W 2026 roku w Polskim systemie podatkowym zaczął obowiązywać Krajowy System e-Faktur (dalej: KSeF lub System). Oznacza to, że duża grupa przedsiębiorców została już objęta obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. Mogą zdarzyć się jednak sytuacje, w których wystawiona faktura nie trafi do Systemu, ponieważ sprzedawca nie zaimplementował jeszcze KSeF lub źle rozpoznał termin wdrożenia obowiązku dołączenia do Systemu przez Spółkę i tym samym dokumentuje transakcje tradycyjnymi fakturami poza Systemem. Na skutek tego powstają wątpliwości czy pozwoli to bezpiecznie odliczyć VAT z otrzymanego dokumentu. W treści artykułu spróbujemy wyjaśnić Państwu w jaki sposób wystawienie faktury poza KSeF wpływa na możliwość odliczenia podatku VAT z faktury.
Stanowisko Krajowej Informacji Skarbowej
Przedmiotowy temat budzi liczne wątpliwości podatników. Skutkuje to tym, że od 2025 roku publikowana jest coraz większa ilość interpretacji indywidualnych, które wydaje Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.
W treści niniejszego artykułu wskazaliśmy przykładowe rozstrzygnięcie wynikające z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 27 kwietnia 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.184.2026.3.KO. W ocenie Krajowej Informacji Skarbowej: „Odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika. Ta zasada wyłącza jednocześnie możliwość odliczania podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli tych które są wykorzystywane do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających opodatkowaniu. Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje pod warunkiem, że:
– spełnione zostały przesłanki pozytywne, wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy oraz
– nie zaistniały przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.”
Co więcej, organy interpretacyjne wyjaśniają, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury zależy od spełnienia warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia KSeF (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Wyjaśnione zostało również, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców.
Kiedy przysługuje możliwość odliczenia podatku z faktur wystawionych poza Systemem?
W przypadku gdy nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (objętym obowiązkowym KSeF) poza Systemem (a tym samym otrzyma wadliwie wystawiony dokument), możliwe będzie odliczenie podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie wynika z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku ważna jest prawidłowość materialna faktury. Oznacza to, że dokument musi potwierdzać, że w rzeczywistości miała miejsce dostawa towarów lub świadczenie usług pomiędzy konkretnymi podmiotami wskazanymi w treści dokumentu, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Czynnym podatnikom podatku VAT przysługuje prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez dostawców dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych poza KSeF (wbrew obowiązkowi) na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie faktury poza Systemem nie pozbawia nabywcy do odliczenia podatku naliczonego. Nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
Podsumowanie
Przedmiotowe stanowisko w ostatnim czasie jest prezentowane bardzo często przez organy podatkowe, które wskazują, że brak wystawienia faktury w Systemie nie pomimo obowiązku nie odbiera prawa do odliczenia podatku VAT przez nabywcę. Warto jednak pamiętać, że stanowisko organów stanowi ochronę dla podatników posiadających interpretację indywidualną. Zachęcamy do zagwarantowania bezpieczeństwa podatkowego w formie pozyskania własnej interpretacji indywidualnej. W tym celu zapraszamy do kontaktu z Ekspertami Nexia Advicero.