Rozmawiając z naszymi klientami na temat wdrożenia KSeF, dużo czasu zajmuje nam omówienie podstawowych specyficznych pojęć, z którymi dotychczas nie spotykali się w ramach fakturowania. Poniżej przedstawiamy zatem Państwu pierwszą część naszego leksykonu zawierającego pojęcia, których znajomość ułatwi zrozumienie i korzystanie z krajowego Systemu e Faktur.
1. Faktura ustrukturyzowana – faktura elektroniczna, wystawiona za pomocą KSeF w formacie XML za pomocą̨ oprogramowania interfejsowego według odgórnie narzuconej struktury logicznej. Fakturę uznaje się za prawidłowo wystawioną po nadaniu jej numeru KSeF.
2. Format XML – jest to format, w którym będą wystawiane faktury ustrukturyzowane. Jest to język znaczników używany do przechowywania i przekazywania danych w sposób czytelny zarówno dla ludzi, jak i komputerów.
3. Numer identyfikacyjny KSeF – unikalny numer, który identyfikuje wystawioną fakturę w systemie KSeF. Jest on nadawany automatycznie dla dokumentu w chwili wystawienia faktury i będzie on widoczny po autoryzacji i logowaniu do KSeFu.
4. Wysyłka wsadowa – wysyłka wielu e-Faktur w ramach jednej paczki do KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, podatnik zamiast wysyłania faktur pojedynczo, może zebrać wiele faktur do tzw. paczki, która następnie przesyłana jest do KSeF. W paczce możemy przesłać maksymalnie 500 tys. faktur.
5. Wysyłka interaktywna – wysyłka pojedynczej faktury KSeF. W przypadku wystawiania miesięcznie wielu faktur, wysyłka interaktywna jest bardziej czasochłonna. Niemniej należy pamiętać, że jeżeli choćby jedna faktura wysłana przy zastosowaniu wysyłki wsadowej zostanie odrzucona, to całą paczkę będzie trzeba wysłać jeszcze raz.
6. Struktura logiczna FA(2) – elektroniczny wzór dokumentu, inaczej struktura faktury ustrukturyzowanej, która określa organizację danych wprowadzonych przez wystawcę faktury wewnątrz pliku. Obecnie obowiązuje druga wersja struktury, ale możliwe jest, że w ramach rozwoju KSeF zostaną wprowadzone kolejne wersje.
7. Pola obowiązkowe – wymagane elementy, które będzie musiała zawierać każda faktura ustrukturyzowana, tj. NIP, numer faktury oraz data jej wystawienia.
8. Pola opcjonalne – wypełniane obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy.
9. Pola fakultatywne – pola dodatkowe, których wypełnienie jest dobrowolne i zależy od wystawcy faktury. Przykładem takiego pola jest dodatkowy opis do faktury. Sposób wykorzystania pól fakultatywnych w celu usprawnienia fakturowania powinien zostać omówiony w ramach wdrażania KSeF. Mogą one bowiem pomóc w przekazywaniu danych, które dotychczas były wskazywane na fakturze, a które nie mieszczą się w schemacie logicznym.
10. Poprawność semantyczna – model/diagram jest poprawny semantycznie, jeżeli odpowiada sytuacji z dziedziny problemowej, która jest analizowana. W kontekście KSeF, e-Faktura jest poprawna semantycznie, jeżeli wypełnione są wszystkie pola obligatoryjne oraz osoba wystawiająca fakturę posiada odpowiednie uprawnienia.
Mamy nadzieję, że słowniczek okazał się dla Państwa pomocny i rozjaśnił problematyczną terminologię KSeF. W kolejnej części KSeFowego ABC, przedstawimy Państwu terminologię dotyczącą uwierzytelniania KSeF oraz nadawania uprawnień.
Jeżeli mają państwo jakiekolwiek pytania bądź potrzebują wsparcia w zakresie implementacji KSeF i nie tylko, zapraszamy do kontaktu ze specjalistami Advicero Nexia.
