W roku 2024 po raz kolejny wzrosła kwota odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Tym samym zwiększeniu uległa również maksymalna kwota świadczenia urlopowego, którą wielu pracodawców decyduje się wypłacać. Świadczenie urlopowe wypłacane do wysokości odpisu podstawowego zwolnione jest oskładkowania. 

Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz. U. 1994 Nr. 43 poz. 163) obowiązkiem tworzenia ZFŚS objęci są pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego.

W jaki sposób ustalić wartość odpisu za zatrudnione osoby?

Kwotę odpisu na dany rok ustala się przygotowując prognozę przeciętnego zatrudnienia w każdym z miesięcy, po czym wartości te są sumowane i dzielone przez 12 miesięcy. Ustalona w ten sposób wartość, pomnożona przez wysokość odpisu podstawowego, stanowi kwotę jaką pracodawca powinien przekazać za dany rok na konto funduszu socjalnego. Na koniec roku kalendarzowego następuje weryfikacja wielkości zatrudnienia i ewentualna korekta ustalonego odpisu na ZFŚS.

W 2024 roku wysokość obowiązkowego odpisu na ZFŚS za pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 2417,14 zł.

Pracodawcy zobowiązani są do dokonania przelewu z tytułu I transzy odpisu do dnia 31 maja w wysokości 75% kwoty pełnego odpisu. Do końca września przedsiębiorstwa powinny przekazać na konto ZFŚS pozostałe 25% środków przeznaczonych na ten cel. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby pracodawca przelał 100% środków na konto funduszu przed wymaganym terminem.

Na jakie cele środki z funduszu socjalnego mogą być wykorzystywane?

Środki gromadzone w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą być wykorzystywane jedynie na cele socjalne, np.:

• dofinansowanie do wypoczynku pracowników,
• działalność kulturalno-oświatową oraz sportowo-rekreacyjną,
• dofinansowanie do utworzenia przyzakładowego żłobka, klubu dziecięcego czy przedszkola,
• zapomogi dla pracowników, np. w związku z poważnym zdarzeniem losowym, chorobą przewlekłą czy też trudną sytuacją życiową.

Za administrowanie środkami znajdującymi się na koncie funduszu odpowiedzialny jest pracodawca. Niewykorzystane środki funduszu w danym roku mogą być wykorzystane w kolejnym roku kalendarzowym.

Świadczenie urlopowe – kto i kiedy wypłaca?

W przypadku gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 50 pracowników, może dobrowolnie podjąć decyzję o utworzeniu funduszu socjalnego lub w przypadku jego nietworzenia zobligowany jest do wypłacania świadczenia urlopowego. Jeżeli pracodawca nie zdecyduje się na żadne z powyższych działań, ma obowiązek powiadomienia pracowników o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia w określonym przepisami terminie, czyli do końca stycznia każdego roku.

Górna granica kwoty świadczenia urlopowego co do zasady jest równa wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, ale nie ma przeszkód aby pracodawca ustalił kwotę odpisu w wysokości niższej bądź wyższej. Pamiętać należy tylko, że do wysokości podstawowego odpisu na ZFŚS kwota ta nie będzie stanowić podstawy do naliczenia składek ZUS.

Świadczenie urlopowe wypłacane jest pod warunkiem skorzystania przez pracownika nieprzerwanie z 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Pod uwagę w tym wypadku bierze się dni kalendarzowe, a nie dni robocze. Zgodnie z art. 3 ust. 5a ustawy o ZFŚS, wypłata świadczenia urlopowego powinna nastąpić najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie przez pracownika korzystania z urlopu wypoczynkowego.