Prowadzenie ewidencji zdarzeń gospodarczych jest istotnym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Każda forma ewidencji wiąże się jednak z różnymi zasadami, których przestrzeganie jest konieczne dla zachowania zgodności z przepisami. Nie inaczej jest w przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: „KPiR”).
KPiR należy założyć na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego lub pierwszy dzień rozpoczęcia działalności w danym roku podatkowym. Księga musi być prowadzona w języku polskim, a wartości przychodów i kosztów powinny być denominowane w złotych polskich. Księgę można prowadzić w formie zarówno elektronicznej, jak i papierowej.
W tym drugim przypadku wszystkie strony muszą być ze sobą spięte i kolejno ponumerowane. Z kolei w przypadku stosowania ewidencji elektronicznej przedsiębiorca powinien:
- mieć instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia,
- stosować program komputerowy, który zapewnia bezzwłoczny wgląd w treść zapisów i możliwość wydrukowania danych w porządku chronologicznym zgodnie z wzorem,
- a także przechowywać dane w taki sposób, żeby były chronione przed zniszczeniem lub zniekształceniem.
Zalecane jest też zapisywanie kopii elektronicznej KPiR na osobnym nośniku danych, takim jak np. pendrive. Jeżeli drugi z powyższych warunków nie jest spełniony, przedsiębiorca obok ewidencji elektronicznej ma obowiązek prowadzić również papierową.
Niezależnie jednak od formy KPiR powinna być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy.
Ewidencja prowadzona w sposób nierzetelny jest traktowana jako przestępstwo skarbowe i charakteryzuje się następującymi cechami:
- zawiera wpis o zdarzeniu, które nie miało miejsca w rzeczywistości,
- nie zawiera wpisu o zdarzeniu, które zaistniało,
- zawiera kwoty inne niż realnie zaistniałe.
Natomiast ewidencja prowadzona w sposób wadliwy zawiera błędy formalne, na przykład strony są nieponumerowane, niespięte ze sobą, ułożone niechronologicznie oraz traktowana jest jako wykroczenie skarbowe.
Prowadzenie KPiR w sposób nierzetelny lub wadliwy uprawnia organ do określenia podstawy opodatkowania i nałożenia kary grzywny.
Należy pamiętać również o tym, że obok samej KPiR obowiązkowe jest prowadzenie ewidencji:
- środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- sprzedaży, również w przypadku powierzenia prowadzenia KPiR biuru rachunkowemu,
- przebiegu pojazdów, gdy samochód stanowi środek trwały przedsiębiorcy wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych,
- kupna i sprzedaży wartości dewizowych dla działalności kantorowej.
Samą KPiR należy przy tym przechowywać w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania przez niego działalności. Alternatywnie w przypadku powierzenia prowadzenia KPiR biuru rachunkowemu może być ona przechowywana w miejscu prowadzenia lub przechowywania jej przez to biuro. Okres obowiązkowego przechowywania KPiR to 5 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na jej podstawie.
Jak widać w przypadku prowadzenia KPiR, choć jest ona prostszym rodzajem ewidencji niż księgi rachunkowe, wciąż należy pamiętać o wielu zasadach jej prowadzenia. Nieprzestrzeganie tych zasad może się wiązać z negatywnymi dla podatnika konsekwencjami. Warto zatem skorzystać z wsparcia specjalistów, którzy zapewnią zgodność prowadzonej ewidencji z prawem. Zapraszamy do kontaktu.
