Data otrzymania faktury jest jednym z czynników warunkujących możliwość skorzystania z odliczenia VAT naliczonego. Jak wynika bowiem z ustawy o VAT: prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (…) jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT). Oznacza to, że prawidłowe ustalenie momentu otrzymania faktury może być kluczowe dla rozliczeń w zakresie VAT.
W przypadku dostarczenia faktury przez sprzedającego bezpośrednio do podatnika, np. za pomocą tradycyjnej poczty, określenie daty jej otrzymania nie powinno sprawiać trudności. Wątpliwości mogą się jednak pojawić, gdy faktura trafi do podmiotu zewnętrznego, takiego jak biuro księgowe lub zarządca nieruchomości. Jak należy wtedy interpretować zapisy mówiące o otrzymaniu faktury przez podatnika?
Termin „otrzymanie faktury” nie został zdefiniowany w ustawie o VAT ani w rozporządzeniach wykonawczych do niej, ale kwestia ta była już kilkukrotnie przedmiotem interpretacji indywidualnych, a stanowisko organów podatkowych jest niezmienne na przestrzeni lat:
- Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 24 sierpnia 2017, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.203.2017.2.PR.
Przyjąć należy, że otrzymaniem faktury jest jej odebranie przez jakąkolwiek osobę, działającą w tym zakresie w imieniu i za wiedzą podatnika.
- Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, 13 stycznia 2015, sygn. ITPP3/4512-590/15/AT
(…) w przypadku faktur oraz ich korekt, do ich otrzymania może dojść wyłącznie w sytuacji, w której odbiera je podmiot, który ma do tej czynności prawne umocowanie. A zatem skoro Spółka stosownie upoważniła Centrum Archiwizujące do odbioru faktur, doręczenie faktur Centrum Archiwizującemu będzie wywoływać konsekwencje prawnopodatkowe dla Spółki. Otrzymanie faktury przez Centrum Archiwizujące spowoduje zatem analogiczne skutki jak otrzymanie faktury przez Spółkę.
- Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, 19 czerwca 2013, sygn. IPTPP2/443-256/13-2/PR
(…) momentem otrzymania przez Wnioskodawcę faktury jest jej odbiór przez podmiot zewnętrzny posiadający upoważnienie do odbioru faktur.
Podsumowując, należy stwierdzić, iż odebranie faktury przez podmiot zewnętrzny, działający w tym zakresie na rzecz podatnika wywołuje skutki prawnopodatkowe dla podatnika. Innymi słowy, taka sytuacja jest tożsama z otrzymaniem faktury przez podatnika i wyznacza „datę otrzymania faktury”.