Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. Dz. U. 2016 poz. 868) pracodawca delegujący pracownika do pracy na terytorium Polski, to taki podmiot, który prowadzi znaczną część działalności gospodarczej na terenie innego państwa członkowskiego.
W przypadku delegowania pracownika, mówimy tylko o czasowej zmianie jego miejsca pracy. Może być to podyktowane np. realizacją kontraktu podpisanego przez dotychczasowego pracodawcę zagranicznego z podmiotem gospodarczym prowadzącym interesy w Polsce lub skierowania pracownika do oddziału lub przedsiębiorstwa znajdującego się na terenie Polski ale należącego do danej grupy przedsiębiorstw, do której należy także zagraniczny pracodawca.
Od końca lipca 2020 roku zmianie uległ szereg przepisów dotyczący delegowania pracowników w obrębie krajów Unii Europejskiej. Zmiany podyktowane były koniecznością dostosowania krajowych przepisów do przepisów wprowadzonych przez dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2018/957 z 28 czerwca 2018 r. zmieniającą dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Wszystkie kraje Unii Europejskiej zostały tym samym zobligowane, do dostosowania krajowych regulacji w terminie do dnia 30 lipca 2020 roku.
Po dniu 30 lipca 2020 r. podmiot prowadzący działalność gospodarczą na terenie innego państwa członkowskiego i delegujący pracownika na terytorium Polski jest zobowiązany zapewnić takiemu zatrudnionemu do upływu 12 miesięcy delegowania warunki zatrudnienia co najmniej tak samo korzystne jak te określone w przepisach polskiego Kodeksu Pracy (Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy Dz. U. z 2020 r. poz. 1320) oraz innych krajowych regulacjach w tym zakresie.
Minimalne warunki zatrudnienia przez okres pierwszych 12 miesięcy delegowania dotyczą przede wszystkim:
- Zapewnienia pracownikowi delegowanemu minimalnych okresów odpoczynku dobowego oraz tygodniowego a także określenia wymiaru i normy czasu pracy
- Wypłaty co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę
- Respektowania przepisów dotyczących szczególnej ochrony zatrudnienia np. pracownic z ciąży
- Zapewnienia wymiaru urlopu wypoczynkowego do wykorzystania
- Respektowania przepisów dotyczących równego traktowania
- Zagwarantowania pokrycia kosztów związanych z podróżami służbowymi, które zlecono pracownikowi, zgodnie z regulacjami i stawkami dotyczącymi podróży służbowych krajowych i zagranicznych obowiązujących na terenie Polski
- Zapewnienia odpowiednich warunków bezpieczeństwa i higieny pracy
W przypadku ustalania czy spełniony został warunek wypłaty minimalnego wynagrodzenia, należy wziąć pod uwagę nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, jak było to określone przed nowelizacją przepisów, ale także wszystkie składniki wynagrodzenia, które obligatoryjnie powinny zostać wypłacone pracownikowi np. dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych czy dodatek za pracę w porze nocnej. Oznacza to, że pracodawca delegujący powinien zapewnić delegowanemu pracownikowi takie same warunki płacy jakie otrzymują pracownicy w kraju, do którego został on oddelegowany.
Często zdarza się, że pracodawca delegujący wypłaca obok wynagrodzenia zasadniczego dodatek za okres delegowania. Dodatek ten można wliczyć do minimalnego wynagrodzenia za pracę, które powinien zapewnić pracodawca delegujący, o ile dodatek ten nie stanowi zwrotu kosztów wyżywienia, zakwaterowania czy podróży pracownika.
Nowością we wprowadzonych przepisach jest również zapewnienie delegowanemu na teren Polski pracownikowi, co najmniej jednakowych dodatków lub zwrotów wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania przewidzianych dla pracowników znajdujących się w podróży służbowej.
Do lipca 2020 roku przepisy nie wskazywały maksymalnego okresu delegowania pracowników. Natomiast od sierpnia 2020 roku, delegując pracownika na teren Polski należy zapewnić mu warunki zatrudnienia wymienione powyżej. Okres 12 miesięcy to maksymalny czas delegowania, który pod pewnymi warunkami może zostać wydłużony, jednak na okres nie dłuższy niż do 18 miesięcy od dnia rozpoczęcia delegowania. Wydłużenie okresu z 12 do 18 miesięcy może nastąpić tylko za zgodą Państwowej Inspekcji Pracy, na wniosek Pracodawcy delegującego, który musi umotywować potrzebę wydłużenia okresu delegowania. Wniosek może zostać złożony przez przedsiębiorcę najpóźniej przed upływem 12 miesięcznego, podstawowego okresu delegowania.
Uzasadnienie wniosku powinno zawierać dane pracodawcy, dane delegowanego pracownika, adres miejsca pracy, okres delegowania oraz przede wszystkim szczegółowo opisany powód konieczności przedłużenia okresu delegowania. Powiadomienie można złożyć papierowo lub elektronicznie w języku polskim lub angielskim.
Po upływie 12 miesięcy lub w uzasadnionych przypadkach – okresu 18 miesięcznego, pracodawca delegujący pracownika na teren Polski będzie musiał zapewnić pracownikowi także inne warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż stanowią o tym polskie przepisy prawa pracy. Pracodawca zagraniczny będzie jedynie zwolniony z przestrzegania przepisów dotyczących zasad zawierania i rozwiązywania stosunku pracy, stosowania przepisów o zakazie konkurencji oraz pracowniczych planów kapitałowych lub pracowniczych planów emerytalnych
Zmiana w zakresie przepisów dotyczących delegowania na pewno spowoduje wzrost czynności administracyjnych po stronie pracodawcy, który zdecyduje się na delegowanie pracownika a także wzrost kosztów czasowej zmiany miejsca pracy. Pracodawcom trudności stwarzać może przede wszystkim konieczność ustalenia warunków zatrudnienia obowiązujących w kraju, do którego delegowany jest pracownik i ocenę ich korzystności na tle przepisów kraju macierzystego.
Należy również pamiętać, iż w dalszym ciągu na pracodawcy spoczywają obowiązki wobec Państwowej Inspekcji Pracy odnośnie zgłoszenia faktu oddelegowania pracownika na teren RP.