Praca zdalna stała się w Polsce standardem, a nie tylko dobrą wolą pracodawcy. Szczególną ochroną objęto tzw. pracowników uprzywilejowanych, wobec których firma ma ustawowy obowiązek w postaci zgody na home office. Wielu pracodawców zadaje sobie jednak pytanie: czy ten obowiązek jest bezwzględny? Czy to oznacza, że pracodawca traci kontrolę nad organizacją pracy? Niekoniecznie.
Kluczem do sukcesu jest właściwa interpretacja art. 6719 § 6 kodeksu pracy. Sprawdzamy, jakie argumenty faktycznie pozwalają na odrzucenie wniosku uprzywilejowanego pracownika.
Kto należy do grupy pracowników uprzywilejowanych?
Zgodnie z art. 6719 § 6 Kodeksu pracy, pracodawca co do zasady musi wyrazić zgodę na pracę zdalną, jeśli wniosek złoży:
- Pracownica w ciąży.
- Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia.
- Pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności.
- Rodzic dziecka bez granic wiekowych, posiadającego zaświadczenie o jego ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu (powstałych w okresie prenatalnym lub w czasie porodu).
Kiedy można odmówić pracy zdalnej?
Choć przepisy chronią grupy wymienione w art. 6719 § 6 Kodeksu pracy, ten sam przepis przewiduje jednak dwa wyjątki.
Odmowa jest możliwa, gdy praca zdalna nie może być wykonywana ze względu na jej rodzaj oraz w związku z samą organizacją pracy.
Można odmówić pracownikowi uprzywilejowanemu pracy zdalnej w przypadku, gdy charakter zadań wymaga jego fizycznej obecności, np. obsługa maszyn, praca w laboratorium, ochrona mienia, prace manualne, obsługa klientów „w okienku”.
W sytuacji, gdy nieobecność pracownika w biurze zaburzyłaby procesy w firmie, np. konieczność pracy zespołowej wymagającej bezpośredniego kontaktu, zapewnienie ciągłości obsługi na miejscu, brak infrastruktury technicznej umożliwiającej bezpieczny dostęp do danych poza firmą, również pracodawca może takiego wniosku nie uwzględnić.
Jak poprawnie sformułować odmowę?
Jak zazwyczaj bywa w wymianie pism, odmowa pracy zdalnej pracownikowi uprzywilejowanemu nie może być przekazana ustnie. Należy zachować więc formę pisemną lub elektroniczną, a w samej treści pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o przyczynie odmowy, podając konkretne uzasadnienie odnoszące się właśnie do rodzaju lub organizacji pracy.
Na udzielenie odpowiedzi odmownej, pracodawca ma 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Ryzyka związane z bezpodstawną odmową
Niewłaściwe rozpatrzenie wniosku pracownika uprzywilejowanego może nieść za sobą poważne konsekwencje, takie jak Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), Grzywna od 1 000 do 30 000 zł, czy nawet zarzut dyskryminacji.
Naruszenie przepisów o uwzględnianiu wniosków pracowników uprzywilejowanych jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Inspektorzy PIP mogą weryfikować, czy uzasadnienie odmowy jest zgodne ze stanem faktycznym. Jeśli odmowa nie jest oparta na obiektywnych przesłankach (rodzaj/organizacja pracy), pracownik może dochodzić odszkodowania przed sądem pracy w związku z art. 6729 Kodeksu pracy.
Podsumowanie
Praca zdalna dla pracowników uprzywilejowanych to zasada, od której istnieją wyjątki. Pracodawca zachowuje prawo do zarządzania organizacją pracy, jednak musi pamiętać o tym, że najsilniejszym narzędziem w tym zakresie jest rzetelna analiza stanowiska pracy takiego pracownika.
Należy bowiem zachować standard obiektywizmu, gdzie odmowa pracy zdalnej nie powinna wynikać z niechęci do niej, lecz być poparta twardymi danymi, np. braku technicznych możliwości zabezpieczenia poufnych danych poza biurem lub konieczności fizycznej obsługi urządzeń dostępnych tylko w siedzibie firmy. Warto również wskazać konkretny proces, który uległby zakłóceniu przy wykonywaniu pracy poza biurem.
Właściwe podejście do tego tematu nie tylko chroni przed karami, ale buduje wizerunek profesjonalnego i dbającego o zespół pracodawcy.