Choć sygnaliści niewątpliwie odgrywają kluczową rolę w wykrywaniu i zgłaszaniu naruszeń, przyczyniając się do ochrony interesu publicznego, to w polskim systemie prawnym nie było dotychczas kompleksowej regulacji, która zapewniałaby sygnalistom ochronę w związku z dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem.
Stan ten znacząco zmienia Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która 24 czerwca została opublikowana w Dzienniku Ustaw. Oznacza to, że tylko do 25 września podmioty prawne mają czas na przygotowanie się do wejścia w życie nowych przepisów. Najważniejszym obowiązkiem jest wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
W celu ułatwienia dostosowania Państwa organizacji do nowych obowiązków zapraszamy do zapoznania się z naszym newsletterem. Przedstawiamy w nim odpowiedzi na najważniejsze pytania, które pojawiają się w związku z ochroną sygnalistów.
1. Kim jest sygnalista?
Za sygnalistę uważa się osobę, która w kontekście związanym z pracą dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, pod warunkiem, że działa w dobrej wierze.
Działanie w dobrej wierze oznacza, że w chwili dokonania zgłoszenia dana osoba ma uzasadnione podstawy by sądzić, iż:
- zgłaszana informacja jest prawdziwa;
- zgłaszana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa.
Sygnalista nie musi być pracownikiem – może być to każda osoba świadcząca w danej organizacji szerokorozumianą pracę, nawet nieodpłatną. Jako przykłady osób innych niż pracownicy można wskazać: zleceniobiorcę, podwykonawcę, dostawcę, akcjonariusza lub wspólnika spółki, wolontariusza czy też stażystę.
2. Co to są działania odwetowe?
Wobec osoby, która uzyskała status sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, próby ani groźby zastosowania takich działań.
Za działania odwetowe uważa się wszelkie niepożądane działania lub zaniechania, spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, które mogą naruszać prawa sygnalisty lub wyrządzać mu szkodę.
Ustawa o ochronie sygnalistów zawiera otwarty katalog działań odwetowych, co oznacza, że zachowania w nim wymienione stanowią jedynie przykłady działań odwetowych i za takie działania mogą zostać uznane także inne czynności.
W przypadku sygnalistów będących pracownikami działania odwetowe mogą polegać między innymi na: rozwiązaniu stosunku pracy, obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę, wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu, dopuszczaniu się dyskryminacji czy też mobbingu. Jeżeli sygnalista nie jest pracownikiem, działania odwetowe mogą polegać przykładowo na: zaprzestaniu korzystania z usług sygnalisty lub wystawieniu negatywnej opinii o świadczonych przez niego usługach.
3. Kto jest zobowiązany do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych zobowiązany jest podmiot prawny, na rzecz którego pracę wykonuje co najmniej 50 osób.
Ustalając liczebność załogi należy uwzględniać:
- pracowników zatrudnionych na pełne etaty, bez względu na podstawę ich zatrudnienia czy czasową nieobecność, np. z uwagi na urlop rodzicielski;
- osoby zatrudnione na innej podstawie, na przykład kontraktorów B2B i zleceniobiorców.
Należy pamiętać, że liczbę zatrudnionych osób podmiot prawny ma obowiązek weryfikować 1 stycznia i 1 lipca każdego roku.
4. Czy przyjmowanie zgłoszeń anonimowych jest obowiązkowe?
Pracodawca nie ma obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Powinien jednak uwzględnić w procedurze zgłoszeń wewnętrznych informację o trybie postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi, a więc czy będą podlegały one przyjęciu i weryfikacji.
Przy podejmowaniu decyzji o dopuszczeniu zgłoszeń anonimowych należy wziąć pod uwagę korzyści i ryzyka związane z takim rozwiązaniem. Brak przyjmowania zgłoszeń anonimowych może spowodować, że sygnalista z obawy przed stygmatyzacją ze strony współpracowników zrezygnuje ze zgłoszenia naruszenia wewnątrz organizacji, co uniemożliwi wczesne wykrycie i rozwiązanie problemu, a w konsekwencji doprowadzi do jego eskalacji. Ponadto, brak przyjmowania zgłoszeń anonimowych w organizacji może wiązać się z ryzykiem ujawnienia naruszenia na zewnątrz, np. w mediach czy w Internecie i z podważeniem reputacji danego podmiotu na rynku.
Z drugiej zaś strony przyjmowanie anonimowych zgłoszeń wiąże się z koniecznością przeznaczenia dodatkowych zasobów ludzkich i pieniężnych na obsługę fałszywych zgłoszeń. Z praktyki wynika jednak, że nieprawdziwe zgłoszenia anonimowe stanowią zdecydowaną mniejszość wszystkich zgłoszeń.
5. Czy w ramach grupy kapitałowej możliwe jest wspólne uregulowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wspólne ich przyjmowanie oraz podejmowanie działań następczych?
Podmioty wchodzące w skład jednej grupy kapitałowej mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych i zdecydować, że jedna spółka z grupy, np. spółka-matka, będzie zajmować się przyjmowaniem zgłoszeń. Należy jednak pamiętać, że na gruncie Ustawy o ochronie sygnalistów spółka-matka jest podmiotem zewnętrznym w stosunku do spółki-córki, a wobec tego spółka-matka i spółka-córka muszą zawrzeć stosowną umowę upoważniającą spółkę-matkę do przyjmowania zgłoszeń dotyczących spółki-córki.
Chociaż możliwe jest ustalenie wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych i upoważnienia jednej spółki z grupy do przyjmowania tych zgłoszeń, to jednak każda spółka wchodząca w skład grupy kapitałowej jest zobowiązana do samodzielnego podejmowania działań następczych, co oznacza, że spółka-córka nie może zlecić spółce-matce przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, ponieważ musi je przeprowadzić wewnętrznie.