Od 2026 roku przedsiębiorców obowiązują nowe regulacje w związku z wprowadzeniem zmian w obszarze fakturowania, na skutek obowiązywania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF lub System). Zmiany te są spowodowane między innymi implementacją nowego formatu faktury, tj. XML. Nowe regulacje oraz tryby wystawiania faktur, zmiany w obszarze korygowania faktur, a także nowe zasady dodawania załączników mogą powodować liczne wątpliwości i nieporozumienia, dlatego w poniższym artykule zebraliśmy najpotrzebniejsze informacje, które pomogą Państwu w przygotowaniu do prawidłowego wdrożenia KSeF.
Obowiązki podatników
- Wystawianie faktur ustrukturyzowanych – w 2026 roku wystawienie faktury poza KSeF lub nieterminowe przesłanie faktury do Systemu nie będzie skutkowało naliczeniem kar pieniężnych, lecz już od 2027 roku za niewywiązywanie się z obowiązków na podatników będą nakładane kary. Tym samym już teraz warto skupić się na prawidłowym uporządkowaniu procesów.
- Odbieranie faktur ustrukturyzowanych – obowiązek ten dotyczy również podatników, u których wartość sprzedaży brutto w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Nie zmienia tego fakt, że dla tych podmiotów obowiązek wystawiania faktur w KSeF został przesunięty na 1 stycznia 2027 roku. Podmiotów tych nie ominie jednak odbieranie faktur ustrukturyzowanych, ponieważ ich kontrahenci wystawiają już dokumenty w Systemie.
- Zgłaszanie zamiaru wystawiania faktur z załącznikami – takie zgłoszenie należy wysłać poprzez e-Urząd Skarbowy. Nie jest to obligatoryjne.
Regulacje obowiązujące do końca 2026 roku
- podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli wartość ich miesięcznej sprzedaży brutto nie przekroczy kwoty 10 000 zł,
- dopuszczalne jest wystawianie faktur z kas rejestrujących oraz paragonów z NIP nabywcy do kwoty 450 zł traktowanych jako faktury uproszczone,
- obowiązek podawania numeru KSeF faktury w płatnościach między podatnikami czynnymi oraz w ramach mechanizmu podzielonej płatności został odroczony do końca 2026 roku,
- za nieprzystąpienie do Systemu i opóźnienia nie obowiązują sankcje w postaci kar pieniężnych.
Największe wyzwania, z którymi muszą zmierzyć się przedsiębiorcy
- Wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF,
- Prawidłowe ustalenie daty wystawienia i otrzymania faktury w Systemie,
- Nadanie numeru KSeF fakturze – nawet w przypadku wystawienia faktury w trybie offline lub awaryjnym,
- Sporządzenie korekty JPK_VAT po nadaniu numeru KSeF (jeżeli wystąpi taka konieczność),
Nasze rekomendacje
Podkreślamy, że w związku z wejściem w życie KSeF, przedsiębiorcy muszą zmierzyć się z nowymi obowiązkami i modyfikacją dotychczasowych procesów obowiązujących w prowadzonej działalności, dlatego tak ważne jest pełne zrozumienie implementowanych rozwiązań. Oto, co można zrobić, aby przygotować się na wejście w życie nowych regulacji, które zaczną obowiązywać już 1 kwietnia 2026 r.:
- Sprawdź, czy oprogramowanie w twoim przedsiębiorstwie jest zintegrowane z KSeF 2.0, ponieważ System będzie musiał obsługiwać faktury w strukturze FA(3), walidację plików XML, a także być gotowy na odbiór numerów identyfikacyjnych.
- Zadbaj o dostęp i uwierzytelnienie – jeśli nie posiadasz jeszcze dostępu do Systemu, przeprowadzimy cię przez wszystkie etapy krok po kroku oraz pomożemy nadać uprawnienia do Systemu.
- Przygotuj procedury działania na wypadek sytuacji awaryjnych, które mogą uniemożliwić tymczasowe wystawianie faktur w KSeF. W ramach wsparcia pomożemy wdrożyć procedurę wystawiania faktur w trybie offline, jak również wdrożyć certyfikaty, które umożliwią przesłanie faktur do Systemu po ustaniu awarii.
- Przeprowadzimy kompleksowe szkolenie z zakresu KSeF w Twoim przedsiębiorstwie, które umożliwi prawidłową obsługę Systemu przez pracowników odpowiedzialnych za proces sprzedaży, fakturowania oraz księgowość.
KSeF stanowi jedną z największych zmian w systemie fakturowania w Polsce. Wdrożenie obowiązkowego fakturowania w Systemie wymaga nie tylko dostosowania systemów informatycznych, ale także reorganizacji procesów księgowych w przedsiębiorstwach. Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia w prawidłowej implementacji nowych regulacji, zapraszamy do kontaktu z ekspertami Nexia Advicero.