Pracodawca, który prowadzi w swoim przedsiębiorstwie Zakładowy Funduszu Świadczeń Socjalnych jest zobligowany do przekazania odpisu na konto funduszu za zatrudnionych u niego pracowników. Wysokość odpisu uzależniona jest od wysokości przeciętnie planowanego poziomu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. Pierwszą część odpisu pracodawca zobligowany jest przekazać do dnia 31 maja.
Zgodnie z zapisami ustawy o ZFŚS (ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz. U. 1994 Nr 43 poz. 163) pracodawca przekazuje odpis na konto funduszu do dnia 30 września, przy czym pierwsza część w wysokości co najmniej 75% powinna zostać przekazana do dnia 31 maja danego roku kalendarzowego.
Powyższy obowiązek nie dotyczy pracodawców, którzy postanowili:
- zawiesić tworzenie lub funkcjonowanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
- zawiesić dokonywanie odpisu podstawowego w danym roku
Podstawa obliczania odpisu w 2021 nie zmieniła się w porównaniu do roku ubiegłego. Tak jak w 2020 roku stanowi je kwota przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej ogłoszona przez Główny Urząd Statystyczny w drugim półroczu 2018 roku w wysokości 4134,02 zł. Kwota odpisu podstawowego stanowi 37,5% tej kwoty, a zatem wysokość obowiązkowego odpisu w 2021 roku wynosi 1550,26 zł.
Pozostałą kwotę 25% odpisu pracodawcy zobligowani są przelać na konto ZFŚS do dnia 30 września.
W jaki sposób ustalić wysokość odpisu za osoby zatrudnione? Należy tego dokonać w dwóch krokach. Po pierwsze należy ustalić prognozowane zatrudnienie w 2021 roku. Następnie wysokość odpisu należy ustalić poprzez pomnożenie prognozowanego zatrudnienia razy kwotę odpisu podstawowego. W ten sposób otrzymujemy kwotę jaką pracodawca powinien przekazać na konto funduszu.
Po zakończonym roku kalendarzowym, należy na podstawie historycznych danych kadrowych dokonać korekty wartości odpisu, poprzez ustalenie faktycznego poziomu zatrudnienia w danym roku i przemnożenie tej liczby przez wartość odpisu podstawowego. Różnicę wynikającą z powyższego wyliczenia należy w przypadku nadpłaty na koncie funduszu, zwrócić na konto przedsiębiorstwa, natomiast w przypadku niedopłaty na koncie ZFŚS, należy przelać brakujące środki na konto ZFŚS.
Administrowaniem środków znajdujących się na koncie funduszu zajmuje się pracodawca. Niewykorzystane środki funduszu w danym roku kalendarzowym przechodzą na następny rok kalendarzowy.