Polscy podatnicy od 2026 roku będą zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), obecnie system można stosować dobrowolnie. Ta zmiana wpłynie nie tylko na transakcje krajowe, ale również na handel międzynarodowy. Zarówno polscy podatnicy, jak i ich zagraniczni kontrahenci będą bowiem musieli dostosować się do nowych zasad wystawiania i przesyłania faktur.
Polska nie jest jednak jedynym krajem w Europie, który wprowadza reformy w zakresie e-invoicingu. Wiele krajów Unii Europejskiej, takich jak Włochy, Francja czy Hiszpania, już wdrożyło lub planuje wdrożyć podobne systemy. Warto więc zastanowić się, jakie obowiązki dla polskich podatników i zagranicznych kontrahentów wynikają z polskiej reformy fakturowania i co łączy KSeF z reformami w zakresie e-invoicingu w innych krajach.
Odbieranie faktur zagranicznych – co polski podatnik musi zrobić w KSeF?
Przede wszystkim należy wskazać, że wszystkie faktury wystawiane i odbiera przez polskiego podatnika korzystającego z KSeF będą musiały trafić do tego systemu w odpowiednim formacie. Zagraniczni kontrahenci wystawiający faktury na rzecz polskich podmiotów nie będą zobowiązani do stosowania systemu, a więc wystawiać faktury ustrukturyzowanej ani przesyłać je za pośrednictwem KSeF.
Polski podatnik, otrzymując zagraniczną fakturę (np. e-mailem), będzie musiał ją ręcznie wprowadzić do KSeF. Można to zrobić na dwa sposoby:
- konwersja faktury: konieczne będzie przekształcenie zagranicznej faktury na format akceptowany przez KSeF, a następnie wprowadzenie jej do systemu. Tego typu operacje mogą wymagać wykorzystania specjalistycznego oprogramowania, które ułatwi integrację różnych formatów faktur;
- manualne wprowadzenie danych: w przypadku braku możliwości automatycznej konwersji, przedsiębiorca może być zmuszony do ręcznego wprowadzenia danych z faktury zagranicznej do KSeF.
Faktury wystawione w KSeF na rzecz zagranicznych kontrahentów
Polscy podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur także w przypadku transakcji z zagranicznymi kontrahentami. Oznacza to, że każda faktura wystawiona w Polsce będzie musiała zostać zarejestrowana w systemie KSeF, nawet jeśli odbiorca znajduje się poza granicami kraju.
Jednakże zagraniczni kontrahenci nie będą mieli bezpośredniego dostępu do polskiego systemu KSeF, co oznacza, że faktury nie będą automatycznie przesyłane do nich przez ten system. Po wystawieniu faktury w KSeF, podatnik będzie musiał samodzielnie przekazać dokument swojemu zagranicznemu partnerowi handlowemu. Może to być zrealizowane za pomocą tradycyjnych metod, np. takich jak e-mail.
E – invoicing w innych krajach
Podstawą prawną dla wprowadzenia KSeF oraz podobnych systemów e-fakturowania w krajach Unii Europejskiej jest pakiet legislacyjny VAT in the Digital Age (ViDA), którego celem jest cyfryzacja systemów VAT. Choć ViDA przewiduje szeroką cyfryzację fakturowania, poszczególne kraje UE wprowadzają te reformy niezależnie, a ich krajowe systemy nie są bezpośrednio połączone.
Oznacza to, że obecnie KSeF nie jest zintegrowany z systemami e-invoicingu obowiązującymi w innych państwach członkowskich, takich jak włoski Sistema di Interscambio (SdI) czy francuski Chorus Pro – systemy te funkcjonują całkowicie niezależnie i choć podobne mogą opierać się na innych założeniach. W związku z tym, możliwe, że polscy przedsiębiorcy handlujący z zagranicznymi partnerami będą wystawiać faktury w KSeF zgodnie z obowiązującymi w Polsce zasadami, wysyłać je do kontrahentów e-mailem, po czym ci kontrahenci będą musieli konwertować je zgodnie z wymogami ich systemu fakturowania.
W przyszłości, rozwój ViDA może doprowadzić do ujednolicenia tych systemów, jednak na chwilę obecną państwa członkowskie prowadzi swoje reformy autonomicznie.
Niestosowanie się do zasad fakturowania wynikających z reformy e-invoicingu może prowadzić do poważnych konsekwencji dla podatników, w tym wysokich kar finansowych. Co więcej, brak zgodności wystawianych faktur z przepisami może uniemożliwić zarówno wystawianie, jak i odbieranie faktur, co poważnie zakłóci działalność przedsiębiorstwa.
W konsekwencji istotnym jest, aby polscy podatnicy z jednej strony powiadomili swoich zagranicznych kontrahentów o tym w jaki sposób zmiany systemu fakturowania w Polsce wpłyną na ich dotychczasową współpracę, a z drugiej, aby zapoznali się z zasadami fakturowania, które będą obowiązywały w kraju kontrahenta po wprowadzeniu u niego odpowiednika polskiego KSeF.