Krajowy System e-Faktur to centralna baza, w której przedsiębiorcy będą wystawiać i udostępniać faktury ustrukturyzowane. Obligatoryjny KSeF miał obowiązywać pierwotnie od 1 lipca 2024 r., jednak Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o odroczeniu tego obowiązku do 2026 r. Wydatki poniesione już przez podatników na przestrzeni lat na wdrożenie KSeF stanowią dla wielu z nich dużą inwestycję, we wdrożenie reformy co do której kształtu nie ma jeszcze 100% pewności. W związku z czym pojawiły się wątpliwości, czy już poniesione wydatki na zaniechanie bądź wstrzymane prace wdrożeniowe stanowią koszty uzyskania przychodu.
Są to przykładowo wydatki ponoszone na modyfikację istniejącego lub wdrożenie nowego systemu mającego służyć do obsługi KSeF, wsparcie merytoryczne specjalistów takich jak doradcy podatkowi, szkolenie pracowników.
Kwalifikacja wydatków na wdrożenie KSEF na gruncie CIT
Za KUP uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatek poniesiony przez podatnika stanowi dla niego KUP, jeśli spełnia poniższe kryteria:
- został poniesiony przez podatnika (pokryty z zasobów majątkowych podatnika),
- jest definitywny (rzeczywisty),
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania przychodów albo w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie znajduje się w grupie wydatków, których nie uważa się za KUP.
Koszty wdrożenia KSeF, bez wątpienia spełnia kryteria uznania za KUP i należy je tak zakwalifikować.
Wiedząc, że koszty wdrożenia KSeF są uznawane za KUP, pojawia się kolejna wątpliwość, czy należy je zakwalifikować do kosztów bezpośrednich czy pośrednich? Bezpośrednim KUP są wydatki, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów. W przypadku kosztów bezpośrednich, poniesionych w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w danym roku podatkowym, są one potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Zaś za koszty pośrednie uznaje się KUP, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami. Do kosztów pośrednich zalicza się więc wszystkie wydatki, które nie są powiązane z osiągnięciem konkretnego przychodu, ale ich ponoszenie warunkuje uzyskanie przychodu. W przypadku kosztów pośrednich są one potrącalne w dacie ich poniesienia.
Wydatki na wdrożenie KSEF nie wpływają bezpośrednio na osiągnięcie jakiegokolwiek przychodu. Są wydatkami jakie przedsiębiorca musi ponieść, aby jego firma mogła sprawnie funkcjonować. Można je więc zaliczyć do ogólnych kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa, takich jak obsługa księgowa czy wynajem lokalu, które kwalifikujemy jak pośrednie koszty uzyskania przychodu.
Koszty wdrożenia KSeF – interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
Możliwość zakwalifikowania wydatków na wdrożenie nowego obligatoryjnego systemu do wystawiania i odbioru faktur jako pośrednie koszty uzyskania przychodu raczej nie powinno budzić wątpliwości, niemniej ogrom włożonej pracy i wysokość poniesionych kosztów, które w dużych przedsiębiorstwach mogą sięgać od kilku set tysięcy do ponad miliona złotych spowodowała, że podatnicy poprosili o potwierdzenie swojego stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który w interpretacjach z:
- 8 czerwca 2022 r. (znak sprawy: 0111-KDIB2-1.4010.227.2022.1.MKU),
- 29 maja 2023 r. (znak sprawy: 0111-KDIB1-2.4010.151.2023.1.MC),
- 3 lipca 2024 r. (znak sprawy: 0114-KDIP2-1.4010.314.2024.1.MR1),
potwierdził stanowisko, że koszty na wdrożenie KSEF stanowią pośrednie koszty uzyskania przychodu.