Po nowelizacji przepisów dotyczących delegowania pracowników, pracodawcy skupili się głównie na zapewnieniu pracownikom odpowiednich warunków zatrudnienia, zgodnych z przepisami polskiego Kodeksu Pracy. Pracodawca zmieniający czasowo miejsce pracy pracownika z innego państwa członkowskiego na teren Polski, musi pamiętać o tym, iż delegowanie pociąga za sobą szereg obowiązków, z jakimi pracodawca musi się zmierzyć, wobec instytucji państwowych zajmujących się ochroną praw pracowniczych na terenie RP.
Organem zajmującym się kontrolą pracowników transgranicznych wykonujących pracę na terenie Polski jest Państwowa Inspekcja Pracy. Państwowa Inspekcja Pracy jest organem właściwym, odpowiedzialnym za informowanie o aktualnych przepisach dotyczący delegowania pracowników, ale także komunikacji pomiędzy właściwymi podmiotami innych krajów członkowskich w zakresie monitorowania przestrzegania regulacji dotyczących delegowania.
Podstawowymi obowiązkami pracodawcy delegującego wobec Państwowej Inspekcji Pracy są:
1. Obowiązek złożenia oświadczenia
Pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski nie później niż w dniu rozpoczęcia pracy przekazuje do Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenie zawierające dane dotyczące delegowania pracownika, a w szczególności:
- dane dotyczące pracodawcy – nazwę przedsiębiorstwa delegującego, adres siedziby wraz z danymi kontaktowymi, podatkowy numer identyfikacyjny
- daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania
- dane dotyczące delegowanego pracownika/pracowników – imię i nazwisko, obywatelstwo oraz datę urodzenia
- adres miejsca pracy delegowanych pracowników
- charakter wykonywanej pracy
- miejsce przechowywania dokumentacji dotyczącej delegowania
- dane dotyczące osoby upoważnionej do kontaktów z Państwową Inspekcją Pracy
Oświadczenie zawierające powyższe informacje pracodawca przekazuje do PIP w postaci papierowej bądź elektronicznej w języku angielskim lub polskim. W celu przekazania oświadczenia w formie elektronicznej należy skorzystać ze strony: https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_1328_00 .
W przypadku zaistnienia jakichkolwiek zmian, w trakcie okresu delegowania, w zakresie powyższych danych, należy w terminie 7 dni roboczych od dnia zaistnienia zmiany, zawiadomić o tym fakcie organ nadzorujący.
2.Wyznaczenie osoby upoważnionej do kontaktu z Państwową Inspekcją Pracy
Ustawa (o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług z dnia 10 czerwca 2016 r. Dz. U. 2016 poz. 868) wskazuje, iż obowiązkiem pracodawcy jest również wyznaczenie osoby przebywającej na terenie Polski, która pośredniczyć będzie w kontaktach pomiędzy pracodawcą delegującym a Państwową Inspekcją Pracy. Chodzi tutaj przede wszystkim o działania polegające na przesyłaniu i otrzymywaniu dokumentów oraz zawiadomień, a także pośrednictwa w trakcie ewentualnej kontroli. Należy wskazać, iż nie ma przeszkód, aby osobą kontaktową występującą w imieniu pracodawcy był sam delegowany pracownik.
3.Przechowywanie dokumentacji związanej z delegowaniem
W okresie delegowania pracodawca zobowiązany jest do przechowywania w postaci papierowej bądź elektronicznej, na terytorium Polski, dokumentacji pracowniczej pracownika delegowanego zawierającej co najmniej:
- Kopię umowy o pracę lub innego dokumentu potwierdzającego warunki zatrudnienia w ramach nawiązanego stosunku pracy
- Dokumenty potwierdzające wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego wraz z wyszczególnieniem wszystkich należnych mu składników wynagrodzenia oraz potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia
- Dokumenty zawierające informacje dotyczące czasu pracy pracownika delegowanego w tym ilość godzin przepracowanych każdego dnia oraz rejestrację godziny rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy
Powyższą dokumentację, na żądanie Państwowej Inspekcji Pracy, pracodawca ma obowiązek przedłożyć w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania zawiadomienia. Organ nadzorujący w zawiadomieniu może również zobowiązać pracodawcę, aby dokumentacja została przedłożona w języku polskim. Warto zatem zadbać przy delegowaniu pracowników, aby od razu wszystkie dokumenty były przygotowywane w wersji dwujęzycznej.
Ponadto Państwowa Inspekcja Pracy w terminie do 2 lat od dnia zakończenia okresu delegowania pracownika, ma możliwość zobowiązania pracodawcy delegującego do dostarczenia dokumentacji pracownika delegowanego w celu kontroli. W takiej sytuacji przedsiębiorca delegujący w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania zawiadomienia dostarcza organowi kontrolującemu całość żądanej dokumentacji.
Pracodawca, który w ramach delegowania pracownika do Polski nie dopełni jednego lub kilku z powyższych obowiązków, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.