W pierwszej części naszego KSeFowego ABC przedstawiliśmy Państwu pojęcia związane z wystawianiem i walidowaniem faktur ustrukturyzowanych. Tym razem, przybliżymy Państwu terminologię dotyczącą uwierzytelniania i logowania do KSeF oraz nadawania uprawnień w systemie.
1. Aplikacja KSeF – Aplikacja Podatnika KSeF to narzędzie, dzięki któremu podatnik będzie miał dostęp do wystawiania, odbierania i przeglądania e-Faktur, zarządzania uprawnieniami, sprawdzania statusu przetworzenia e-Faktury, pobierania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru KSeF tj. poświadczenia poprawnego przyjęcia e-Faktury przez organ podatkowy oraz podglądu faktury bez konieczności logowania (tzw. anonimowy dostęp do e-Faktury).
2. Wersje środowisk KSeF – Ministerstwo Finansów udostępniło do użytku podatników wersję testową, wersję demo oraz wersję przedprodukcyjną KSeF. Jak wskazują nazwy, celem środowisk jest możliwość testowania KSeF przed wprowadzeniem użytkowania obligatoryjnego. Wersja testowa umożliwia podatnikowi logowanie się dowolnymi danymi i wystawianie testowych faktur bez żadnych skutków prawnych. W wersji demo, podatnik loguje się rzeczywistymi danymi i może wystawiać faktury testowe bez skutków prawnych. Natomiast wersja przedprodukcyjna umożliwia logowanie się rzeczywistymi danymi oraz wystawianie prawdziwych faktur, które mają skutek prawny.
3. Uwierzytelnianie – obligatoryjne poświadczenie tożsamości przed uzyskaniem dostępu do profilu w KSeF. Uwierzytelnienie można przejść za pomocą profilu zaufanego, podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej bądź tokenu.
4. Zawiadomienie ZAW-FA – formularz służący do nadawania, zmieniania lub odbierania uprawnień dostępu do korzystania z KSeF pierwszej osobie fizycznej, który należy w formie papierowej złożyć do właściwego urzędu skarbowego, w przypadku podmiotów nie posiadających możliwości uwierzytelnienia jednym z uwierzytelnionych sposobów.
5. Uprawnienia pierwotne – uprawnienia do KSeF domyślnie przysługujące przedsiębiorcom będącym osobami fizycznymi. Dzięki uprawnieniom pierwotnym, podatnik może nadawać i odbierać uprawnienia innym osobom i podmiotom oraz wystawiać i przeglądać faktury.
6. Uprawnienia wtórne – uprawnienia nadane przez podatnika innym osobom lub podmiotom umożliwiające im korzystanie z KSeF, tj. wystawianie, odbieranie, przeglądanie i korygowanie faktur.
7. Pieczęć elektroniczna – cyfrowy odpowiednik pieczątki firmowej, która zawiera nazwę oraz numer NIP podmiotu. Najbardziej charakterystyczną cechą pieczęci elektronicznej jest to, że korzystać z niej mogą osoby prawne, a więc firmy, organizacje czy instytucje. W przypadku podpisu elektronicznego są to osoby fizyczne i służy on jako podpis.
8. Podpis kwalifikowany/kwalifikowany – narzędzie służące do składania podpisów w formie elektronicznej, które ma moc prawną taką, jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby.
9. ePUAP – Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej jest narzędziem, które ma udostępniać obywatelom, przedsiębiorcom oraz instytucjom publicznym usługi administracji publicznej przez Internet. Strona www.epuap.gov.pl daje możliwość załatwienia spraw urzędowych z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Organy władzy publicznej są zobowiązane do przyjmowania dokumentów w postaci elektronicznej (wnoszenia podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej). Platforma ePUAP umożliwia instytucjom publicznym spełnienie tego wymogu poprzez bezpłatne udostępnienie Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP).
10. Token – unikalny ciąg 40 cyfr wygenerowany przez KSeF dla konkretnej organizacji i określonego zakresu uprawnień (np. dla wystawiania faktur). Aby wygenerować token, osoba uprawniona musi wejść na stronę KSeF Ministerstwa Finansów, podać numer NIP organizacji, dla której będzie generowany token oraz przejść uwierzytelnianie za pomocą profilu zaufanego, podpisu elektronicznego bądź pieczęci elektronicznej. Token autoryzacyjny umożliwia logowanie się do systemu KSeF i integrację go z własnym systemem księgowym, dzięki czemu unikniemy każdorazowej potrzeby logowania się do KSeF. Warto jednak podkreślić, że token nie służy do pierwszego uwierzytelnienia.
Mamy nadzieję, że druga część leksykonu pomogła Państwu w zrozumieniu funkcjonowania KSeFu. W trzeciej części naszego KSeFowego ABC przedstawimy Państwu między innymi pojęcia takie jak identyfikator wewnętrzny, identyfikatory zbiorcze, samofakturowanie, JPK czy PEF.
Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytania związane z KSeF bądź potrzebują naszego wsparcia w tym zakresie i nie tylko, serdecznie zapraszamy do kontaktu ze specjalistami Advicero.