Blog

Advicero Nexia
Strona główna / Blog / KSEF a rozliczenie firmowego wydatku przez pracownika

KSEF a rozliczenie firmowego wydatku przez pracownika

Obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. dla większości podatników KSeF to rewolucyjna zmiana, która wpłynie nie tylko na wystawianie i wysyłkę faktur sprzedażowych oraz odbieranie faktur zakupowych związanych z działalnością podatnika, ale również na inne, pozornie mniej istotne procesy w każdej firmie, bez których jednak nie może ona funkcjonować. Jednym z nich jest dokonywanie zakupów przez pracowników, w tym np. paliwa na stacjach benzynowych czy materiałów biurowych oraz drobnych artykułów spożywczych w supermarketach.

Jak to wygląda obecnie?

Standardem jest, że w firmach część zakupów związanych z ich codziennym funkcjonowaniem jest dokonywanych bezpośrednio przez pracowników, którzy otrzymują bezpośrednio do ręki fakturę w formie papierowej lub na e-maila w formie elektronicznej, najczęściej w formacie pdf. Następnie po dokładnym opisaniu faktury zgodnie z wytycznymi działu księgowego jest ona przekazywana do działu księgowego.

Dział księgowy sprawdza formalną poprawność dokumentu, opis i po zatwierdzeniu wydatku, czasami również przez przełożonego pracownika, faktura jest księgowana, a pracownik, jeżeli zapłacił z własnych środków, otrzymuje zwrot założonych pieniędzy. Cały proces rozliczenia wydatku służbowego jest zazwyczaj kilkustopniowy i opisany w wewnętrznej procedurze firmowej dostępnej w intranecie firmy.

Jak KSeF wpłynie na rozliczanie zakupów dokonywanych przez pracowników?

Od 1 lipca 2024 r. pracownik nie otrzyma już do ręki lub na skrzynkę e-mail faktury wystawionej z tytułu dokonywanych zakupów. A przynajmniej nie otrzyma faktury tak jak dotychczas, bo to będzie możliwe wyłącznie przez KSeF. W obiegu B2B wszystkie faktury będą wysyłane i odbierane za pośrednictwem KSeF, a jej zidentyfikowanie przez odbiorcę będzie możliwe dzięki nadanemu jej unikalnemu numerowi identyfikacyjnemu.

Natomiast do systemu KSeF dostęp będą miały jedynie osoby upoważnione przez podatnika, co do zasady pracownicy działu księgowości, a więc ich przekazanie będzie się odbywało bez udziału osoby, która faktycznie dokonała zakupu.

Kolejnym problemem jest brak możliwości sortowania faktur w KSeF. Wszystkie faktury zakupowe, niezależnie od tego kto je wystawił i czego dotyczą, będą wpływały do jednego zbioru. Tym samym faktura dotycząca zakupu dokonanego przez pracownika pojawi się na liście faktur wśród wielu innych (czasami wręcz tysięcy) wystawionych przez innych dostawców danego podmiotu, bez łatwej możliwości jej wyszukania.

Należy również zwrócić uwagę, że przez KSeF możliwe będzie przesyłanie jedynie faktur ustrukturyzowanych, tj. sporządzonych według ujednoliconego wzoru zawierającego pola obowiązkowe, dodatkowe i fakultatywne, a więc podmiot wystawiający będzie miał ograniczone możliwości modyfikowania ich treści. Ponadto nie będzie mógł załączać do nich jakichkolwiek załączników.

Jak przygotować się na zmiany w procesie zakupowym?

KSeF w wielu aspektach usprawni proces fakturowania i będzie narzędziem dającym realne oszczędności czasu dla przedsiębiorców. Nie da się jednak nie zauważyć, że dokonywanie zakupów przez pracowników będzie znacząco utrudnione, dlatego tak istotne jest odpowiednie przygotowanie.

  • Po pierwsze należy dokonać ogólnej oceny przygotowania firmy do wdrożenia KSeF. Szerzej na ten temat piszemy w naszym wpisie na blogu: KSeF – ocena stopnia przygotowania do nowego obowiązku.
  • Po drugie dokładnie przeanalizować obecny proces dokonywania zakupów przez pracowników, a jeżeli został on sformalizowany w formie procedury, również tą procedurę, tak aby ustalić jak należy ją dostosować do zmian wprowadzonych przez KSeF.
  • Po trzecie należy zapewnić, aby nasz system księgowo-finansowy umożliwiał nam takie połączenie z KSeF, aby faktury od poszczególnych dostawców były sortowane, np. po numerze NIP.
  • Po czwarte w przypadku stałych kontrahentów, od których robimy drobne zakupy, np. stacja paliw jednej marki lub pobliska sieć supermarketów, warto zapoznać się, w jaki sposób będą oni podchodzić do nowych obowiązków związanych z KSeF i czy zaproponują rozwiązania, które będą odpowiadały na nasze problemy.
  • Po piąte rozważyć, aby przez pierwsze miesiące po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF pracownicy, którzy będą dokonywać dla nas zakupów, prosili dostawców o (1) równoległe przesyłanie wizualizacji faktur na adres e-mail lub wręczali ich wydruk (takie rozwiązanie będzie możliwe, ale należy pamiętać, że wizualizacja nie będzie fakturą) oraz o (2) dołączanie do wizualizacji załączników, o ile zachodzi taka potrzeba bądź umieszczanie w polu „fakultatywne” linku do wirtualnego dysku, na którym zostaną umieszczone pliki do pobrania. Możliwość skorzystania z powyższych rozwiązań warto również przećwiczyć przed 1 lipca 2024 r. tak, aby nie zostać zaskoczonym. Od tego dnia wystawianie faktur poza KSeF nie będzie już możliwe dla większości podmiotów w relacjach B2B.

Oczywiście należy się spodziewać, że wystawcy faktur będą starali się wprowadzić udogodnienia dla swoich klientów przyzwyczajonych do obecnych standardów, tj. otrzymania faktury „od ręki”, w postaci np. wydrukowania lub przesłania wizualizacji faktury – o ile jednak sam KSeF pozwoli na takie szybkie działanie. Nie zwalania to jednak odbiorcy faktury z konieczności jej zidentyfikowania w KSeF i jej prawidłowego zaksięgowania.