Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest prowadzenie właściwej ewidencji zdarzeń gospodarczych. Między innymi spółki handlowe co do zasady mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednak osoby fizyczne, spółki cywilne, jawne i partnerskie osiągające przychody nieprzekraczające równowartości 2 mln euro oraz opodatkowane liniowo albo na zasadach ogólnych mają możliwość wyboru pomiędzy księgami rachunkowymi a podatkową księgą przychodów i rozchodów (dalej: „KPiR”). Należy jednak przy tym wziąć pod uwagę różnice pomiędzy tak zwaną księgowością pełną i uproszczoną.
Zawartość ewidencji
Podstawową różnicą jest zakres danych objętych ewidencją. KPiR między innymi nie obejmuje wszystkich składników majątkowych przedsiębiorstwa. Nie wykazuje się w niej również źródeł finansowania. Co do zasady, KPiR zawiera jedynie informacje o przychodach i rozchodach. Wyróżnia się spośród nich wartości sprzedanych towarów i usług, zakupy towarów handlowych i materiałów oraz w postaci wynagrodzenia w gotówce, a także pozostałe wydatki i takie przepływy podsumowuje się następnie co miesiąc. Z kolei informacje dotyczące gotówki i należności pojawiają się w zestawieniu tylko raz na rok.
Z kolei księgowość pełna obejmuje dużo większy zakres danych, w tym zapasy, źródła finansowania, należności. Te same zdarzenia gospodarcze zapisuje się w księdze głównej na poszczególnych kontach i w dzienniku dokumentującym je w sposób chronologiczny. W wyniku prowadzenia księgi rachunkowej, przedsiębiorca uzyskuje zsyntetyzowaną informację o sumie aktywów i pasywów przedsiębiorstwa, a także o jej obrotach i saldach. Dzięki temu otrzymuje pełną sytuację finansową firmy.
Dodatkowe obowiązki i koszty
Ponadto z prowadzeniem ksiąg rachunkowych związany jest obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego, w którego skład wchodzą między innymi bilans, rachunek zysków i strat, a także informacja dodatkowa obejmującą wprowadzenie do sprawozdania finansowego. Z kolei przy KPiR obowiązkowe jest prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych, a w przypadku powierzenia ksiąg biuru rachunkowemu, również ewidencji sprzedaży. Nie są to jednak dane wykraczające poza zakres tego, co znajduje się w księgach rachunkowych.
Ze względu na poziom skomplikowania i szczegółowości, prowadzenie KPiR jest również mniej czasochłonne. To z kolei przekłada się na koszt prowadzenia jej samodzielnie lub przez biuro rachunkowe, który będzie niższy niż w przypadku ksiąg rachunkowych. Do prowadzenia tych ostatnich najczęściej potrzebna jest specjalistyczna wiedza i dlatego powierza się je wykwalifikowanym księgowym. Jednocześnie ze względu na niski koszt prowadzenie KPiR warto powierzyć profesjonalistom, żeby samemu móc skupić się na prowadzeniu biznesu.
Podsumowanie
Podsumowując, prowadzenie księgowości w sposób uproszczony różni się znacznie od pełnej księgowości. Różnica przejawia się już w samych przepisach dotyczących tych form prowadzenia ewidencji – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U.2023.120 t.j.) reguluje prowadzenie ksiąg rachunkowych w ponad dwa razy większej liczbie przepisów niż rozporządzenie ministra finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U.2019.2544) . Praktyczna wiedza z zakresu obu ewidencji pozwala specjalistom Nexia Advicero służyć wsparciem w analizie potrzeb przedsiębiorcy i dobraniu optymalnego rozwiązania.