynikające z Rozporządzenia 883/2004

W sytuacji wątpliwości co do ustalenia ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego w przypadku wykonywania pracy zdalnej z innego państwa niż siedziba pracodawcy wcześniej stosowano przepisy wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

W oparciu o wcześniej obowiązujące regulacje, w kontekście rozpoznania prawidłowego ustawodawstwa, znaczenie miało „fizyczne miejsce wykonywania pracy”, które było decydującym kryterium. Na mocy ww. Rozporządzenia przyjęto praktykę, że następujące przesłanki są elementami decydującymi dla uznania, czy znaczna część pracy danej osoby wykonywana jest w tym państwie członkowskim (np. Polska):

– osoba realizuje pracę w wymiarze co najmniej 25% czasu swojej pracy w państwie członkowskim, w którym ma swoje miejsce zamieszkania (np. Polska) lub

– osoba zarabia co najmniej 25% swojego wynagrodzenia w państwie członkowskim, w którym ma swoje miejsce zamieszkania (np. Polska).

Przy spełnieniu jednej z powyższych przesłanek mogło znaleźć zastosowanie ustawodawstwo miejsca zamieszkania – tutaj: Polski.

Kogo dotyczy Porozumienie?

Zainteresowanie wykonywaniem pracy zdalnej przez pracowników po zakończeniu pandemii wcale nie gaśnie. Biorąc pod uwagę również takie czynniki jak uelastycznienie pracy i postępującą cyfryzację na rynku, a także wzrost znaczenia pracy zdalnej w życiu codziennym od czasu pandemii, praca zdalna stała się istotną formą wśród wielu pracowników.

Umowa ramowa dotyczy osób, które chcą wykonywać swoją pracę zdalnie w państwie członkowskim, w którym swojej siedziby nie ma pracodawca. Dotyczy to zatem przykładowo sytuacji pracownika realizującego swoją pracę w formie zdalnej z Hiszpanii, mającego pracodawcę z siedzibą na terytorium Polski. Co ważne, Porozumienie odnosi się do osób wykonujących część pracy w wymiarze co najmniej 25% lecz poniżej 50% całkowitego czasu pracy.

Dodatkowo osoby chcące skorzystać z preferencji Porozumienia, muszą spełnić warunki, które zostały określone w art. 2 Umowy ramowej, tj:

• państwo zamieszkania pracownika różni się od państwa, w którym znajduje się siedziba lub miejsce prowadzenia działalności jego pracodawcy,
• państwo zamieszkania pracownika, jak i państwo, w którym pracodawca ma swoją siedzibę, są sygnatariuszami Umowy ramowej,
• pracownicy wykonują część pracy w państwie miejsca zamieszkania w formie transgranicznej pracy zdalnej w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy.

Mając na uwadze powyższe, pracownik może zatem wykonywać pracę do 49,9% swojego czasu za granicą i jednocześnie ma możliwość zachowania ubezpieczenia w ramach systemu zabezpieczenia społecznego w kraju pracodawcy (np. w Polsce). Rozwiązanie takie niewątpliwie wprowadza większą elastyczność i przejrzystość dla pracodawcy, a dla pracownika może stanowić również element motywujący.

Do jakich podmiotów nie stosujemy Porozumienia?

Co ważne, Umowy nie można stosować do pracowników wykonujących inną pracę niż praca zdalna, np. pracujących stacjonarnie/w formie fizycznej na danym terytorium (czyli np. prace budowlane), a także do podmiotów samozatrudnionych.

Dodatkowo, osoby wykonujące pracę w formie zdalnej z państwa niebędącego stroną Umowy ramowej nie będą uprawnieni korzystać z postanowień Porozumienia.

Jak zawnioskować o objęcie zakresem Porozumienia?

W celu skorzystania z postanowień Umowy ramowej pracownik lub pracodawca powinien wystąpić do ZUS (papierowo lub przez portal PUE ZUS) z wnioskiem US-36. Do wniosku należy dołączyć m.in. umowę wskazującą, na jakiej podstawie praca wykonywana jest za granicą lub inne dokumenty potwierdzające pracę zdalną w określonym z góry wymiarze. Po ustaleniu, czy osoba spełnia stosowne warunki określone Porozumieniem, pracodawca lub pracownik powinni następnie wystąpić z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1, który potwierdzi polskie ustawodawstwo.

Sygnatariusze Umowy Ramowej

Wśród 17 państw, które dotychczas podpisały umowę ramową UE w sprawie transgranicznej pracy zdalnej znajdują się, oprócz Polski, także:

• Austria,
• Belgia,
• Chorwacja,
• Finlandia,
• Lichtenstein,
• Luksemburg,
• Holandia,
• Portugalia,
• Hiszpania,
• Szwajcaria
• Niemcy,
• Czechy,
• Słowacja,
• Norwegia oraz
• Szwecja.

Z kolei państwem, które odmówiło podpisania niniejszej umowy, jest Wielka Brytania.

Należy pamiętać, że zakres Porozumienia może być stosowany wobec państw, które podpisały dokument, a siedziba pracodawcy osoby wykonującej transgraniczną pracę zdalną powinna znajdować się w jednym z pozostałych państw, które podpisały Porozumienie. Osoby  wykonujące pracę zdalną z terytorium Polski na rzecz zagranicznego pracodawcy (lub pracodawca zagraniczny) mogą również wystąpić z wnioskiem US-36, jeśli kraj pracodawcy zagranicznego podpisał Umowę ramową.

W przypadku chęci uzyskania szczegółowych informacji na temat transgranicznej pracy zdalnej wynikającej z zawartego Porozumienia lub pomocy w ubieganiu się o wydanie wniosku US-36 lub zaświadczenia A1, Nexia Advicero chętnie wesprze Państwa w tym zakresie. Serdecznie zapraszamy do kontaktu!