INTRASTAT to system monitorowania handlu towarami wewnątrz Unii Europejskiej. Nie obejmuje on jednak wszystkich transakcji, w ramach których dokonywane jest transgraniczne przemieszczenie towarów na terytorium UE. Do informowania o dokonywaniu wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT) i wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów (WNT) zobowiązane są podmioty, u których wartość transakcji przekracza ustalane corocznie progi (w zależności od szczegółowości obowiązku raportowania jest to próg podstawowy lub szczegółowy).
W 2024 r. wysokość progów kształtuje się następująco:
- próg podstawowy, którego przekroczenie powoduje powstanie obowiązku składania zgłoszeń INTRASTAT wynosi:
- dla przywozu: 6.200.000 zł,
- dla wywozu: 2.800.000 zł;
- próg szczegółowy, którego przekroczenie powoduje obowiązek uwzględniania większej liczby danych wynosi:
- dla przywozu: 103.000.000 zł,
- dla wywozu: 150.000.000 zł.
W przypadku przekroczenia podstawowego progu statystycznego należy zarejestrować się np. na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych formularzem WRP0001 Rejestracja danych firmy lub WRP0002 Aktualizacja danych firmy jeżeli podmiot jest już zarejestrowany na inne cele. Na PUESC znajduje się również interaktywna formatka pozwalająca wygenerować zgłoszenia INTRASTAT. Pierwsze takie zgłoszenie należy wypełnić za miesiąc, w którym przekroczony został próg podstawowy.
Co istotne obowiązek składania zgłoszeń powstaje za okres, w którym dokonano fizycznego przemieszczenia wyrobów. Nie ma tutaj znaczenia data wystawienia faktury a nawet data powstania obowiązku na cele podatku VAT. Tym samym może być tak, że dana transakcja powinna zostać ujęta w okresie wcześniejszym niż ujęcie jej na cele podatku VAT. Zgłoszenia INTRASTAT składa się do 10-tego dnia miesiąca po miesiącu sprawozdawczym. Od momentu przekroczenia progu należy składać deklaracje za każdy miesiąc w tym również za taki, w którym wartość towarów nie przekroczyła progu statystycznego lub nie nastąpił żaden transport. W ostatnim przypadku należy złożyć tzw. zgłoszenie „zerowe”, w którym wykazuje się brak transakcji.
W comiesięcznym zgłoszeniu INTRASTAT należy uwzględnić następujące dane:
- kod CN towaru,
- nazwa opisowa towaru,
- masa netto towaru,
- wartość fakturowania w PLN,
- kraj pochodzenia,
- kraj przeznaczenia/wysyłki,
- identyfikator kontrahenta zagranicznego.
Ponadto w zakresie niektórych towarów wymagana jest również ilość w uzupełniającej jednostce miary. Spis kodów CN wraz z informacją o tych dodatkowych jednostkach jest publikowany corocznie w publikacji „Zeszyt metodologiczny. Nomenklatura scalona CN” Głównego Urzędu Statystycznego. W przypadku przekroczenia progu szczegółowego, zgłoszenie INTRASTAT powinno być uzupełnione o dodatkowe informacje.
Warto pamiętać, że w zgłoszeniu INTRASTAT raportowane są dane, które bardzo często nie znajdują się na fakturze, jak kod CN towaru, masa netto, czy kraj pochodzenia, które przedsiębiorca będzie musiał ustalić przed zakończeniem okresu obowiązkowego raportowania.
Obowiązek składania zgłoszeń INTRASTAT utrzymuje się do końca roku kalendarzowego po roku, w którym wystąpił ostatni miesiąc, w którym został przekroczony próg. Zatem jeżeli przedsiębiorca dokona przywozów o wartości:
- 6.500.000 zł w grudniu 2023 r.,
- 7.000.000 zł w lipcu 2024 r.,
- 5.000.000 zł w styczniu 2025 r.
– ma obowiązek składać deklaracje INTRASTAT za wszystkie miesiące od grudnia 2023 r. przynajmniej aż do grudnia 2025 r. włącznie.
Przy realizacji obowiązków w zakresie INTRASTAT przedsiębiorców może również wesprzeć pełnomocnik, np. doradca podatkowy.
Jeżeli zobowiązany przedsiębiorca nie wypełnieni lub nieprawidłowo wypełnieni deklarację za któryś okres sprawozdawczy, organ celny trzykrotnie wyśle upomnienia o konieczności złożenia lub korekty zgłoszenia INTRASTAT. W przypadku bezskuteczności upomnień organ celny może nałożyć na przedsiębiorcę karę w wysokości 3.000 zł za każdy taki okres sprawozdawczy.