Już za 9 miesięcy, tj. 1 lipca 2024 r. większość polskich podatników obowiązkowo zacznie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur do wysyłania i odbierania faktur dokumentujących zakupy i sprzedaż w ramach działalności gospodarczej.

Korzystanie z KSeF nie jest jedynie zmianą podatkową, ale wpływa znacząco na funkcjonowanie całego podmiotu, dlatego też z dużym wyprzedzeniem trzeba zaplanować prace związane z jego wdrożeniem. W zależności od wielkości organizacji mogą one zająć od kilku do kilkunastu miesięcy.

W celu zobrazowania jak wielu obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa dotyczy wprowadzenie KseF i jak dużego zakresu prac wymaga, poniżej przedstawimy listę zadań przed jakimi stoją podatnicy, których wykonanie warunkuje skuteczne przygotowanie się do stosowania KseF.

1. Analiza założeń KseF

Mając na uwadze stopień skomplikowania całego zagadnienia, na wstępnie kluczowe jest zapoznanie się z przepisami prawnymi wprowadzającymi KseF, a także udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów wyjaśnieniami i materiałami promocyjnymi w tym zakresie.

2. Analiza funkcjonalna / biznesowa przedsiębiorstwa

Kolejnym krokiem powinna być identyfikacja istniejących procedur i procesów, które mogą choćby w niewielkim stopniu wpływać finalnie na wystawianie i odbieranie faktur (w tym m.in. praca działów księgowych, finansowych, prawnych, sprzedażowych, logistycznych, administracji, obsługi klienta, IT).

Konieczna na tym etapie będzie również analiza zgodności wszystkich rodzajów wystawianych przez przedsiębiorstwo faktur z wymogami schemy, jak obowiązuje dla faktury ustrukturyzowanych (czyli wystawianych w KSeF) oraz analiza zasad współpracy z kontrahentami pod kątem ich zgodności z wymogami KSeF.

3. Przegląd funkcjonalności programu księgowo-finansowego

Następnie powinna być przeprowadzona analiza obecnie używanych programów księgowo-finansowych, pod kątem możliwości prawidłowego wystawiania, wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych przy zastosowaniu KSeF.

Na tym etapie powinno również nastąpić tworzenie listy brakujących elementów, które będą niezbędne do prawidłowego stosowania KSeF.

4. Wdrożenie zmian w zakresie stosowanych rozwiązań IT

Rozbudowanie obecnie stosowanego, bądź wdrożenie nowego systemu księgowo-finansowego, umożliwiającego realizację wszystkich wymogów stawianych przez KSeF dla wielu podatników będzie elementem koniecznym. Alternatywnie bowiem trzeba by było wystawiać faktury ustrukturyzowane poprzez bramkę lub aplikację Ministerstwa Finansów.

Gruntowne przetestowanie funkcjonowania nowego systemu w okresie umożliwiającym dokonanie poprawek powinien nastąpić przed wprowadzeniem obowiązkowego KSeF. Od 1 lipca 2024 r. obiekt faktur poza KSeF będzie bowiem co do zasady niemożliwy.

5. Przygotowanie organizacji na wdrożenie KSeF (równolegle z punktami 3-5)

Wdrożenie nowych procedur (aktualizacja istniejących) związanych z funkcjonowaniem KSeF i przeszkolenie pracowników z ich stosowania powinno zamknąć etap wdrożeniowy wewnątrz przedsiębiorstwa.

Pozostanie już wówczas przekazanie informacji o wprowadzeniu KSeF klientom zagranicznym oraz zmiana umów, w sposób uwzględniający wymogi KSeF.

***

Z ilości i zakresu zagadnień wskazanych powyżej, która może być jeszcze bardziej rozbudowana w zależności od wielkości danej organizacji i różnorodności zdarzeń gospodarczych, w których uczestniczy jasno wynika, że wprowadzenia KSeF nie można zostawiać na ostatnią chwilę.

Specjaliści Adviero mogą wesprzeć Państwa organizację we wdrożeniu KSeF, dlatego też jeżeli jeszcze nie rozpoczęli państwo tego procesu, bądź napotykają jakiekolwiek problemy zachęcamy do kontaktu.

---

Serdecznie zapraszamy również na webinar pt.: KSeF w praktyce

Który odbędzie się w terminie: 3 października 2023 r.

w godzinach 10:00 – 11:00

Nasi eksperci przedstawią poniższe tematy:

KSeF – co o nim wiemy na 9 miesięcy przed wprowadzeniem nowego obowiązku

• Podatnicy zobowiązani – katalog i terminy
• Postępy MF we wdrożeniu systemu
• Co trzeba przygotować w przedsiębiorstwie przed wejściem w życie przepisów
• Czy KSeF to realne zagrożenie sparaliżowania operacyjnej działalności spółki i jej płynności finansowej w 2024?

KSeF – główne aspekty wystawiania i odbierania faktur

• Faktura ustrukturyzowana – czyli jak będzie ona wyglądać w KSeF, co musi a co może na niej się pojawić oraz czego nie będzie można ująć na fakturze
• Moment wystawiania i otrzymywania faktury – konsekwencje prawne, wpływ na terminy i obowiązki podatkowe
• Fakturowanie poza KSeF – kategorie i skutki braku możliwości korzystania z KSeF

KSeF – wdrożenie i korzystanie z systemu a rozliczenia podatku VAT

• Obowiązek podatkowy w VAT przy wystawianiu faktury ustrukturyzowanej
• Prawo do odliczenia VAT przy otrzymaniu faktury ustrukturyzowanej
• Faktury korygujące w KSeF
• KSeF a faktury zaliczkowe, noty korygujące, faktury pro forma
• KSeF a sprzedaż na rzecz osób fizycznych

KSeF – na co zwrócić uwagę wybierając firmę wspierającą wdrożenie systemy

Webinar zostanie przeprowadzony w języku polskim. Udział jest bezpłatny.

Wszystkich zainteresowanych prosimy o potwierdzenie udziału poprzez wysłanie maila na adres gnowosielska@advicero.eu z dopiskiem „Imię, Nazwisko, Nazwa firmy”.