Istotą pracy zdalnej jest to, że miejsce wykonywania pracy nie zawsze musi być tożsame z siedzibą pracodawcy.

Pandemia COVID-19 wymusiła na pracodawcach dostosowanie się do nowych warunków związanych z przejściem na pracę zdalną. Z roku na rok staje się ona coraz bardziej popularna; wielu pracodawców deklaruje, że pozostanie przy tej formie pracy nawet po zakończeniu pandemii.

Z pracą zdalną wiąże się wiele udogodnień, jednak ze względu na jej stosunkowo nową rolę, pracodawcy powinni być również świadomi ewentualnych konsekwencji podatkowych z nią związanych.

Na co w takim razie należy zwrócić uwagę w przypadku zatrudnienia w Polsce pracownika, do pracy w charakterze pracy zdalnej, który to ma pracować na rzecz zagranicznego pracodawcy?

Przede wszystkim należy odróżnić telepracę, która co do zasady jest stała i regularnie świadczona w tym trybie, od pracy zdalnej, która z definicji jest rozwiązaniem tymczasowym. Ponadto telepraca jest uregulowana w polskim Kodeksie pracy, natomiast praca zdalna do tej pory była jedynie uregulowana w ustawie tymczasowej (Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Niebawem praca zdalna zostanie jednak uregulowana w Kodeksie Pracy (ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw).

Należy zauważyć, że konsekwencje podatkowe wykonywania pracy zdalnej na terytorium danego państwa zależą przede wszystkim od rezydencji podatkowej pracownika, czyli jego miejsca zamieszkania dla celów podatkowych. Zastosowanie tu ma co do zasady umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania zawarta pomiędzy Polską (miejsce wykonywania pracy) a państwem rezydencji tego pracownika. Polska zawarła umowy o UPO z ponad osiemdziesięcioma krajami, w tym ze wszystkimi państwami UE i EOG.

PIT – podstawowe zasady i skutki podatkowe

Zgodnie z ustawą o PIT (art. 3 ust. 1 pkt 1) osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają opodatkowaniu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).

Za osobę mającą miejsce zamieszkania w Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:

• posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
• przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Natomiast jeżeli osoby fizyczne, nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (ograniczony obowiązek podatkowy).

Co do zasady, osoba fizyczna, która wykonuje pracę zdalną w Polsce, podlega opodatkowaniu wyłącznie w Polsce. Decydującym kryterium jest bowiem miejsce, gdzie osoba fizycznie przebywa w chwili wykonywania pracy zdalnej. Nieistotna jest natomiast okoliczność miejsca pobytu pracodawcy.

Powyższa reguła będzie odnosiła się zarówno do polskich rezydentów, jak i do nierezydentów. Wskażmy, że ograniczony obowiązek podatkowy dotyczący nierezydentów obejmuje konieczność rozliczenia w RP dochodów uzyskanych z tytułu pracy wykonywanej w Polsce. Dodatkowo tego rodzaju osoba może być opodatkowana w kraju swojego miejsca zamieszkania.

Jeżeli natomiast mówimy o polskim rezydencie podatkowym, który wykonuje pracę zdalną na terytorium Polski dla zagranicznego pracodawcy, to tak uzyskane wynagrodzenie podlega opodatkowaniu wyłącznie w Polsce. Metoda unikania podwójnego opodatkowania nie znajdzie zastosowania, ponieważ tego rodzaju dochód podlega wyłącznie polskiemu podatkowi.

Należy także mieć na uwadze, że zgodnie z art. 44 ust. 1a pkt 1 ustawy PIT podatnicy osiągający dochody bez pośrednictwa płatników ze stosunku pracy z zagranicy są obowiązani bez wezwania wpłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podatek dochodowy.

Warto mieć na uwadze, jakie konkretnie dochody (przychody) zgodnie z polską ustawą o PIT podlegają ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Są to w szczególności dochody (przychody) uzyskane z tytułu:

1) Pracy wykonywanej na terytorium Polski na podstawie stosunku służbowego, stosunku pracy, umowy o pracę lub spółdzielczego stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia;

W takim przypadku dochód podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych, tj. według skali podatkowej (12% lub 32%). Pracownik zagraniczny jest zobowiązany do złożenia zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym (PIT-37) co do zasady do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

2) Czynności wykonywanych przez osobę fizyczną na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia;

Podlegają one opodatkowaniu 20% zryczałtowanym podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Podatnikiem w tym przypadku jest płatnik wynagrodzenia i jemu przypisane są wszystkie obowiązki związane z rozliczeniem wynagrodzenia. W związku z tym, pracodawca sporządza informację o wysokości dochodów (przychodów) uzyskanych przez osoby fizyczne niemające miejsca zamieszkania w Polsce (IFT-1R) i składa ją zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu właściwemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Nierezydenci polscy w takim przypadku nie mają obowiązku składania deklaracji. Mają jednak taką możliwość, jeżeli są rezydentem Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Konfederacji Szwajcarskiej. Złożenie deklaracji przez nierezydenta może być dla niego korzystniejsze pod względem obciążeń podatkowych. Umożliwi mu opodatkowanie według skali podatkowej, a nie ryczałtowej stawki 20% oraz uwzględnienie kosztów uzyskania przychodów i skorzystanie z preferencji podatkowych.

Pobrany zryczałtowany podatek będzie stanowił zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Nierezydent musi dodatkowo dołączyć do swojego zeznania podatkowego certyfikat rezydencji kraju, w którym posiada status rezydenta podatkowego.

W tym celu wymagane jest jednak, aby Polska posiadała umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania lub inne ratyfikowane umowy międzynarodowe, których Polska jest stroną, aby organ podatkowy mógł uzyskać informacje podatkowe od organu podatkowego państwa, w którym dana osoba ma miejsce zamieszkania.

3) Działalności gospodarczej prowadzonej na terytorium Polski;
nieruchomości położonych na terytorium Polski (dotyczy to również sprzedaży takich nieruchomości).

Praca zdalna w Polsce a składki na ubezpieczenie społeczne

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa o ZUS), obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są m.in. pracownikami.

Z kolei przepisy unijne wskazują, że składki na ubezpieczenie społeczne płaci się w kraju, w którym wykonywana jest praca i płaci się je tylko w jednym kraju unijnym (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego).

W określonych sytuacjach jednak jest możliwe pozostawienie pracownika pod ubezpieczeniem społecznym państwa, w którym ma siedzibę jego pracodawca. O ile taka sytuacja jednak nie ma miejsca i zastosowanie mają polskie przepisy, to odpowiadając na pytanie – kto jest odpowiedzialny za zapłatę składek ZUS – dopuszczalne jest zawarcie umowy pomiędzy zagranicznym pracodawcą, a pracownikiem o przejęcie przez pracownika obowiązku rozliczania składek. Umowa powinna być podpisana najpóźniej w dniu zawarcia umowy o pracę.

Po jej podpisaniu pracodawca przesyła pracownikowi wynagrodzenie powiększone o część składek, którą zobowiązany jest płacić za pracownika. Od tej pory pracownik ma obowiązek wpłacić składki do ZUS-u w imieniu pracodawcy. Podpisanie powyższej umowy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapłaty składek, a w razie konieczności jest on zobowiązany do pokrycia ewentualnych kosztów księgowości.

W przypadku braku zawarcia takiej umowy, pracownik obowiązuje się do opłacania za siebie oraz wysyłania co miesiąc do ZUS deklaracji DRA. Pracodawca natomiast powinien:

• wystąpić z wnioskiem o nadanie numeru NIP w Polsce
• zarejestrować się w Polsce jako płatnik w ZUS-ie (ZUS ZPA),
• dokonać zgłoszenia pracownika (ZUS ZUA) i odprowadzać za niego składki.

Skutki podatkowe – CIT

Zatrudnienie pracownika w Polsce w trybie zdalnym niesie ze sobą ryzyko utworzenia w Polsce stałego zakładu podatkowego. Organy podatkowe mogą uznać, że zagraniczny pracodawca posiada stały zakład na terytorium Polski, co będzie wiązało się z opodatkowaniem CIT takiego pracodawcy w Polsce. W takim wypadku także obowiązkowa będzie rejestracja spółki w Polsce, co wiąże się z także z dodatkowymi obowiązkami formalnymi.

W tym przypadku również każda sytuacja musi być badana indywidualnie. Przykładowo, zdaniem organów podatkowych, oddanie pracownikom do dyspozycji sprzętu komputerowego oznacza posiadania w Polsce stałej placówki, którą może być np. mieszkanie pracownika.

Sądy administracyjne zwracają jednak uwagę, że aby zaistniał stały zakład, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

• istnienie miejsca, w którym prowadzona jest działalność,
• stały charakter takiej placówki,
• wykonywanie poprzez podjęcie działalności gospodarczej, która nie ma charakteru przygotowawczego lub pomocniczego.

Mając na uwadze powyższe, zagraniczni pracodawcy, którzy planują taką współpracę ze swoimi pracownikami lub podwykonawcami, powinni dokładnie przeanalizować warunki zatrudnienia, w szczególności zakres wykonywanych obowiązków. Istnieje bowiem ryzyko, że w Polsce może powstać zakład (a tym samym obowiązek opodatkowania) dla wykonywanych czynności.

Na temat tej problematycznej i ryzykownej dla wielu zagranicznych pracodawców kwestii przygotowaliśmy dla Państwa specjalnie poświęcony tej kwestii odrębny artykuł na naszym, blogu, który wkrótce zostanie opublikowany.

---

W niniejszym artykule przedstawiliśmy podstawowe zasady kwestii opodatkowania/ oskładkowania pracowników wykonujących pracę w trybie home-office w Polsce, ale na rzecz zagranicznego pracodawcy. Jednak w praktyce każdy przypadek jest inny i mogą wystąpić inne możliwości podejścia do poszczególnych zagadnień/inne rozwiązania. W serii artykułów dotyczących tematyki GMTS będziemy przedstawiać Państwu potencjalne przypadki wraz z przedstawieniem ich konsekwencji na gruncie prawa podatkowego oraz najbardziej korzystnych rozwiązań.