W ostatnich miesiącach wiele firm pracuje w trybie rotacyjnym według grafików lub całkowicie w formie zdalnej. W związku z tym, miejscem pracy pracowników przez całość lub część miesiąca jest ich miejsce zamieszkania, dom rodzinny lub inna wybrana przez nich lokalizacja.

Powstaje zatem pytanie czy zasadne będzie w powyższej sytuacji zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu na wniosek pracownika?

Koszty uzyskania przychodu mogą być zastosowane w przypadku jednego stosunku pracy w następujący sposób:

• 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

lub

• wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;

Pracownik składa swojemu pracodawcy oświadczenie o kosztach uzyskania przychodu, które płatnik uwzględnia przy obliczaniu należnej zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconego wynagrodzenia.

Głównym kryterium branym pod uwagę podczas stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu jest posiadanie przez pracownika miejsca zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Zwrot: „podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę” wskazuje nam kolejne kryterium warunkujące zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, a mianowicie posiadanie odmiennego adresu zamieszkania niż miejscowość, w której znajduje się zakład pracy musi wiązać się z dojazdami tego pracownika do miejsca pracy. Trudno wskazać, iż pracownik pracujący cały miesiąc zdalnie spełnia ten warunek. Jeśli pracownik znajduje się w takiej sytuacji, powinien złożyć pracodawcy ponowne oświadczenie o kosztach uzyskania przychodu ze wskazaniem na uwzględnianie ich w podstawowej wysokości tj. 250 zł miesięcznie.

W związku z tym, iż koszty uzyskania przychodu określane są w wysokości miesięcznej, nie ma możliwości obliczania kwot proporcjonalnych w oparciu o ilość dni pracy w zakładzie pracy. Można więc zatem przyjąć, iż pracownik, który co najmniej przez 1 dzień spełniał warunek dojazdu do firmy, ma prawo do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Należy również pamiętać, iż pracownik posada prawo do zmiany wysokości kosztów uzyskania przychodu w składanym za dany rok podatkowym zeznaniu rocznym do Urzędu Skarbowego.