Ciągłe zmiany regulacyjne w Polsce sprawiają, że utrzymanie zgodności z przepisami podatkowymi i formalno-prawnymi stanowi wyzwanie dla wielu przedsiębiorców. Dnia 25 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał dwa nowe rozporządzenia dotyczące kas rejestrujących. Celem niniejszego artykułu jest rozwianie wątpliwości związanych z aktualnymi obowiązkami w zakresie stosowania tych urządzeń fiskalnych.
Od 1 lipca 2025 roku skończył się już okres przejściowy przewidziany w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Oznacza to, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych objął kolejne grupy podatników.
Zmiany te mają na celu dalsze uszczelnienie systemu VAT oraz ograniczenie nieuczciwej konkurencji, co w dłuższej perspektywie powinno przyczynić się do poprawy warunków prowadzenia działalności gospodarczej – zwłaszcza dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.
Niezależnie od formy zapłaty czy sposobu dostawy, dotychczasowe zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej nie mają już zastosowania dla sprzedaży następujących towarów:
- Wyrobów przeznaczonych do palenia lub wdychania bez spalania
- Wyrobów zawierających alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50% (np. płyny do odmrażania, rozpuszczalniki, płyny odkażające, rozcieńczalniki farb)
- Paliw stałych przeznaczonych do celów opałowych, w tym: węgla, brykietu i podobnych paliw stałych.
Zmiany te dotyczą również przedsiębiorców, którzy wznowili sprzedaż tych towarów w pierwszej połowie 2025 roku. Nawet jeśli obrót ze sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym nie przekroczył 20 000 zł rocznie, w przypadku sprzedaży wyżej wymienionych towarów zwolnienia nie mają zastosowania.
Dlaczego te zmiany są kluczowe dla biznesu?
Z perspektywy przedsiębiorcy, zrozumienie tych zmian jest ważne, aby uniknąć negatywnych konsekwencji tj.:
Ryzyko kar finansowych
W przypadku stwierdzenia naruszenia obowiązku posiadania kasy fiskalnej, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług za okres do momentu rozpoczęcia ewidencji. Co więcej, brak prowadzenia księgi (np. ewidencji sprzedaży) zgodnie z Kodeksem Karnym Skarbowym, może skutkować karą grzywny do 240 stawek dziennych, a w przypadku wykroczenia mniejszej wagi – karą grzywny za wykroczenie skarbowe.
Skrócone terminy na realizację obowiązków
Nowe rozporządzenia skracają niektóre terminy związane z obsługą kas. Na przykład, zgłoszenie utraty kasy w wyniku kradzieży, złożenie protokołu z odczytu pamięci fiskalnej po zakończeniu działalności, czy złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy, muszą być teraz wykonane w ciągu 3 dni zamiast dotychczasowych 5 dni. Nawet podjęcie serwisu kasy, w razie potrzeby, powinno nastąpić w ciągu 24 godzin zamiast 48 godzin.
Warto jednak nadmienić, że jednocześnie, te zmiany niosą za sobą również nowe możliwości i ułatwienia. Umożliwiają wystawianie paragonów fiskalnych w formie elektronicznej (e-paragonów). Mogą być one przesyłane za zgodą nabywcy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Krajowej Administracji Skarbowej, co zapewnia bezpieczeństwo i anonimowość danych klienta. Korzyści z tego rozwiązania są obszerne: oszczędność papieru i kosztów eksploatacyjnych, szybsza obsługa klienta oraz możliwość integracji z systemami sprzedażowymi.
Nowe regulacje precyzują także zasady automatycznego (lub na żądanie) przesyłania danych z kas online do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Pojawiły się również kasy rejestrujące w formie oprogramowania (tzw. kasy wirtualne), które są szczególnie istotne dla urządzeń samoobsługowych, takich jak automaty vendingowe (obowiązkowa fiskalizacja dla automatów vendingowych została odroczona do 1 kwietnia 2027 r.).
Określono również jak postępować w przypadku awarii lub utraty kasy fiskalnej, co pozwala przygotować się na ewentualne zdarzenie oraz eliminuje niepewność i ryzyko błędów.
Jak się przygotować i gdzie szukać wsparcia?
Wobec tak dynamicznych zmian, kluczowe jest proaktywne podejście. Zalecamy, aby każdy przedsiębiorca zweryfikował, czy nie został objęty nowym obowiązkiem stosowania kasy fiskalnej. Należy także sprawdzić, czy dotyczy Państwa obowiązek zaktualizowania oprogramowania lub konieczność zakupu kasy online z funkcją e-paragonu. Ważne jest również zapoznanie się z ogólnymi obowiązkami wobec urzędu skarbowego. Interpretacja i wdrożenie tych zmian może okazać się trudnością. Nasza firma, jako doświadczony podmiot w obszarze księgowości i podatków, jest gotowa wesprzeć Państwa w tym procesie. Eksperci Nexia Advicero pomogą w dokładnej weryfikacji bieżących obowiązków w kontekście nowych przepisów, wyjaśnieniu zasad funkcjonowania e-paragonów czy kas online, opracowaniu procedur wewnętrznych, aby zapewnić zgodność z nowymi, skróconymi terminami, a także doradzą w zakresie wyboru odpowiednich rozwiązań dla Państwa działalności.