Jednym z najbardziej widocznych obecnie trendów na rynku jest elastyczna organizacja pracy. Pracodawcy coraz częściej decydują się na oferowanie benefitu ‘home office’, czyli pracy zdalnej z domu pracownika (lub z innych destynacji zagranicznych). Oferując pracę w takim systemie, oprócz podstawowych wyzwań organizacyjnych, pracodawca powinien wziąć również pod uwagę dodatkowe, istotne kwestie, takie jak ryzyka podatkowe pracy zdalnej. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy pracownik swoją pracę zdalną wykonywać będzie na terytorium innego państwa niż Polska.
Coraz częściej pojawiające się stanowisko organów podatkowych identyfikuje ryzyko powstania zakładu podatkowego już w przypadku samego przekazania sprzętu komputerowego. Choć stanowisko to nie jest jeszcze powszechnie uznawane, pracodawca powinien mieć świadomość ryzyk prezentowanych przez organy czy sądy administracyjne i na tej podstawie określić poziom zagrożenia podatkowego.
Czym jest stała placówka?
Przez stałą placówkę w kontekście umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (dalej: „umowy o UPO”) lub polskich ustaw o podatkach dochodowych, rozumie się miejsce poprzez które podmiot mający siedzibę/miejsce zamieszkania lub zarząd na terytorium jednego państwa wykonuje całkowicie lub częściowo działalność na terytorium innego państwa. W szczególności jest to m.in. oddział, przedstawicielstwo, biuro, fabryka, warsztat lub miejsce wydobywania bogactw naturalnych.
Pojęcie to może być również rozumiane jako wyodrębniona przestrzeń na terytorium danego państwa, w którym znajduje się oddział zagranicznego przedsiębiorstwa. Aby dane miejsce mogło zostać uznane za „stałą placówkę” przedsiębiorstwo musi mieć możliwość wykonywania swojej działalności na tym terenie, nawet wtedy, gdy nie ma tytułu prawnego do tego miejsca, w którym swoją pracę wykonują osoby zatrudnione przez przedsiębiorcę. W tym kontekście należy zatem podkreślić, że za stałą placówkę może zostać uznana przestrzeń biurowa (np. coworking space), której wynajem jest opłacany przez zagranicznego pracodawcę, a także miejsce, które udostępniane jest bezpośrednio przez kontrahenta zagranicznego osobom oddelegowanym do pracy na terytorium Polski. Cechą konstytutywną zakładu jest to, że stała placówka powinna być całkowicie bądź częściowo związana z działalnością gospodarczą, z tym wyjątkiem, że nie może ona mieć charakteru pomocniczego czy przygotowawczego.
Sprzęt komputerowy a powstanie stałej placówki – stanowisko organów podatkowych
Pojawiające się w ostatnim czasie stanowisko organów podatkowych sugeruje, że przekazanie do dyspozycji pracowników sprzętu komputerowego może wiązać się z koniecznością powstania stałej placówki, którą może być np. mieszkanie pracownika. Takie stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „Organ”) w dniu 17 lutego 2022 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.655.2021.2.BD), który jednoznacznie wskazał, że mimo, iż spółka nie zamierza wynajmować na terytorium Polski żadnego lokalu, to samo korzystanie z laptopów dostarczonych przez spółkę w celu wykonywania pracy w systemie zdalnym może powodować jej utworzenie. Podobne stanowisko można zauważyć w interpretacji wydanej w późniejszym okresie, tj. w dniu 22 marca 2022 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.699.2021.1.ANK).
Uzasadniając swoje stanowisko, Dyrektor KIS, w sytuacji zatrudnienia polskiego pracownika wykonującego pracę w formie “home office” na terytorium Polski wskazywał, że dochodzi do powstania zakładu w sytuacji, jeśli przedmiot działalności w tym trybie pokrywa się z działalnością spółki. Co więcej, według Organu, placówka może istnieć poprzez władanie pewną przestrzenią, w której prowadzona jest działalność gospodarcza przedsiębiorstwa, przy czym nie ma znaczenia forma prawna uprawniająca do dysponowanie nią. Ponadto, Organ wskazał, że mimo braku posiadania zaplecza nieruchomościowego można uznać, że praca w systemie “home office” nosi znamiona działalności stałej i regularnej i w rezultacie, uznaje się, że spełnione są warunki istnienia placówki pod względem charakteru jej prowadzenia.
Zgodnie z przyjętym rozumowaniem Organu, mieszkanie pracownika zalicza się do przestrzeni przedsiębiorstwa ze względu na znajdujący się w nim sprzęt komputerowy należący do spółki (w tych przypadkach był to m.in. laptop umożliwiający pracę w trybie zdalnym).
Warto również zwrócić uwagę na fragment Komentarza do Modelowej Konwencji OECD w sprawie podatku od dochodu i majątku, zgodnie z którym: “(…) placówka obejmuje każde pomieszczenie, środki lub urządzenia wykorzystywane do prowadzenia działalności przedsiębiorstwa, niezależnie od tego, czy są wykorzystywane wyłącznie w tym celu. Sam fakt, że przedsiębiorstwo ma do dyspozycji pewną przestrzeń służącą jego działalności gospodarczej, wystarczy do zaistnienia stałej placówki gospodarczej (placówka może istnieć również wtedy, gdy nie ma żadnych pomieszczeń).” . Organy powołując się m.in. na tę argumentację stoją na stanowisku, że o charakterze powstania stałej placówki może decydować już samo przekazanie do dyspozycji pracownika sprzętu komputerowego.
Odmienne stanowisko sądów
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z dnia 12 października 2022 r. (sygn. akt. I SA/Gl 547/22) przyjął odmiennie twierdzenie do stanowisko organów i wskazał, że przekazanie pracownikom sprzętu komputerowego nie prowadzi do powoduje wyodrębnienia przestrzeni dla spółki do własnej dyspozycji i w konsekwencji nie ma możliwości identyfikowania przez tą czynność charakteru prowadzenia „stałej placówki”. W tym kontekście fakt pracy w systemie 'home office” nie ma znaczenia, ponieważ spółka nie będzie miała jakiegokolwiek prawa do dysponowania czy też rozporządzania przestrzenią mieszkalną pracownika, gdzie wykonywane będą zlecone zadania. Co więcej, w przedmiotowej sprawie, spółka nie zobowiązywała się do zapewnienia i udostępnienia jakiejkolwiek przestrzeni pracownikom, a zatem sprzęt biurowy znajdujący się w mieszkaniu pracownika nie prowadzi do uznania, że powstania zakład podatkowy z uwagi na sam fakt przekazania laptopów.
Sąd w ww. wyroku choć uznał, że w związku z wykonywaniem “home office” i rozpoznaną sprawą, czynności są wykonywane przez pracowników w sposób regularny i stały to twierdzenie, że przekazanie do dyspozycji pracowników sprzętu komputerowego może powodować powstania stałej placówki jest nieprawidłowe, co potwierdza następujące twierdzenie sądu: “(…) Przedstawione w tej kwestii w zaskarżonej interpretacji rozumowanie prowadzi do absurdu – wynika bowiem z niego, że Pracownicy będą konstytuowali stałą placówkę wszędzie tam, gdzie zostaną przez nich wykonywane czynności służbowe (np. kiedy wezmą komputer przenośny na wakacje i wyślą służbową wiadomość z hotelu). Zdaniem Sądu z opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego nie wynika, aby Spółka miała jakiegokolwiek prawo do dysponowania czy też rozporządzania przestrzenią mieszkalną Pracowników. Tym samym druga przesłanka wskazana przez Dyrektora nie zostaje spełniona.”
Mając na uwadze niejednolite stanowisko w tej kwestii, każdy przypadek należy analizować oddzielnie dla potrzeb określenia, czy dany przedsiębiorca posiada stałą placówkę na terytorium Polski. Przy czym należy każdorazowo ocenić, czy prowadzona działalność ma trwały i spójny charakter. Wszystkie okoliczności zależą również od szeregu obowiązków danych pracowników, a także rodzaju przekazanego sprzętu. Choć pojawiają się coraz nowsze wyroki, negujące podejście organów w tej kwestii, to nie można wykluczyć całkowicie ryzyka powstania stałej placówki przy formie wykonywania pracy zdalnej. Choć twierdzenie, że samo przekazanie sprzętu komputerowego może powodować powstanie zakładu wydaje się być abstrakcyjnym podejściem, to ze względu istniejące ryzyko uznania stałej placówki należy indywidualnie ocenić stan prawny. Jeśli jesteście Państwo zainteresowani szczegółową analizą takiego ryzyka, zapraszamy do kontaktu.