Szanowni Państwo,
Chcieliśmy przypomnieć, że początkiem lutego 2026 r. ruszył w Polsce obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe rozwiązanie jest wdrażane etapami przez różne podmioty:
- od 1 lutego 2026 r. – firmy, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT) są zobligowane do wystawiania faktur przez KSeF,
- od 1 kwietnia 2026 r. – grupa podmiotów zobowiązanych do korzystania z KSeF zostanie rozszerzona o pozostałe firmy.
Kwiecień zbliża się wielkimi krokami, a wraz z nim kolejny etap implementacji KSeF. Poniżej przedstawimy najistotniejsze informacje, które warto zweryfikować zanim korzystanie z KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorstw. Sprawdź co czeka twoją firmę!
KSeF – podsumowanie dotychczasowych doświadczeń
Mimo tego, że wprowadzenie nowego systemu zostało podzielone na dwa etapy, rozdzielając poszczególne grupy podmiotów ustalając różne terminy na przystąpienie do KSeF – mogła się pojawić grupa podatników, którzy pomimo, iż nie obowiązywał ich jeszcze KSeF, rekomendowane było już od 1 lutego korzystanie z KSeF. Dotyczyło to co zasady „dużych podmiotów”, ale objęło także ich kontrahentów, również zagranicznych ze względu na współpracę z tymi podmiotami. W związku z tym, aby kolejny początek miesiąca nie okazał się przykrą niespodzianką dla wielu przedsiębiorców rekomendujemy już teraz (to ostatni dzwonek), aby przygotować się na wejście KSeF od 1 kwietnia.
Kogo obejmie KSeF od 1 kwietnia 2026 roku?
Kolejny etap obejmie już wszystkich przedsiębiorców, a więc małe i średnie firmy, jednoosobowe działalności gospodarcze i podatników zwolnionych z VAT będą miały obowiązek wystawiać faktury w KSeF.
Co to oznacza?
Aby móc się przygotować do wdrożenia KSeF należy:
- pozyskać dostęp do samego systemu (poprzez ZAW-FA lub pieczęć elektroniczną),
- nadać uprawnienia administratora oraz dla innych osób, które miałyby mieć dostęp do KSeF oraz określenie ich uprawnień – nierozważne nadanie wszystkich uprawnień wszystkim użytkownikom może mieć niemiłe konsekwencje dla firmy w przyszłości,
- określenie jasnych procedur w zakresie działa w KSeF – teraz KSeF będzie Twoim głównych źródłem komunikacji w relacjach B2B i przesyłania oraz odbierania faktur VAT,
- przygotowanie firmy na sytuację trybów awaryjnych (offline, offline24, awaria),
- właściwe rozpoznanie obowiązków podatkowych w ramach nowego systemu.
Konsekwencje i kary
Chociaż rok 2026 ma być „wprowadzający”, a fiskus nie przewiduje stosowania w okresie przejściowym kar, nie należy tego ignorować. Od 2027 r. kary te będą już obowiązywać. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że przewidziana w przepisach ustawy o VAT abolicja w zakresie KSeF dotyczy stricte KSeF, tj. braku wdrożenia systemu, błędów technicznych czy wystawienia faktur poza KSeF. Przepisy nie wskazują, aby wyjątek ten dotyczył również innych kar, które mogą obejmować przedsiębiorców, np. odsetek podatkowych. W związku z tym, pomimo okresu przejściowego, nie należy odkładać KSeF na później.
Nasze rekomendacje
- Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś – aktywuj dostęp do systemu KSeF
- Zweryfikuj nadane uprawnienia
- Sprawdź, czy Twój program księgowy jest zintegrowany z KSeF
- Przeanalizuj obieg dokumentów w firmie, a także procedury wystawiania i odbioru faktur
Jak możemy pomóc?
Jeżeli z jakiegoś powodu twoje przedsiębiorstwo nie posiada jeszcze dostępu do KSeF, pomożemy Ci go zaimplementować i pomożemy Ci zapoznać się z obsługą całego systemu. Podczas konsultacji pomożemy Ci określić kto powinien mieć dostęp do systemu oraz w jaki sposób je nadać.
Jeśli nawet posiadasz już dostęp do KSeF i sprawnie w nim działasz, ale masz wątpliwości w zakresie interpretacji przepisów podatkowych, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami. Przy tak dynamicznych zmianach warto sięgnąć po wsparcie, a nasz zespół wykwalifikowanych specjalistów w Nexia Advicero jest gotowy do wsparcia Państwa nie tylko w zakresie przepisów, ale także w obszarze organizacyjnym, technologicznym i procesowym. W razie jakichkolwiek pytań, zapraszamy do kontaktu.