Podatkowa księga przychodów i rozchodów (dalej: „KPiR”) to forma ewidencji przedstawiającej zdarzenia związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Księgowane są w niej przychody zarówno związane z, jak i niewynikające z działalności gospodarczej, a także wydatki poniesione w związku z jej prowadzeniem.
Należy ją założyć na pierwszy dzień prowadzenia działalności gospodarczej i aktualizować raz dziennie po zakończeniu dnia, najpóźniej do momentu rozpoczęcia działalności następnego dnia. Musi być prowadzona w języku polskim i walucie polskiej, w sposób rzetelny i niewadliwy.
KPiR jest uproszczoną formą ewidencji w stosunku do pełnych ksiąg rachunkowych. Jednocześnie możliwość jej stosowania zawężona jest do określonej grupy podmiotów. Na jej podstawie ustalane są zobowiązania w podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie ma jednak ograniczenia dotyczącego korzystanie z różnorodnych preferencji podatkowych przy prowadzeniu KPiR.
Chętnie korzystają z niej mali podatnicy. Pozwala bowiem na dokonywanie mniej szczegółowych zapisów. To zwłaszcza w przypadku mniej skomplikowanych przedsiębiorstw jest korzystniejsze, ponieważ wymaga mniejszego nakładu pracy na prowadzenie księgowości bez odbierania waloru jakościowego, jaki potrzebny jest większy przedsiębiorstwom. Z drugiej jednak strony wiąże się z obowiązkami prowadzenia dodatkowych ewidencji, w tym środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, kupna i sprzedaży wartości dewizowych czy sprzedaży.
Czy KPiR jest tylko dla jednoosobowych działalności gospodarczych?
Nie! Możliwość korzystania z KPiR ma rzeczywiście ograniczona pula przedsiębiorców. Jednak nie są to tylko jednoosobowe działalności gospodarcze, ale też na przykład niektóre spółki osobowe czy cywilne. Zapraszamy do lektury artykułu o korzyściach płynących z korzystania z KPiR oraz podmiotach, które mają taką możliwość.
Czy prowadzenie KPiR zawsze jest korzystniejsze niż ksiąg rachunkowych?
Niekoniecznie! KPiR jest alternatywną dla ksiąg rachunkowych formą ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych. Ogólnie rzecz biorąc, KPiR jest ewidencją prostszą. Każda z nich jednak wiąże się z pewnymi przewagami nad tą drugą. W przypadku KPiR jest to np. uproszczone kategoryzowanie przychodów i kosztów. Księgi rachunkowe z kolei przedstawiają bardziej szczegółowy obraz sytuacji przedsiębiorstwa. Pełniejszego porównania KPiR do ksiąg rachunkowych dokonaliśmy w podlikowanym artykule. Zachęcamy do zapoznania się z nim oraz skorzystania z ekspertyzy Nexia Advicero pod kątem wybrania korzystniejszej formy dla Państwa biznesu.
Czy prowadząc KPiR możemy korzystać z preferencji podatkowych?
Tak! Prowadzenie ewidencji w formie uproszczonej nie odbiera możliwości korzystania z preferencji podatkowych, w tym: ulgi B+R, ulgi IP Box, PSI, ulgi na robotyzację, ulgi na prototyp, ulgi na ekspansję, ulgi na innowacyjnych pracowników. Każda z nich powinna jednak być odpowiednio dokumentowana. Ewidencjonowanie jest zależne od rodzaju preferencji, o czym pisaliśmy w artykule Ewidencja przy KPiR a wybrane preferencje podatkowe.
W jakiej formie powinniśmy prowadzić KPiR?
Albo papierowej, albo elektronicznej. Każda z nich wiąże się z pewnymi obowiązkami formalnymi – pierwsza ze spięciem i ponumerowaniem stron, druga m.in. z posiadaniem instrukcji programu komputerowego do jej prowadzenia i jego zabezpieczeniem. Niezależnie od formy, musi być prowadzona w języku polskim i w polskich złotych. Ponadto należy pamiętać, by KPiR była prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy oraz o pozostałych opisanych przez nas zasadach.
Czy w KPiR ujmuje się wszystkie przychody i rozchody?
Nie! W KPiR nie ujmuje się np. zaliczek, kosztów inwestycji w czasie jej realizacji, obrotu opakowaniami zwrotnymi czy dotacji. Należy jednak ująć w niej przychody z działalności gospodarczej i pozostałych źródeł oraz koszty zakupów, wydatki związane z prowadzeniem działalności i prace badawczo-rozwojowe. Z kolei moment ujęcia zdarzeń gospodarczych zależy między innymi od wybranej metody – kasowej albo memoriałowej, dnia wydania towarów czy wystawienia faktury. Przedmiot i moment księgowania w KPiR opisaliśmy bardziej szczegółowo w jednym z poprzednich artykułów.
