Krajowy System e-Faktur (KSeF) – wsparcie wdrożeniowe i powdrożeniowe
Obowiązek korzystania z KSeF jest wdrażany etapami i obejmuje kolejne grupy przedsiębiorców. Nowe regulacje wymagają dostosowania procesów fakturowania, systemów informatycznych, zasad nadawania uprawnień oraz procedur wewnętrznych. Wspieramy organizacje na każdym etapie: przed wdrożeniem, w trakcie uruchomienia systemu oraz po starcie KSeF – łącząc perspektywę księgową, podatkową i prawną.
Nasze usługi:
Analiza gotowości i audyt KSeF
Weryfikujemy, czy procesy, systemy oraz struktura organizacyjna firmy są odpowiednio przygotowane do korzystania z KSeF. Audyt może poprzedzać wdrożenie systemu lub służyć ocenie poprawności już wprowadzonych rozwiązań.
Zakres:
- analiza obecnego procesu wystawiania i odbioru faktur,
- weryfikacja zgodności praktyk fakturowania z ustawą o VAT i wymogami KSeF (struktura FA(3), pola obowiązkowe, załączniki),
- identyfikacja ryzyk podatkowych, organizacyjnych i technicznych związanych z KSeF,
- przegląd uprawnień, ról i odpowiedzialności w organizacji,
- rekomendacje organizacyjne i techniczne,
- raport z listą działań wymaganych przed uruchomieniem KSeF lub po wdrożeniu.
Konfiguracja dostępu do KSeF i uwierzytelnienie podmiotu
Pomagamy przejść przez najbardziej newralgiczny etap – pierwsze uwierzytelnienie i poprawne ustawienie uprawnień, tak aby faktury mogły być bezpiecznie wystawiane i odbierane od pierwszego dnia.
Zakres:
- pierwsze logowanie do KSeF i autoryzacja podmiotu (pieczęcią, podpisem kwalifikowanym lub poprzez ZAW-FA),
- przygotowanie i złożenie zawiadomienia ZAW-FA dla podmiotów bez pieczęci elektronicznej lub wyznaczających osoby uprawnione,
- nadawanie i weryfikacja uprawnień użytkowników: pracowników, członków zarządu, biura rachunkowego, dostawców systemów,
- generowanie i konfiguracja tokenów oraz certyfikatów KSeF (w tym certyfikatu offline na wypadek niedostępności systemu),
- weryfikacja poprawności konfiguracji podpisu/pieczęci wykorzystywanej przez system fakturujący,
- uruchomienie środowiska (testowego) KSeF i przeprowadzenie pierwszych testowych wysyłek faktur.
Procedury wewnętrzne i dokumentacja KSeF
Przygotowujemy procedury regulujące sposób korzystania z KSeF w organizacji, z uwzględnieniem obowiązków poszczególnych działów i osób. Dokumentacja pomaga uporządkować procesy oraz ograniczyć ryzyko błędów i niejasności dotyczących odpowiedzialności.
Zakres:
- wewnętrzna procedura wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych,
- zasady postępowania przy błędach, fakturach odrzuconych i pracy w trybie offline,
- matryca uprawnień i odpowiedzialności,
- rekomendacje zmian w umowach z kontrahentami i biurem rachunkowym (postanowienia dotyczące KSeF, doręczania faktur, płatności),
- procedury na wypadek kontroli podatkowej.
Szkolenia i warsztaty
Prowadzimy również praktyczne szkolenia dostosowane do roli uczestników oraz zakresu ich odpowiedzialności w procesie fakturowania. Mogą obejmować zarówno podstawowe zasady korzystania z KSeF, jak i analizę konkretnych przypadków występujących w organizacji.
Formaty:
- szkolenie dla działu księgowości – wystawianie, odbiór i korygowanie faktur w KSeF,
- szkolenie dla administratorów KSeF – uprawnienia, tokeny, certyfikaty, bezpieczeństwo,
- warsztaty dotyczące obiegu faktur po wdrożeniu KSeF – dla działów sprzedaży, zakupów i zarządu,
- sesje Q&A i konsultacje.
Administracja KSeF i wsparcie powdrożeniowe
Po uruchomieniu KSeF wspieramy firmy w bieżącej obsłudze systemu oraz reagowaniu na zmiany organizacyjne i techniczne. Pomagamy również rozwiązywać problemy, które mogą pojawić się podczas codziennego wystawiania i odbierania faktur.
Zakres usług:
- bieżące wsparcie w obsłudze KSeF,
- zarządzanie uprawnieniami i dostępami,
- wsparcie przy zmianach w zarządzie lub strukturze organizacyjnej,
- odbieranie uprawnień osobom, które zakończyły współpracę z organizacją,
- pomoc w przypadku błędów, odrzuconych faktur i problemów z dostępem,
- wsparcie w sytuacji niedostępności systemu,
- aktualizacja procedur w związku ze zmianami organizacyjnymi lub prawnymi.
