Przedsiębiorcy poszukujący rozwiązań podatkowych zwracają uwagę, aby były one jak najbardziej dostosowane do ich potrzeb, a jednocześnie pozwalające na uproszczenie skomplikowanych schematów działania. Jednym z takich rozwiązań stosowanych w zakresie podatku VAT jest procedura OSS.
Czym jest procedura OSS?
Procedura OSS (ang. One Stop Shop) jest to system pozwalający na rozliczanie podatku VAT należnego przez przedsiębiorców prowadzących sprzedaż towarów lub usług do osób fizycznych zlokalizowanych w różnych krajach Unii Europejskiej. Procedura OSS pozwala na uniknięcie rejestracji do celów VAT w każdym z krajów, w którym znajdują się konsumenci, poprzez złożenie jednej zbiorczej deklaracji. Podatnik ma możliwość rozliczania takich transakcji w państwie identyfikacji. W przypadku podmiotów unijnych jest nim jeden wybrany kraj, w którym znajduje się siedziba lub stałe miejsce prowadzenia działalności. Podmioty spoza Unii Europejskiej mają możliwość wyboru jednego spośród państw, z których dokonują wywozu towarów lub świadczą usługi.
W ramach OSS możemy wyróżnić procedurę unijną oraz nieunijną. W przypadku pierwszej z nich przedsiębiorcy mogą rozliczać sprzedaż towarów i usług, pod warunkiem, że posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terenie jednego z krajów członkowskich Unii Europejskiej. Natomiast podmioty z siedzibą poza Unią Europejską, mogą stosować ją w przypadku dostaw towarów, ale w odniesieniu do usług muszą skorzystać z procedury nieunijnej.
Limity sprzedaży
Sprzedaż towarów lub usług na rzecz konsumentów z innych krajów członkowskich może być rozliczana w polskiej deklaracji VAT do pewnego ustalonego kwotowo progu. Dla przedsiębiorców z siedzibą na terenie Unii Europejskiej wynosi on 10 000 euro lub równowartość tej kwoty wyrażonej w walucie krajowej państwa członkowskiego (w Polsce 42 000 złotych). Po przekroczeniu wskazanego limitu są możliwe dwa schematy działania:
- rejestracja w każdym z krajów członkowskich, z którymi dokonywane są transakcje,
- rejestracja w ramach procedury OSS w jednym państwie członkowskim identyfikacji.
Rejestracja do celów OSS w Polsce
W Polsce właściwym dla celów rejestracji w ramach procedury OSS jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Pierwszym krokiem jest złożenie formularza rejestracyjnego. Składa się go w postaci elektronicznej z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego lub podpisu elektronicznego, jeśli formularz jest składany przez Portal Podatkowy. Przy działaniu za pomocą pełnomocnika, konieczne jest również złożenie dodatkowych dokumentów takich jak pełnomocnictwo oraz stosowna opłata skarbowa.
Rejestracja do procedury OSS jest skuteczna od pierwszego dnia kwartału, następującego po kwartale, w którym przeprowadzone zostały pierwsze transakcje. Możliwa jest także rejestracja wsteczna, ale w tym przypadku konieczne jest złożenie informacji do Urzędu Skarbowego do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęto dokonywanie wywozu towarów lub świadczenie usług podlegających rozliczeniu w ramach OSS. Jeśli termin ten zostanie przekroczony, nie jest możliwe uniknięcie obowiązku rejestracji w każdym z krajów członkowskich, w których zlokalizowani są odbiorcy towarów lub usług.
Prowadzenie rozliczeń VAT w ramach OSS
Po dokonaniu skutecznej rejestracji do celów OSS na podatniku ciąży obowiązek składania kwartalnych deklaracji, które powinny być wypełniane zgodnie ze stawkami obowiązującymi w poszczególnych krajach członkowskich. Deklaracja jest wysyłana elektronicznie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Istnieje również możliwość złożenia roboczej wersji dokumentu. W odpowiedzi urząd wysyła na adres mailowy podatnika wskazany w zgłoszeniu rejestracyjnym informacje o ewentualnych błędach.
Należy podkreślić, że złożenie deklaracji musi nastąpić do końca miesiąca następującego po kwartale rozliczeniowym nawet, jeśli ostatni dzień przypada w weekend lub dzień ustawowo wolny od pracy.
Płatności wynikające z deklaracji OSS
Ustalona kwota podatku należnego powinna zostać wpłacona na specjalnie do tego przeznaczony rachunek bankowy Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Ważne jest, aby płatność została dokonana w walucie euro. W tytule przelewu należy wskazać nadany numer UNR, który umożliwia przypisanie środków do deklaracji, której dotyczy wpłata. Numer ten zostaje nadany przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, a podatnik otrzymuje go po złożeniu kwartalnej deklaracji na wskazany przy rejestracji adres mailowy.
Ewidencja prowadzona na cele OSS
Jednym z warunków prowadzenia rozliczeń w ramach OSS jest gromadzenie szczegółowej ewidencji, która powinna zostać przekazana na wezwanie organu w ciągu dwóch tygodni. Ze względu na tak krótki okres na dostarczenie wymaganych danych warto, aby podatnik gromadził i weryfikował je na bieżąco. Szczegółowe dane, które powinna zawierać ewidencja zostały określone w rozporządzeniu 282/2011. Są to między innymi informacje takie jak:
- państwo członkowskie konsumpcji, w którym dokonywane są dostawy towarów lub świadczone są usługi;
- rodzaj świadczonych usług lub opis i ilość towarów będących przedmiotem dostawy;
- data świadczenia usług lub dokonania dostawy towarów;
- podstawa opodatkowania ze wskazaniem zastosowanej waluty;
- wszelkie kolejne kwoty podwyższające lub obniżające podstawę opodatkowania;
- zastosowana stawka VAT.
Podatnik ma obowiązek przechowywania ewidencji przez 10 lat. Ponadto, musi ona zostać udostępniona na każde wezwanie organu.
Podsumowanie
Procedura OSS pozwala na znaczne uproszczenie rozliczeń podatkowych. Chociaż jej wdrożenie może wydawać się skomplikowanym procesem, to pozwala na znaczące ułatwienie działań poprzez możliwość rejestracji wyłącznie w jednym państwie identyfikacji.
Zachęcamy do kontaktu z naszymi doradcami, jeżeli potrzebują Państwo pomocy związanej z wdrożeniem i stosowaniem procedury OSS.