Faktura jest podstawowym i obowiązkowym dokumentem potwierdzającym dokonanie czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (VAT). Aby przyczynić się do przejrzystości obrotu gospodarczego, podatnicy powinni zapewnić autentyczność pochodzenia faktur, integralność ich treści oraz czytelność. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast zasada integralności treści faktury, oznacza niezmienność danych zawartych na danej wersji faktury. Wreszcie, czytelność oznacza, że treść faktur powinna być przejrzysta i jasna. Każda faktura powinna być wystawiona w co najmniej dwóch egzemplarzach, jeżeli jest wystawiana w formie papierowej – jeden dla nabywcy, drugi dla podatnika. Jednak obecnie najczęściej faktury wystawiane są w formie elektronicznej. Prawidłowe fakturowanie jest niezbędne dla zapewnienia zgodnego z prawem raportowania danych w plikach JPK_V7.
Elementy obowiązkowe na fakturze
Faktury wystawiane przez podatników powinny zawierać co najmniej następujące dane, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT:
- datę wystawienia,
- nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numer identyfikujący fakturę,
- przedmiot (rodzaj) towaru lub usługi,
- cenę jednostkową netto,
- wartość sprzedaży netto,
- kwotę brutto,
- kwotę podatku VAT w złotych,
- stawkę VAT,
- numery NIP podatnika i nabywcy towarów,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty (w przypadku zaliczek),
- kwoty wszelkich rabatów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu za wcześniejszą płatność, w zakresie, w jakim nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto.
Ponadto, w przypadku wystawiania faktur w walutach obcych, można dodatkowo uwzględnić kursy walut zastosowane do przeliczenia kwot podatku VAT na złote.
Zasady przeliczania na złote
Mówiąc o wystawianiu faktur w walutach obcych, kluczowe jest, aby podatnik zastosował właściwy kurs. Kurs, który należy użyć przy przeliczaniu na złote, to kurs średni danej waluty z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. W tym celu podatnicy mogą stosować kursy ogłaszane przez Narodowy Bank Polski (NBP) lub Europejski Bank Centralny (ECB).
Jeżeli jednak faktura w walucie obcej zostanie wystawiona przed powstaniem związanego z nią punktu podatkowego, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu ogłoszonego przez NBP (lub EBC) na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.
Terminy przechowywania i wystawiania faktur
Zgodnie z polskimi przepisami VAT, fakturę wystawia się co do zasady nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Istnieje jednak kilka szczególnych wyjątków, kiedy podatnik ma 30, 60 lub nawet 90 dni na wystawienie faktury. Ponadto, faktura nie powinna być wystawiona wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy towarów, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty lub jej części.
Podatnicy są zobowiązani do przechowywania wystawionych lub otrzymanych faktur. Faktury powinny być przechowywane w oparciu o okresy rozliczeniowe oraz w sposób zorganizowany, umożliwiający ich szybkie odnalezienie. Takie rozwiązanie pozwala organom podatkowym na łatwy dostęp do faktur. Ogólnie rzecz biorąc, faktury muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat, począwszy od końca roku kalendarzowego, w którym podatek jest należny.
Faktury ustrukturyzowane
Dodatkowo, w Polsce zostanie wprowadzony Krajowy System e-Faktur (KSeF), zwany również „fakturami ustrukturyzowanymi”, zgodnie z obecnym stanowiskiem Ministerstwa Finansów, KSeF będzie prawdopodobnie wprowadzany etapami: dla podatników z przychodami powyżej 200 milionów złotych obowiązek jego stosowania zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 roku, natomiast dla pozostałych podmiotów od 1 kwietnia 2026 roku. Co do zasady, będzie on obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT, przy czym obowiązek e-fakturowania nie będzie dotyczył podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej dla celów VAT na terytorium Polski. W takim przypadku korzystanie z KSeF będzie fakultatywne, zatem większość zagranicznych firm będzie mogła nadal wystawiać faktury bez zmian. W przypadku, gdy kontrahent wystawi fakturę w KSeF, będzie on zobowiązany do dostarczenia takiej faktury w inny uzgodniony wcześniej sposób.