Tablet lub telefon zamiast tradycyjnej kasy rejestrującej. Sprawdź czy w ramach prowadzonej działalności możesz skorzystać z wirtualnej kasy rejestrującej i zapoznaj się z najważniejszymi informacjami.
Kto może korzystać z możliwości kasy rejestrującej w postaci oprogramowania?
Kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane przez podatników, którzy wykonują następujące czynności:
- usługi przewozowe,
- usługi transportowe,
- usługi noclegowe,
- usługi gastronomiczne,
- sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych przeznaczonych do celów opałowych.
Szczegółowy katalog czynności zawarty w Rozporządzeniu Ministra Finansów wskazuje konkretne usługi (wg PKWiU), w odniesieniu do których podatnik może, ale nie musi zastosować kasę rejestrującą w postaci oprogramowania. Rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 czerwca 2020 r., jednak w przypadku niektórych branż:
- usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami,
- usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami,
- usług przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych,
podatnicy będą mogły skorzystać z kas wirtualnych dopiero od 1 lipca 2020 r. Korzystanie z kas wirtualnych może usprawnić i ułatwić wywiązanie się z ewidencji sprzedaży oraz zmniejszyć koszty prowadzonej działalności gospodarczej. Dodatkowo należy zauważyć, że w przypadku gdy przedsiębiorca świadczy również inne usługi (lub towary) niż te wymienione w rozporządzeniu, to sprzedaż nie może być zaewidencjonowana przy pomocy wirtualnej kasy. Jako przykład można wskazać sklep, w którym oprócz węgla i brykietu na opał sprzedawane są również różne elementy wyposażenia domu (kotły, meble, itp.). W związku z Rozporządzeniem sprzedaż ewidencjonowana za pomocą wirtualnej kasy może zostać zastosowana tylko w przypadku sprzedaży węgla lub brykietu na cele opałowe, natomiast w przypadku sprzedaży innych produktów należy zastosować zwykłą kasę fiskalną. Podsumowując, Rozporządzenie zawiera zamknięty katalog czynności, których sprzedaż można ewidencjonować za pomoc kasy rejestrującej w postaci oprogramowania.
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania można znaleźć tutaj -> http://dziennikustaw.gov.pl/DU/2020/0965
Istotne dane techniczne.
Aby móc stosować kasę rejestrującą w postaci oprogramowania nie wystarczy posiadać tylko telefon bądź tablet. Rozporządzenie również wskazuje wymagania techniczne, które powinny zostać spełnione. Poniżej niektóre z nich:
- kasa powinna posiadać ważny certyfikat (ważny nie krócej niż 5 lat i nie dłużej niż 10 lat od daty wystawienia) – oprogramowanie będzie certyfikowane przez Główny Urząd Miar,
- kasa powinna być podłączona do drukarki i zapewnić poprawny wydruk – kasa przesyła do wydruku dokumenty fiskalne oraz niefiskalne o określonych parametrach (nie węższy niż 57 mm, zawierające znaki nie mniejsze niż 2,5 mm, a także zawierające nie mniej niż 17 znaków w linii),
- dostęp do Internetu – komunikacja urządzeń przez Internet z Centralnym Repozytorium Kas.
Szczegółowe dane techniczne dotyczące zawartości, zapisu oraz przechowywania danych i wystawianych dokumentów zawiera załącznik nr 1 do Rozporządzania (http://dziennikustaw.gov.pl/DU/2020/957).
Pomimo wskazanych wytycznych nadal istnieją wątpliwości czy dane znajdujące się w wirtualnych kasach będą dostatecznie zabezpieczone. Dodatkowo zwiększone jest ryzyko kradzieży lub zgubienia kasy wirtualnej w przypadku gdy korzystamy z niej w telefonie. Rozporządzenie wskazuje, że w przypadku awarii kasy związanej z wystąpieniem błędu weryfikacji danych w bazie danych kasy należy nie później niż w terminie 24 godzin od stwierdzenia awarii powiadomić o tym właściwego (dla podatnika) naczelnika urzędu skarbowego, a w przypadku utraty kasy – nie później niż w terminie 3 dni od powzięcia informacji o utracie.
Inne kwestie Rozporządzenia.
- Zwroty towarów i uznanie reklamacji – zgodnie z Rozporządzeniem zwroty oraz uznane reklamacje należy ująć w odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji, która powinna m.in. zawierać: datę sprzedaży, nazwę towaru lub usługi, termin dokonania zwrotu/ reklamacji, wartość brutto oraz dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży.
- Postępowanie w przypadku oczywistej omyłki – w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki, korektę należy ująć w odrębnej ewidencji pomyłek z informacją o błędnie zaewidencjonowanej sprzedaż oraz krótkim opisem przyczyn i okoliczności popełnienia pomyłki.
- Oświadczenie osoby prowadzącej ewidencję – przez rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, podatnik jest zobowiązany do zapoznania osoby, która będzie prowadzić u niego ewidencję, z informacjami o zasadach ewidencji (w tym o zasadach prowadzenia ewidencji, wystawiania oraz wydawania paragonu fiskalnego, a także o skutkach ich nieprzestrzegania). Następnie osoba ta przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji (wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia, oświadczenie powinno zostać sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach).
Zgodnie z wprowadzonymi zmiany tylko część podatników (wybrane branże określone w Rozporządzeniu) może (a nie musi) skorzystać z kasy rejestrującej w postaci oprogramowania. Zaletami kas wirtualnych jest na pewno zmniejszenie kosztów, jednak czy jest to wystarczające, aby zachęcić przedsiębiorców do korzystania z takiego rozwiązania. Wymagane jest również przeszkolenie osoby, która ma prowadzić ewidencję wraz ze złożeniem stosownego oświadczenia. W przypadku zwrotów, uznanych reklamacji lub omyłek oczywistych należy prowadzić odrębne ewidencje. Jednak dopiero praktyka pokażę, czy to rozwiązanie ułatwi działalność przedsiębiorcom, czy jedynie zwiększy efektywność działań administracji skarbowej.