Nowe wymogi BHP dotyczące stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe

Dnia 17 listopada 2023 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (poz. 2367). Pracodawcy, którzy nowe stanowisko utworzyli 17 listopada lub później, muszą od razu stosować nowe zasady BHP i ergonomii. Pozostali mają pół roku na dostosowanie się do nowych wymogów, czyli do 17 maja 2024 r.

Znowelizowane Rozporządzenie modyfikuje definicję stanowiska pracy. Po zmianach przez stanowisko pracy należy rozumieć przestrzeń pracy wraz z:

wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
krzesłem i stołem,
opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Obowiązki pracodawcy po zmianie Rozporządzenia

Największe zmiany odczują jednak ci pracownicy, którzy korzystają z przenośnego systemu komputerowego przez połowę swojego dobowego czasu pracy. Zgodnie z pkt 1.2 załącznika do Rozporządzenia, w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w:

stacjonarny monitor ekranowy lub
podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika,
dodatkową klawiaturę i mysz.

Przepisy dają pracodawcom dwie opcje. Albo zapewnić pracownikom wykonującym pracę przez ponad połowę swojego dnia pracy z wykorzystaniem laptopa, stacjonarny monitor ekranowy albo wyposażyć ich w odpowiednią podstawkę zapewniającą prawidłowe ustawienie ekranu na wysokości oczu pracownika. Obowiązkowym elementem wyposażenia stały się odrębna klawiatura oraz mysz. Ponadto na życzenia pracownika pracodawca powinien wyposażyć go w odpowiedni uchwyt na dokumenty (jeżeli przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów) oraz podnóżek.

Nowe Rozporządzenie w mniej szczegółowy sposób opisuje minimalne wymagania BHP i ergonomii stanowisk pracy. Wśród istotnych kwestii należy wskazać np. zniesienie wymagania dotyczącego odległości oczu pracownika od ekranu monitora czy odległości między sąsiednimi monitorami oraz pracownikiem. Pracownik powinien mieć tyle miejsca, aby miał swobody dostęp i dostateczną przestrzeń do pracy. Regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu, a krzesło do pracy przy komputerze powinno pozwalać na regulację siedziska i oparcia – odstąpiono więc od określania zakresu pochylenia i jego regulacji.

Co z pracą zdalną?

Nowe zasady wpłyną również na pracowników wykonujących pracę zdalnie. Kwestia ta może jednak budzić wątpliwości zarówno u pracodawców, jak i pracowników. Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej pracodawca powinien zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, jednakże w tym samym rozdziale Kodeks pracy wskazuje, że wyłączeniu w odniesieniu do pracy zdalnej podlega m.in. obowiązek osoby kierującej pracownikami organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem, określony w art. 212 pkt 1 i pkt 4 Kodeksu pracy. Skutkiem tego wyłączenia jest fakt, że to na pracownika wykonującego pracę zdalną przeniesiono obowiązek organizacji własnego stanowiska pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Kolejną kwestią do przeanalizowania przez pracodawców jest wpływ zmian na przekazaną pracownikom informację o ryzyku i warunkach wykonywania pracy zdalnej, a tym samym czy nie wymagają aktualizacji oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady BHP przy pracy zdalnej.

Refundacja szkieł kontaktowych

Wprowadzono również zmiany w zakresie refundacji kosztów okularów korekcyjnych – po zmianach pracodawca zapewnia pracownikowi, oprócz okularów korekcyjnych, także szkła kontaktowe. W praktyce zmiana w przepisach nie jest jednak tak odczuwalna, ponieważ organy akceptowały wcześniej wydatek na soczewki kontaktowe na rzecz pracowników na podstawie art. 9 ust. 3 Dyrektywy Rady z 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe.

Nowe zasady niewątpliwie spowodują zarówno wzrost kosztów, jak i wątpliwości co do ich interpretacji po stronie pracodawców. Na korzyść pracodawców przemawia jednak to, że szczegóły dotyczące spełnienia wskazanych przepisami wymogów pozostawiono do ich decyzji. Spółki chcące minimalizować koszty zdecydowanie chętniej zakupią podstawki, niż same monitory. Z perspektywy pracownika otrzyma on dodatkowe wyposażenie, takie jak klawiatura i mysz, jeżeli nie posiadał go wcześniej lub korzystał z własnego sprzętu, a także na swoją prośbę może on powiększyć swój zasób akcesoriów o uchwyt na dokumenty czy nawet podnóżek. Nowo zatrudnieni pracownicy skorzystają ze zmian szybciej niż pracownicy zatrudnieni przed 17 listopada, którzy na nowe elementy wyposażenia będą musieli poczekać nawet do wiosny 2024.