Minister Finansów wydał 28 marca 2018 roku interpretację ogólną (nr DCT.8201.6.2018) w sprawie aktualizacji dokumentacji podatkowej (dokumentacji cen transferowych). Interpretacja dotyczy ustalenia obowiązku sporządzania takiej dokumentacji, a także obowiązku jej przeglądów i aktualizacji, w szczególności w odniesieniu do transakcji finansowych (np. pożyczek, kredytów, obligacji, czy też gwarancji lub poręczeń).
W interpretacji podkreślono, że transakcje finansowe (np. pożyczki, kredyty, emisja obligacji, gwarancje, poręczenia) są zwykle transakcjami kontynuowanymi w kolejnych latach podatkowych. W związku z tym dokumentacja podatkowa sporządzona dla takich transakcji w roku podatkowym ich rozpoczęcia, powinna podlegać okresowemu przeglądowi i aktualizacji, nie rzadziej niż raz na rok podatkowy. Oznacza to, że jeśli w trakcie realizacji transakcji dojdzie np. do:
- przedłużenia terminu spłaty kapitału lub odsetek,
- udzielenia kolejnej transzy pożyczki lub kredytu,
- zmiany wysokości oprocentowania,
- zmiany jakichkolwiek innych istotnych parametrów transakcji lub informacji (wymienionych w art. 25a ust. 2b-2d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub art. 9a ust. 2b-d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych),
podatnik jest obowiązany do uwzględnienia informacji o tych zmianach w zaktualizowanej dokumentacji podatkowej.
Należy jednak pamiętać, że obowiązek aktualizacji dokumentacji podatkowej nie rzadziej niż raz na rok podatkowy istnieje nawet wtedy, gdy w wyniku okresowego przeglądu dokumentacji okaże się, że nie nastąpiła żadna istotna zmiana spośród wymienionych powyżej. W takim przypadku aktualizacja dokumentacji podatkowej będzie sprowadzała się do sporządzenia dokumentacji za dany rok podatkowy, uwzględniającej aktualne dane finansowe dotyczące transakcji lub innych zdarzeń, jak i samego podatnika.
Minister Finansów przypomniał w interpretacji, że dokumentacja podatkowa w zakresie danych finansowych transakcji lub innych zdarzeń zawiera:
- wartości transakcji lub innych zdarzeń w danym roku podatkowym, wynikających z wystawionych lub otrzymanych faktur, a jeżeli faktury nie są wystawiane lub otrzymane – z umów lub innych dokumentów,
- informacje dotyczące otrzymanych lub przekazanych płatności związanych z tymi transakcjami lub zdarzeniami.
W związku z tym dokumentacja podatkowa dotycząca umów realizowanych w kolejnych latach podatkowych (np. umów pożyczki, umów kredytu, umów poręczenia lub innych) powinna być aktualizowana przez cały okres ich realizacji.
Jak zostało wyjaśnione w interpretacji, dokumentacja podatkowa powinna odzwierciedlać rzeczywisty przebieg transakcji. Dlatego też dokumentacja aktualizowana co najmniej raz na rok podatkowy powinna zawierać aktualne informacje wraz ze wszystkimi zaistniałymi istotnymi zmianami:
- od momentu jej sporządzenia po raz pierwszy, lub
- od momentu jej ostatniej aktualizacji (jeśli taka miała miejsce) do momentu najnowszej aktualizacji.
Minister Finansów wskazał również, że zmiany istotnych parametrów transakcji w trakcie jej realizacji nie należy utożsamiać z dokonaniem nowej transakcji. W konsekwencji podatnik nie jest zobowiązany do sporządzenia od podstaw nowej dokumentacji cen transferowych, ale do okresowej aktualizacji sporządzonej wcześniej dokumentacji.
Końcowo w interpretacji wyjaśniono, że opisane w niej zasady okresowych przeglądów i aktualizacji dokumentacji odnoszą się także do transakcji lub innych zdarzeń rozpoczętych i niezakończonych przed 1 stycznia 2017 r., jednak w tej części transakcji lub innych zdarzeń, które są kontynuowane w roku podatkowym rozpoczynającym się po 31 grudnia 2016 r. Oznacza to, że po 1 stycznia 2017 r. podatnicy są zobowiązani sporządzać dokumentacje według nowych reguł zarówno w odniesieniu do:
- nowych transakcji lub innych zdarzeń, oraz
transakcji lub innych zdarzeń kontynuowanych w roku podatkowym rozpoczynającym się po 31 grudnia 2016 r., a rozpoczętych przed 1 stycznia 2017 r.