To, co wydarzy się 1 lipca 2024 r. w Polsce wie już na pewno każdy księgowy i doradca podatkowy, ale również niemała grupa przedsiębiorców, z których część zaczęła przygotowywać się już do tej, jak to wszyscy powtarzają, rewolucyjnej zmiany. Zegar tyka nieubłaganie i podmioty, które nie będą gotowe do stosowania KSeF od 1 lipca 2024 r., nie będą mogły normalnie funkcjonować.
Zegar tyka, ale nie dla każdego godzina zero (czyli obowiązek stosowania KSeF) wybije w tym samym czasie. Dla niektórych podmiotów bowiem obowiązek stosowania KSeF został odroczony. Niektóre obowiązki związane ze stosowaniem faktur ustrukturyzowanych również zostaną wprowadzone z opóźnieniem.
Dobrowolny KSeF już obowiązuje
Idąc chronologicznie warto wskazać, że dobrowolnie KSeF przedsiębiorcy w Polsce mogą stosować już od stycznia 2022 r. Co prawda mimo, iż z danych Ministerstwa Finansów wynika, że obecnie stosuje go zaledwie ok. 1000 podmiotów, to liczba ta będzie systematycznie rosła.
Do 30 czerwca 2024 r., kiedy stosowanie KSeF będzie dobrowolne dla wszystkich, kontrahenci będą musieli wyrażać zgodę na przesyłanie do nich faktur przez KSeF, więc nie powinni być zaskakiwani przez te firmy, które postanowiły za wczas przygotować się do reformy. Niemniej powinniśmy pamiętać, że nasi kontrahenci mogą z taką prośbą wystąpić.
1 lipca 2024 r.
Pojawiają się głosy, że długo przekładana reforma może znowu zostać przesunięta, ale raczej nie można do niej przywiązywać obecnie dużo wagi. Warto zatem zaplanować pracę tak, aby firma była w pełni gotowa do zmiany długo przed lipcem, tak aby na spokojnie wprowadzić przed godziną zero ewentualne poprawki.
1 stycznia 2025 r.
- Obowiązkowy KSeF dla podatników zwolnionych z VAT
Podatnicy zwolnieni z VAT teoretycznie będą mogli zaczekać z wprowadzeniem nowego rozwiązania do końca przyszłego roku. W praktyce jednak podmioty te powinny zweryfikować czy warto czekać dodatkowe 6 miesięcy. Chodzi bowiem o to, że KSeF służy nie tylko do wystawiania, ale również do otrzymywania faktur i większość ich kontrahentów (podatnicy VAT czynni) będą wysyłać faktury w KSeF już od połowy roku.
- Wejście w życie sankcji za niestosowanie KSeF
Z uwagi na kompleksowy charakter reformy, zdecydowano, że przez pierwsze 6 miesięcy nie będą obowiązywały sankcje za nieprawidłowe stosowanie KSeF. Należy jednak mieć na uwadze, że nadal obowiązują sankcje karno-skarbowe za nieprawidłowe wystawianie faktur.
- Rezygnacja z kas rejestrujących i faktur uproszczonych
Te zmiany są logicznym następstwem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w jednym, obowiązującym wszystkie podmioty schemacie za pomocą KSeF.
- Obowiązek oznaczania przelewów bankowych
Od 2025 r. przelewy za faktury w KSeF powinny w swoim opisie zawierać numer identyfikacyjny KSeF bądź identyfikatora zbiorczego w przypadku jednego przelewu za wiele faktur.
Niezależnie od tego, czy przepisy o KSeF będą dotyczyły działalności firmy już od 1 lipca 2024 r. czy też pewne aspekty ich stosowania, takie jak np. oznaczanie przelewów bankowych można wdrożyć z opóźnieniem, nie można zwlekać z przygotowaniem się do wprowadzenia nowego sposobu fakturowania.
Należy bowiem pamiętać, że wdrożenie KSeF w firmie powinno się składać co najmniej z trzech etapów, tj. oceny stopnia przygotowania i ustalenia niezbędnych zmian, wprowadzenia nowych rozwiązań i w końcu fazy testowej oraz usunięcia ewentualnych nieprawidłowości jeszcze przed 1 lipca 2024 r. Im bliżej natomiast będziemy tej daty, tym mniej doradców i specjalistów IT będzie miało zasoby i czas, aby nas wesprzeć. Nie warto wiec zostawiać wdrożenia KSeF na ostatnią chwilę.