Na przełomie lutego i marca Ministerstwo Finansów (dalej „MF”) przeprowadziło konsultacje z podatnikami w sprawie dalszych losów KSeF. Poniższej przedstawiamy Państwu podsumowanie tych spotkań i najważniejsze wnioski.

Bezpieczeństwo i wydajność

• MF potwierdziło, że kwestie takie jak data wystawienia faktury czy obowiązek oznaczania faktur kodem QR nie ulegną zmianie,
• MF planuje rozpocząć prace nad obsługą faktur wystawionych w językach obcych,
• Przewidywana jest również możliwość wizualizacji faktur w formacie XSLT oraz ewentualne wydłużenie trybu awaryjnego, który na ten moment trwa 7 dni roboczych od zakończenia awarii KSeF,
• W marcu zostaną opublikowane rozwiązania techniczne oraz szczegółowe plany awaryjne i funkcjonalne,
• Prace legislacyjne nad KSeF mają zakończyć się w czerwcu.

Faktury konsumenckie i status nabywcy

• Trwają prace nad legislacją dotyczącą ustalania i weryfikowania statusu nabywcy. MF przewiduje obecnie weryfikację za pomocą numeru NIP, co oznaczałoby przeniesienie odpowiedzialności na nabywcę,
• MF potwierdziło, że w przypadku wystawienia faktury poza systemem, sprzedający pozostaje zwolniony z odpowiedzialności, jeżeli nabywca nie podał mu numeru NIP,
• Większość uczestników konsultacji opowiedziała się za umożliwieniem wystawiania faktur przez przedsiębiorców na rzecz konsumentów.

Identyfikator KSeF w płatnościach

• MF potwierdziło, że wyda dokładne wytyczne regulujące sankcje za niepodanie numeru KSeF w tytule przelewu bankowego,
• Liczba znaków w numerze KSeF, która obecnie wynosi 35, nie będzie ponownie zmieniana i jest zgodna z wymaganiami sektora bankowego,
• MF potwierdziło, że numerem istotnym na fakturze jest numer KSeF, a nie numer wygenerowany przez wewnętrzne systemy księgowe,
• MF nie planuje utworzenia trybu awaryjnego dla identyfikatora zbiorczego, a wygenerowanie go online nie będzie możliwe,
• Identyfikator płatności będzie musiał być również stosowany w przypadku płatności częściowych,
• Płatności dokonane przez podmiot trzeci również objęte są obowiązkowym oznaczeniem numerem KSeF,
• Na ten moment nie jest możliwe pobranie identyfikatora zbiorczego za pośrednictwem API (system KSeF umożliwiający integrację z innymi systemami),
• MF rozważy późniejsze wdrożenie obligatoryjnego podawania numeru KSeF w tytułach przelewu.

KSeF w branży faktoringu

• Anonimowy dostęp do faktur będzie wymagał nie tylko kodu QR, ale podania również numeru faktury, NIPu nabywcy oraz całkowitej kwoty należności. Te wymogi mają zwiększyć poziom bezpieczeństwa,
• Instytucje zewnętrzne nie będą miały dostępu do e-Faktur,
• MF ogłosiło, że 18 marca 2024 r. zostanie opublikowany komplet specyfikacji dot. kodów QR oraz identyfikatorów płatności. Natomiast wersja angielska kompletu zostanie opublikowana po zakończeniu zmian legislacyjnych,
• Podmiot będzie miał dostęp do korekty faktury tylko wtedy, gdy wystawca faktury wskaże ten podmiot w polu „Podmiot3”,
• Podanie danych podmiotu w polu „Podmiot3” nie będzie konieczne, jeżeli były one uprzednio wprowadzone na fakturze korygowanej,
• MF nie planuje informowania innych podmiotów o oznaczeniu faktury jako fałszywej.

KSeF w branży mediów

• Zmiany w schemie nie są na ten moment przewidziane, mimo opinii zgłaszanej przez przedstawicieli branży,
• MF potwierdziło, że wizualizacja faktury będzie zgodna z danymi, ale nie powiedziano, czy będą dopuszczone wizualizacje z większą ilością informacji.

KSeF w branży paliwowej

• Poruszono problem wystawienia faktury na stacji benzynowej i ewentualnych opóźnień, które wymuszą czekanie przez klienta,
• MF nie wskazało jaka wersja dokumentu będzie wystawiana dla klienta (np. wizualizacja),
• W odpowiedzi na opinię przedstawicieli branży na temat niewystarczającej ilość pozycji na fakturze, MF uwzględni to w swoich ewentualnych zmianach,
• MF przeanalizuje możliwość drukowania faktur za pomocą kasy fiskalnej, z tym że kasa pracowałaby w trybie niefiskalnym. Oznacza to, że byłaby używana tylko do druku.

KSeF, a Jednostki Samorządu Terytorialnego

• Przedstawiciele JST zwrócili uwagę na problem dotyczący transakcji między Skarbem Państwa, a JST i przypadku, w którym obydwie strony transakcji mają tego samego przedstawiciela, co z kolei oznacza ten sam numer NIP,
• MF zaproponowało modyfikacje dot. czterocyfrowego identyfikatora, dzięki któremu identyfikacja podległych jednostek organizacyjnych (szczególnie w przypadkach, gdy jest ich wiele) będzie łatwiejsza,
• Zwrócono również uwagę na kwestię przyporządkowywania wystawionych faktur do jednostek w przypadku, gdy nie są one wskazane w polu „Podmiot3”, a braku ustawowego obowiązku dla kontrahentów.

Wdrożenie KSeF w etapach

• Poruszono temat udostępnienia dla podatników trybu wystawiania faktur zbliżonego do awaryjnego. Oznaczałoby to, że faktura nie byłaby od razu wystawiana w docelowym formacie, tylko np. w PDF. Następnie zostałaby ona przekazana do KSeF w określonym terminie. Dzięki temu, ewentualne awarie systemu nie wprowadziłyby zamieszania związanego z brakiem możliwości fakturowania,
• Uczestnicy konsultacji jednogłośnie wyrazili opinię, że najbardziej korzystnym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie obligatoryjnych rozwiązań KSeF w dwóch etapach: najpierw obowiązkowe wystawianie faktur, potem obowiązkowe podawanie numeru KSeF w tytułach przelewów,
• Większość przedstawicieli obecnych na spotkaniu wyraziła opinię, że KSeF nie powinien być wdrażany już 1 stycznia 2025 r. i lepszym okresem byłby okres między II a IV kwartałem 2025 r.

Wyjaśnienia, interpretacje i szkolenia

• MF ogłosiło, że już na przełomie kwietnia i maja, rozpoczną się szkolenia KSeF dla Urzędów Skarbowych w całej Polsce. Przewidziane są również infolinie, webinaria czy konsultacje indywidualne,
• MF potwierdziło, że planowana jest kampania promująca KSeF i mająca na celu dotarcie do jak największej ilości podatników.

Przed Ministerstwem Finansów wciąż wiele pracy, jednak świeżo zakończone konsultacje były ważnym krokiem do nawiązania dialogu z podatnikami i wprowadzenia korzystnych zmian w funkcjonowaniu KSeF. Specjaliści Nexia Advicero będą śledzić dalsze działania MF i informować Państwa na bieżąco w nowościach w zakresie wdrażania Krajowego Systemu eFaktur.