Workation pod lupą – jak bezpiecznie pracować zdalnie z zagranicy?

Praca z widokiem na ocean i podróżowanie po świecie bez wykorzystywania dodatkowego urlopu brzmią bardzo atrakcyjnie. Od czasów pandemii workation (połączenie dwóch angielskich słów: „work” i „vacation”) coraz częściej pojawia się jako benefit oferowany przez pracodawców.

Należy jednak pamiętać, że wykonywanie pracy z terytorium innego państwa może mieć konkretne konsekwencje w zakresie prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, podatków, legalności pobytu czy bezpieczeństwa danych. Dlatego każdy taki wyjazd powinien zostać rozważony indywidualnie.

Workation nie jest odrębną instytucją prawną

Polski ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „workation” w żadnym akcie prawnym. W praktyce pojęcie to oznacza czasowe wykonywanie pracy zdalnej (która jest już uregulowana Kodeksem pracy) z zagranicy, zazwyczaj z inicjatywy pracownika i w związku / w połączeniu z jego prywatnym wyjazdem.

W Kodeksie pracy nie znajdziemy też zakazu wykonywania pracy zdalnej poza Polską. Miejsce pracy zdalnej powinno zostać wskazane przez pracownika, jednak każdorazowo musi ono być uzgodnione z pracodawcą. Pracownik nie może zatem samodzielnie zdecydować, że przez najbliższe dni będzie pracował z Hiszpanii, za tydzień z Włoch, a za miesiąc z Tajlandii.

Zgoda na workation powinna zostać udokumentowana i wskazywać co najmniej:

• państwo i adres wykonywania pracy;
• okres pobytu;
• zasady dostępności pracownika.

Pracodawca może natomiast również nie wyrazić zgody na takie rozwiązanie.

Ogólna zgoda na pracę zdalną „z dowolnego miejsca” może być ryzykowna. Każda zmiana państwa oznacza bowiem ryzyko konieczności zastosowania innych przepisów i powstanie nowych obowiązków, np. w zakresie ubezpieczeń społecznych, podatków czy legalności wykonywania pracy.

Nie każde świadczenie pracy z zagranicy jest workation

Krótki pobyt z laptopem w zagranicznym hotelu należy odróżnić od regularnej pracy z domu w innym państwie albo wyjazdu w celu realizacji projektu dla zagranicznego klienta. Podczas gdy to pierwsze najprawdopodobniej uznamy za workation, drugi i trzeci przypadek będzie rozpatrywany w kategoriach podróży służbowej czy delegowania.

Znaczenie mają rzeczywiste okoliczności wyjazdu, a nie nazwa nadana mu przez strony stosunku pracy. Dlatego przed udzieleniem zgody pracodawca powinien ustalić, skąd, jak długo i dla kogo pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki.

ZUS i zaświadczenie A1

Na terenie Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii pracownik powinien podlegać systemowi ubezpieczeń społecznych tylko jednego państwa. Nie oznacza to jednak, że podczas każdej pracy zdalnej wykonywanej z zagranicy pracownik pozostanie objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych.

Przy czasowej czy jednorazowej pracy zdalnej z państwa UE, EOG i Szwajcarii pracownik może – po spełnieniu odpowiednich warunków – nadal podlegać polskiemu systemowi. W tym celu pracownik powinien zawnioskować i pobrać zaświadczenie A1 wydawane przez ZUS – jest to dokument potwierdzający podleganie ubezpieczeniom społecznym w Polsce.

Inne zasady mogą mieć natomiast zastosowanie, gdy pracownik regularnie wykonuje obowiązki w dwóch państwach, na przykład część tygodnia pracuje w Polsce, a część ze swojego miejsca zamieszkania w Niemczech. Unijne porozumienie dotyczące transgranicznej pracy zdalnej (Porozumienie ramowe w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej) pozwala w niektórych takich przypadkach utrzymać ubezpieczenie w państwie siedziby pracodawcy. Dotyczy ono jednak ściśle określonych sytuacji regularnej pracy z państwa zamieszkania pracownika, a nie każdego wakacyjnego wyjazdu.

Każdy przypadek powinien więc zostać oceniony przed wyjazdem, a zarówno pracodawca jak i pracownik powinni zainteresować się kwestią wystąpienia o zaświadczenie A1.

183 dni nie rozwiązuje wszystkich problemów podatkowych

Wokół workation często powtarza się zasadę, że pobyt za granicą krótszy niż 183 dni nie wywołuje żadnych konsekwencji podatkowych. Jest to nadmierne uproszczenie.

Liczba dni pobytu ma znaczenie, ale nie jest jedynym kryterium. Należy uwzględnić między innymi:

• miejsce zamieszkania pracownika dla celów podatkowych;
• państwo, w którym praca jest faktycznie wykonywana;
• postanowienia właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania;
• długość i regularność pobytu;
• to, kto ponosi ekonomiczny koszt wynagrodzenia pracownika.

Samo nieprzekroczenie progu 183 dni nie daje więc pewności, że dochód będzie opodatkowany wyłącznie w Polsce. Rezydencja podatkowa nie zależy również wyłącznie od liczby dni spędzonych w danym kraju, lecz także od tego, gdzie znajduje się ośrodek interesów osobistych i gospodarczych danej osoby.

Konsekwencje podatkowe mogą dotyczyć także pracodawcy. W określonych przypadkach może pojawić się obowiązek rejestracji w drugim państwie, pobierania tam zaliczek na podatek albo ryzyko uznania, że pracodawca prowadzi w tym państwie działalność za pośrednictwem pracownika.

Ryzyko jest zazwyczaj mniejsze przy krótkim, prywatnym wyjeździe, a większe, gdy pracownik regularnie pracuje z jednego państwa, obsługuje tamtejszych klientów lub posiada uprawnienia do negocjowania albo zawierania umów. Nie istnieje jednak jeden bezpieczny okres workation właściwy dla wszystkich państw i pracowników.

Przepisy państwa pobytu również mogą mieć znaczenie

Uzgodnienie, że umowa o pracę podlega prawu polskiemu, nie zawsze pozwala całkowicie pominąć regulacje państwa, z którego pracownik wykonuje obowiązki.

Przy krótkim i jednorazowym workation ryzyko zastosowania zagranicznych przepisów prawa pracy jest zwykle znikome. Może ono jednak wzrosnąć, jeżeli praca z innego państwa stanie się długotrwała lub regularna. Wówczas znaczenie mogą mieć lokalne regulacje dotyczące między innymi czasu pracy, minimalnych warunków zatrudnienia czy bezpieczeństwa pracy.

Należy także sprawdzić legalność pobytu i wykonywania pracy. Obywatel Polski może co do zasady pracować w innym państwie UE bez zezwolenia na pracę, choć dłuższy pobyt może wymagać dokonania lokalnej rejestracji.

Większej ostrożności wymagają państwa spoza UE oraz wyjazdy pracowników, którzy nie są obywatelami Unii. Możliwość wjazdu turystycznego lub bezwizowego nie zawsze oznacza prawo do wykonywania pracy zdalnej.

BHP nadal obowiązuje

Obowiązki pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy pozostają aktualne nawet jeżeli pracownik wykonuje swoją pracę tysiące kilometrów dalej.

Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownik powinien potwierdzić, że we wskazanym przez niego miejscu są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracodawca powinien natomiast udostępnić pracownikowi odpowiednią ocenę ryzyka zawodowego i poinformować go o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej.

Dane firmowe podróżują razem z pracownikiem

Praca z zagranicy może zwiększać ryzyko naruszenia poufności i bezpieczeństwa informacji, którymi dysponuje pracownik. W szczególności ryzykowne jest korzystanie z publicznej sieci Wi-Fi czy wykonywanie obowiązków w przestrzeni współdzielonej z innymi osobami.

Przed wydaniem zgody warto sprawdzić, czy wykonywanie pracy z danego państwa:

• jest zgodne z wewnętrznymi zasadami cyberbezpieczeństwa;
• nie narusza zobowiązań wobec klientów;
• pozwala na bezpieczne korzystanie z firmowych systemów.

W tym kontekście pracownik powinien, przed rozpoczęciem podróży, zostać zobowiązany do korzystania z firmowego sprzętu, zabezpieczonego połączenia oraz przestrzegania procedur ochrony danych obowiązujących w przedsiębiorstwie.

Jak uregulować workation?

Pracodawca może wprowadzić odrębną procedurę określającą zasady składania i rozpatrywania wniosków o pracę z zagranicy. Powinna ona regulować między innymi:

1. z jakich państw praca jest dopuszczalna;
2. maksymalny okres workation;
3. z jakim wyprzedzeniem należy złożyć wniosek;
4. jakie informacje musi przekazać pracownik;
5. w jakich przypadkach pracodawca może odmówić lub cofnąć zgodę;
6. jakie są zasady dotyczące czasu pracy, kosztów pracy zdalnej, BHP i ochrony danych.

Zakres analizy przed wydaniem zgody na workation należy dostosować do poziomu ryzyka. Kilkudniowy pobyt pracownika administracyjnego w państwie UE nie wymaga tak szczegółowej oceny jak kilkumiesięczna praca zdalna dyrektora działu sprzedaży odpowiedzialnego za lokalny rynek.

Workation – tak, ale na jasnych zasadach

Praca zdalna z zagranicy może być atrakcyjnym benefitem dla pracowników, jednak nie powinna pozostawać poza kontrolą pracodawcy.

Pracownik powinien przed wyjazdem uzyskać zgodę pracodawcy i przekazać mu informacje potrzebne do oceny planowanego pobytu. Pracodawca nie powinien natomiast wydawać automatycznych zgód bez sprawdzenia przynajmniej podstawowych konsekwencji dotyczących ubezpieczeń, podatków, legalności pracy i ochrony danych.

Dobrze przygotowana procedura i analiza konkretnego wyjazdu pozwalają pogodzić elastyczność oczekiwaną przez pracowników z bezpieczeństwem prawnym pracodawcy.