Choć idea równości wynagrodzeń nie jest nowa i funkcjonuje w polskim Kodeksie pracy od lat, w te wakacje nastąpi zmiana w funkcjonowaniu polityki wynagrodzeń w Polsce wynikająca z implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 (dalej: Dyrektywa).
Celem jest realne wzmocnienie zasady równego wynagrodzenia za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości, jednak wprowadzając daleko idącą transparentność wynagrodzeń, w tym prawo pracowników do uzyskania informacji o poziomach wynagrodzeń w organizacji w praktyce wprowadzane są kolejne obowiązki raportowe po stronie pracodawców.
Równość wynagrodzeń – wyzwania dla pracodawców
Zgodnie z Dyrektywą oraz projektowanymi przepisami krajowymi pracownicy uzyskają prawo do informacji o swoim poziomie wynagrodzenia oraz o średnich poziomach wynagrodzeń – z podziałem na płeć – w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości. Istotne jest doprecyzowanie często pojawiającego się nieporozumienia, że nie są to informacje oindywidualnych wynagrodzeń konkretnych osób[MS1] [JW2] czy całej siatki płac w organizacji.
Pracodawcy będą zobowiązani do stosowania obiektywnych i neutralnych kryteriów wynagradzania, raportowania luki płacowej (w określonych przypadkach wymienionych w art. 9 Dyrektywy), analizie struktury wynagrodzeń oraz podejmowania działań naprawczych, jeśli różnice przekroczą 5%.
1.Przeprowadzenie analiz funkcjonujących procesów
Pracodawcy będą musieli przeanalizować funkcjonujące u nich systemy rekrutacyjne i te dotyczące wynagrodzeń, czego skutkiem może być konieczność wdrożenia systemów HR/controllingu, wzrost kosztów compliance czy ryzyko sankcji w przypadku nieprawidłowości.
Jednocześnie już od końca 2025 r. obowiązują pierwsze elementy transparentności jak obowiązek podawania widełek płacowych w procesie rekrutacji.
2.Wprowadzenie zmian w procesach rekrutacyjnych
Nowe przepisy zmieniają dynamikę na linii kandydat – pracodawca już na etapie pierwszego kontaktu – rekrutacji. Organizacje będą zobowiązane do informowania o początkowym wynagrodzeniu lub jego widełkach, np. w ogłoszeniu o pracę lub najpóźniej na rozmowie kwalifikacyjnej[MS3] [JW4] .
Kandydata nie będzie można zapytać o jego dotychczasowe zarobki u poprzednich pracodawców, co ma na celu odejść od negocjacji opartych na historii płacowej kandydata. Jeśli kandydat poda oczekiwania niższe niż przewidziane widełki dla danego stanowiska, pracodawca i tak powinien zaoferować wynagrodzenie zgodne z przyjętą siatką płac.[MS5] [JW6]
Powyższe oznacza konieczność precyzyjnego wyceniania stanowisk jeszcze przed rozpoczęciem rekrutacji oraz odejście od zatrudniania pracowników po kosztach na rzecz realnej wartości pracy na danym stanowisku.
3.Informowanie pracowników o poziomach wynagrodzeń
Pracodawcy będą zmuszeni zapewnić pracownikom łatwy dostęp do obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów, które determinują wysokość wynagrodzenia oraz ścieżkę awansu. Oznacza to koniec zarobków przyznawanym na zasadach uznaniowych. Wszelkie różnice w pensji będą musiały znajdować uzasadnienie w merytorycznych przesłankach, takich jak staż pracy, wykształcenie, zakres odpowiedzialności czy szczególne kwalifikacje[MS7] [JW8] .
Co więcej, każdy zatrudniony zyska prawo do wystąpienia z wnioskiem o udzielenie informacji o średnim poziomie płac osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości, z podziałem na płeć.
Wyzwaniem dla przedsiębiorstw będzie nie tylko rzetelne przygotowanie tych danych, ale przede wszystkim umiejętne zarządzanie komunikacją wewnętrzną, aby uniknąć napięć w zespołach, w których dotychczasowe różnice płacowe nie były jasno uzasadnione.
4.Przeprowadzenie wartościowania stanowisk
Pracodawcy często nie posiadają formalnych, spójnych systemów wartościowania stanowisk, a porównanie wykonywania takiej samej pracy do pracy o tej samej wartości jest jednym z najczęstszych sporów występujących w praktyce.
Dyrektywa oraz orzecznictwo wskazują, że nie chodzi wyłącznie o identyczne stanowiska, ale o pracę porównywalną pod względem kwalifikacji, odpowiedzialności, wysiłku oraz jej warunków[MS9] .
Niesie to za sobą ryzyko wykazania przez pracownika wykonywania pracy „o tej samej wartości”, mimo innej nazwy stanowiska – co otwiera drogę do potencjalnych roszczeń.
Wprowadzenie transparentności oznacza, że różnice płacowe, które dotychczas były „niewidoczne”, staną się przedmiotem analizy i potencjalnych sporów pracowniczych. Pracownicy poznając średnie wynagrodzenia w swojej grupie, będą mogli porównać swoją pozycję względem innych, tym samym wzrośnie ryzyko ujawnienia nieuzasadnionych różnic płacowych w strukturze organizacyjnej.
To rodzi realne skutki organizacyjne takie jak wzrost liczby sporów i roszczeń w szczególności mowa tutaj o spadku satysfakcji w krótkim okresie co będzie efektem porównań społecznych, a co kluczowe presja na „wyrównywanie” wynagrodzeń.
Nowe przepisy wymagają, aby różnice w wynagrodzeniu były uzasadnione obiektywnymi i neutralnymi kryteriami, np. poprzez ocenę kompetencji czy wyników wykonywanej pracy. W praktyce wiele firm stosuje uznaniowe systemy wynagradzania, a decyzje płacowe nie są dokumentowane.
Konsekwencje jakie mogą się pojawić w tym zakresie to trudność w obronie przed zarzutem dyskryminacji, a co szczególnie ważne w przypadku sporów sądowych – odwrócenie ciężaru dowodu[MS10] [JW11] , gdzie to pracodawca będzie musiał wykazać brak dyskryminacji.
5.Raportowanie luki płacowej
Firmy będą musiały regularnie publikować raporty dotyczące różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn. Jeśli analiza wykaże lukę przekraczającą 5%, której nie da się uzasadnić obiektywnymi czynnikami, pracodawca będzie zmuszony do przeprowadzenia wspólnej oceny płac we współpracy z przedstawicielami pracowników.
Jak przygotować się, aby uniknąć powyżej wskazanych problemów?
W naszej ocenie przygotowanie do zmian powinno obejmować:
Audyt wynagrodzeń – polegający naidentyfikacji różnic płacowych oraz poddanie analizie ryzyka dyskryminacji.
Wdrożenie systemu wartościowania stanowisk – opartego na obiektywnych kryteriach spójnych w całej organizacji (kwalifikacje i kompetencje, zakres odpowiedzialności, złożoność i charakter pracy, wysiłek i obciążenie pracą, warunki pracy).
Uporządkowanie polityki wynagrodzeń – jasne zasady awansów i podwyżek oraz dokumentowanie decyzji płacowych.
Przygotowanie komunikacji wewnętrznej – wyjaśnienie pracownikom zasad wynagradzania co będzie pomocne przy ograniczaniu ryzyka konfliktów.
Nadchodzące zmiany nie wprowadzają nowej zasady równości wynagrodzeń – dotychczasowe regulacje zostają wzmocnione chcąc wyegzekwować od pracodawców przejście z modelu „uznaniowego” do modelu systemowego bazującego na danych spójnych, obiektywnych i mierzalnych, które w sposób jasny określać będą wartość pracy i jej kryteria płacowe. Firmy, które odpowiednio wcześnie uporządkują politykę wynagrodzeń, nie tylko ograniczą ryzyka prawne i spory pracownicze, ale również będą mogły wykorzystać transparentność jako element stabilizacji organizacyjnej oraz przewagi konkurencyjnej na rynku pracy.