Obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) w znaczący sposób wpłynie na wystawianie i obierania faktur w ramach działalności gospodarczej. Warto, więc jeżeli jeszcze nie zaczęli Państwo przygotowań do wdrożenia KSeF zapoznać się z podstawowymi zasadami tym zakresie. Zachęcamy również do zapoznania się przygotowaną przez nas listą kroków niezbędnych do wdrożenia KSeF, którą znajdziecie Państwo pod linkiem KSeF – ocena stopnia przygotowania do nowego obowiązku.
Na wstępie warto przypomnieć, że od 1 lipca 2024 r. przedsiębiorcy będą posługiwać się fakturami ustrukturyzowanymi, zapisanymi w formie ściśle opisanego przepisami pliku XML. Ma ona postać tylko elektroniczną i wystawiana jest według odgórnie narzuconej struktury logicznej.
Wystawianie faktur
Wystawienie faktur z wykorzystaniem KSeF jest możliwe na dwa sposoby, tj.:
- bezpośrednio w darmowej aplikacji systemu KSeF, która została udostępniona przez Ministerstwo Finansów, poprzez uzupełnienie wszystkich niezbędnych danych;
- poprzez zewnętrzne komercyjne programy księgowe zintegrowane z KSeF, które umożliwiają automatyczne przesłanie faktury do KSeF lub jej ręczne wczytanie w formacie XML.
Ręczne wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej bez korzystania z programu księgowego (chociażby w celu przygotowania faktury w formacie XML) może sprawić trudności, w związku z czym Ministerstwo Finansów udostępniło Podręcznik użytkowania Aplikacji Podatnika KSeF, w którym został zawarty poradnik jak to zrobić krok po kroku.
Po prawidłowym wystawieniu i wysłaniu faktury sprzedażowej pojawi się ona automatycznie na koncie nabywcy w KSeF. Warto zaznaczyć, że system weryfikuje czy osoba wystawiająca fakturę ma uprawnienie oraz zgodność danych ze schemą, a nie poprawność merytoryczną wprowadzonych danych. Jeżeli zostanie wprowadzony np. błędny NIP kontrahenta, należy skorygować tę fakturę „do zera” i dodatkowo przesłać odrębną fakturę zawierającą poprawny numer NIP.
Faktury ustrukturyzowane można wysyłać do systemu w paczkach lub pojedynczo, przy czym wysyłka w paczkach pomimo tego, iż jest szybszym, bardziej efektywnym sposobem niesie za sobą ryzyko odrzucenia całego pakietu faktur ustrukturyzowanych z powodu jednego wadliwego pliku. W przypadku zdecydowania się na wysłanie wielu faktur w jednej paczce zalecamy zweryfikować wprowadzone dane, ponieważ przetworzenie dużej grupy faktur ustrukturyzowanych przez KSeF może zająć nawet kilka dni.
Odbieranie faktur
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu nadania numeru identyfikującego (a nie tak jak dotychczas – w momencie otrzymania). Fakturę ustrukturyzowaną podatnik będzie mógł pobrać z rządowej platformy w jednym z trzech wybranych formatów (XML, HTML, PDF). Ważne jest, aby po pobraniu takiej faktury zweryfikować jej treść, w celu wyeliminowania ewentualnych błędów.
Lista faktur
Wszystkie wystawione oraz odebrane faktury ustrukturyzowane będą znajdywać się w pozycji menu „Lista faktur” w KseF. Po wciśnięciu tej opcji pojawi się możliwość wybrania jednej z czterech zakładek (faktury sprzedażowe, faktury zakupowe, faktury innego podmiotu, faktury podmiotu upoważnionego) pozwalających na przegląd oraz pobranie znajdujących się tam faktur ustrukturyzowanych.
Podsumowanie
Powyżej zostały opisane jedynie podstawowe informacje dotyczące mechanizmu wprowadzania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
W jednym z następnych wpisów przedstawimy więcej szczegółów dotyczących różnic pomiędzy obecnie stosowanymi fakturami a fakturami ustrukturyzowanymi.
Serdecznie zapraszamy również na webinar pt.: KSeF w praktyce
Który odbędzie się w terminie: 3 października 2023 r.
w godzinach 10:00 – 11:00
Nasi eksperci przedstawią poniższe tematy:
KSeF – co o nim wiemy na 9 miesięcy przed wprowadzeniem nowego obowiązku
- Podatnicy zobowiązani – katalog i terminy
- Postępy MF we wdrożeniu systemu
- Co trzeba przygotować w przedsiębiorstwie przed wejściem w życie przepisów
- Czy KSeF to realne zagrożenie sparaliżowania operacyjnej działalności spółki i jej płynności finansowej w 2024?
KSeF – główne aspekty wystawiania i odbierania faktur
- Faktura ustrukturyzowana – czyli jak będzie ona wyglądać w KSeF, co musi a co może na niej się pojawić oraz czego nie będzie można ująć na fakturze
- Moment wystawiania i otrzymywania faktury – konsekwencje prawne, wpływ na terminy i obowiązki podatkowe
- Fakturowanie poza KSeF – kategorie i skutki braku możliwości korzystania z KSeF
KSeF – wdrożenie i korzystanie z systemu a rozliczenia podatku VAT
- Obowiązek podatkowy w VAT przy wystawianiu faktury ustrukturyzowanej
- Prawo do odliczenia VAT przy otrzymaniu faktury ustrukturyzowanej
- Faktury korygujące w KSeF
- KSeF a faktury zaliczkowe, noty korygujące, faktury pro forma
- KSeF a sprzedaż na rzecz osób fizycznych
KSeF – na co zwrócić uwagę wybierając firmę wspierającą wdrożenie systemy
Webinar zostanie przeprowadzony w języku polskim. Udział jest bezpłatny.
Wszystkich zainteresowanych prosimy o potwierdzenie udziału poprzez wysłanie maila na adres gnowosielska@advicero.eu z dopiskiem „Imię, Nazwisko, Nazwa firmy”.
