Podatkowa księga przychodów i rozchodów (dalej: „KPiR”) jest narzędziem służącym przedsiębiorcom do ewidencji osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów. Głównym celem prowadzenia ewidencji jest określenie zobowiązania podatkowego z tytułu podatku dochodowego osób fizycznych, ale stanowi ona także rzetelne źródło wiedzy na temat prowadzonej działalności gospodarczej.
W księdze przychodów i rozchodów ujmowane będą transakcje stanowiące:
- przychody z prowadzenia działalności gospodarczej oraz z pozostałych źródeł,
- zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne zakupu,
- poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności oraz
- koszty prac badawczo-rozwojowych.
Natomiast w KPiR nie ujmiemy następujących pozycji:
- zaliczek,
- kosztów inwestycji w czasie jej realizacji,
- obrotu opakowaniami zwrotnymi oraz
- dotacji i innych jednorazowych form pomocy otrzymanych jednorazowo na prowadzenie działalności gospodarczej.
Przychodem z działalności będzie należna kwota pomniejszona o wartość zwróconych towarów oraz o udzielone bonifikaty i skonta bez względu na to, czy kontrahent faktycznie dokonał zapłaty, a w przypadku podatników czynnych – pomniejszona także o należny podatek od towarów i usług.
Przychody inne niż osiągnięte w wyniku prowadzenia działalności gospodarczej również powinny zostać ujęte w ewidencji. Za takie przychody uznamy na przykład przychody z tytułu odpłatnego zbycia środków trwałych, dodatnie różnice kursowe czy odsetki bankowe.
Księgowanie przychodu w KPiR odbędzie się w dniu:
- wydania towarów, wykonania usługi albo
- wystawienia faktury albo
- uregulowania należności
w zależności od tego, które z powyższych wystąpi najwcześniej.
Natomiast kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu bądź zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. W przypadku kosztów moment ewidencji w KPiR będzie zależał od przyjętej przez przedsiębiorcę metody ewidencji kosztów – kasowej lub memoriałowej.
Metoda memoriałowa polega na podziale kosztów na te bezpośrednio i pośrednio związane działalnością gospodarczą. Koszty bezpośrednie należy ująć w okresie, w którym osiągnięto przychody im odpowiadające. Natomiast koszty pośrednie będą ujmowane w ewidencji według dnia wystawienia faktury. W przypadku metody kasowej nie dochodzi do podziału kosztów na pośrednie i bezpośrednie, a jedynie przyjmuje się ogólną zasadę, że będą one księgowane według daty wystawienia faktury.
Z drugiej strony, zakup towarów handlowych musi być wykazany w KPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub sprzedaży. Jeżeli nastąpi to przed otrzymaniem faktury, zapisu w księdze przychodów i rozchodów dokonuje się na podstawie wewnętrznie sporządzonego spisu towaru.
Chociaż KPiR jest dla podatnika rozwiązaniem prostszym niż prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgodne z przepisami ujmowanie przychodów oraz poniesionych kosztów wymaga rzetelności i dokładności. Dla poszczególnych rodzajów przychodów i rozchodów momenty ujęcia w KPiR mogą być zupełnie różne, dlatego skorzystanie przez podatnika z wiedzy doświadczonych profesjonalistów może pomóc mu nie tylko prawidłowo ewidencjonować transakcje związane z działalnością gospodarczą, lecz także uniknąć kar grożących za nierzetelne prowadzenie księgi. Zapraszamy do kontaktu.