Z dniem 1 czerwca 2025 r. w życie wejdzie nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP.
Nowe regulacje mają fundamentalne znaczenie dla pracodawców, którzy zatrudniają lub planują zatrudniać obcokrajowców. Celem przepisów jest uproszczenie procedur administracyjnych, podniesienie standardów bezpieczeństwa na rynku pracy oraz dostosowanie przepisów do realiów współczesnej gospodarki.
Jakie są główne zmiany?
- Elektronizacja procedur – wprowadzono możliwość składania wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy, stały oraz rezydenta długoterminowego UE za pośrednictwem nowego Modułu Obsługi Spraw (MOS). Celem jest uproszczenie i przyspieszenie procesów administracyjnych.
- Zaostrzenie sankcji za nielegalne zatrudnianie – nowe przepisy przewidują kary grzywny od 3 000 PLN do 50 000 PLN za każdy przypadek nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca. Ponadto, kontrole Straży Granicznej i Państwowej Inspekcji Pracy mogą być przeprowadzane bez zapowiedzi.
- Zmiany w Niebieskiej Karcie UE – dostosowano przepisy dotyczące Niebieskiej Karty UE do dyrektywy 2021/1883/UE, ułatwiając wjazd i pobyt obywateli państw trzecich w celu zatrudnienia w zawodach wymagających wysokich kwalifikacji.
- Skrócenie okresu wymaganego do uzyskania karty pobytu stałego – nowelizacja przewiduje skrócenie okresu wymaganego do uzyskania karty pobytu stałego z 5 lat do 3 lat w przypadkach, gdy cudzoziemiec wykazuje stabilność zawodową i społeczną w Polsce.
Co oznacza nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi?
W ustawie doprecyzowano i uporządkowano definicję nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi. Przyjęto, że oznacza to powierzenie pracy cudzoziemcowi:
- który nielegalnie przebywa na terytorium RP lub
- którego podstawa pobytu nie uprawnia do wykonywania pracy, lub
- bez zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń, jeżeli są wymagane, lub
- na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w odpowiednim zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanym do ewidencji oświadczeń, lub
- na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę, o którym mowa w odpowiednich przepisach ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, lub bez zawarcia umowy w formie pisemnej.
Więcej przesłanek odmowy zezwolenia
Wojewoda odmówi wydania zezwolenia na pracę nie tylko w przypadku wcześniejszych wykroczeń związanych z nielegalnym zatrudnieniem. Nowe przepisy przewidują również odmowę, jeśli np. pracodawca nie jest legalnie działającą agencją pracy tymczasowej, a zatrudnienie ma mieć charakter outsourcingowy – co ma wyeliminować nadużycia związane z obchodzeniem przepisów o pracy tymczasowej.
Wyższe kary za nielegalne zatrudnienie!
Istotną zmianą jest również zdecydowane zaostrzenie przewidzianych w ustawie sankcji. Nowe przepisy przewidują bowiem:
- Mandat do 10 000 PLN – inspektor pracy będzie mógł samodzielnie nałożyć karę bez udziału sądu.
- Grzywny do 50 000 PLN – za nielegalne powierzenie pracy, żądanie korzyści majątkowej od cudzoziemca czy utrudnianie kontroli.
- Minimalną grzywna 3000 PLN za każdego cudzoziemca – za nielegalne powierzenie pracy jednej osobie.
- W przypadku świadomego działania lub nadużycia pozycji – kara od 6000 PLN za osobę.
Nowością jest też proporcjonalność sankcji – im więcej cudzoziemców nielegalnie zatrudnionych, tym wyższa kara, liczona osobno za każdego pracownika. Oznacza to realne zagrożenie wielotysięcznymi sankcjami dla podmiotów działających na szeroką skalę.
Jakie są kluczowe obowiązki pracodawców i jakie obowiązki wiążą się z nową ustawą?
Pracodawcy, którzy planują powierzyć pracę cudzoziemcowi, muszą pamiętać o kilku podstawowych obowiązkach:
- uzyskanie odpowiedniego zezwolenia na pracę lub wpisu do ewidencji oświadczeń (jeśli wymagane),
- zawarcie umowy w formie pisemnej,
- przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca przez cały okres pracy i przez 2 lata po jej zakończeniu,
- przekazanie kopii umowy odpowiednim organom – przed zatrudnieniem lub w ciągu 7 dni (w przypadku pracy sezonowej),
- przedstawienie cudzoziemcowi treści umowy w zrozumiałym dla niego języku, jeśli nie zna języka polskiego,
- odpowiedniej ewidencji dokumentacji związanej z zatrudnieniem cudzoziemców.
Co nowa ustawa oznacza dla pracodawców?
Nowa ustawa wprowadza istotne zmiany, których zlekceważenie może okazać się bardzo kosztowne. Pracodawcy powinni jak najszybciej:
- Zweryfikować swoje procedury zatrudniania cudzoziemców – czy spełniają nowe obowiązki dokumentacyjne i informacyjne.
- Przeszkolić personel odpowiedzialny za HR i legalizację zatrudnienia.
- Przygotować się na elektronizację postępowań i komunikację z urzędami wyłącznie drogą online.
- Przygotować się na możliwość niezapowiedzianych kontroli ze strony odpowiednich organów.
Dokładnie analizować strukturę zatrudnienia – czy forma współpracy (np. outsourcing) nie wchodzi w konflikt z nowymi przepisami.
Ustawa z 20 marca 2025 r. to z jednej strony szansa na sprawniejsze i bardziej przejrzyste zatrudnianie cudzoziemców, ale z drugiej – ryzyko poważnych sankcji w przypadku błędów lub nadużyć. Dla pracodawców to ostatni moment, by przygotować się do nowych realiów prawnych. Warto już teraz przeprowadzić audyt wewnętrzny i wprowadzić niezbędne zmiany, aby uniknąć potencjalnych sankcji – zanim zostanie wszczęta kontrola.
Nasi specjaliści w Nexia Advicero kompleksowo wesprą w całym tym procesie – zapraszamy do kontaktu z nami.
