Niniejszy newsletter dotyczy kwestii workation, czyli coraz częściej pojawiającego się benefitu pracowniczego, jakim jest umożliwienie pracy zza granicy w sprzyjających wakacyjnych warunkach.
W związku z coraz częstszym przenoszeniem miejsca wykonywania pracy poza siedzibę pracodawcy, pojawiły się szersze możliwości korzystania z pracy zdalnej wykonywanej w urokliwych miejscach na świecie, których odwiedzenie stało się tym samym możliwe bez wykorzystywania urlopu wypoczynkowego.
Na co pracodawca powinien zwrócić uwagę przy wdrażaniu benefitu workation? Jakie ryzyko wiąże się z wprowadzeniem takiej formy pracy do firmy? Jakie pytania powinien zadać sobie pracownik przed wyjazdem za granicę i świadczeniem pracy zdalnej? Czy warto wyznaczyć limit liczby dni, które pracownik mógłby spędzić za granicą? Czy warto ograniczyć ilość miejsc, z których może być wykonywana praca? Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania znajdziesz w poniższym newsletterze.
Uwaga: Poniższe pytania i odpowiedzi nie dotyczą pracowników oddelegowanych celem wykonywania usług, ale wyłącznie przypadków wykonywania pracy zdalnej poza granicami Polski.
1. Czy wprowadzenie „workation” w firmie każdorazowo będzie miało takie same konsekwencje podatkowe/ prawne?
Niestety nie, kwestia ta jest skomplikowana ze względu na ryzyka związane głównie ze stosowaniem przepisów państwa wykonywania pracy. Dlatego też każdy przypadek wymaga szczegółowej analizy uwzględniającej przede wszystkim:
- państwo docelowe, w tym regulacje zawarte w odpowiedniej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania,
- planowany okres pracy,
- rodzaj pracy,
- rezydencję podatkową podwładnego.
2. W którym państwie pracownik będzie podlegał ubezpieczeniu społecznemu, gdy pracuje zdalnie za granicą?
Co do zasady, w państwie wykonywania pracy, jednak w przypadku przejściowego wykonywania pracy możliwe jest kontynuowanie opłacania składek w Polsce.
3. Jakie dokumenty muszę pozyskać, aby utrzymać ubezpieczenie społeczne pracownika w Polsce?
Niezbędne jest potwierdzenie zabezpieczenia społecznego stosownym zaświadczeniem A1 wydawanym przez ZUS. Dokument ten musi być uzyskany przed rozpoczęciem wykonywania pracy w takiej formie.
4. Czy istnieje ryzyko powstania zakładu podatkowego lub stałej placówki za granicą?
Nie da się całkowicie wykluczyć ryzyka powstania zakładu podatkowego lub stałej placówki dla pracodawcy, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną za granicą. Poziom ryzyka zależeć będzie m.in. od rodzaju wykonywanych przez niego zadań, stanowiska, a także przyjętych regulacji i praktyki organów funkcjonujących na terytorium wykonywania workation. Szczególnie ryzyko jest wysokie, gdy pracownik będzie przebywał za granicą dłużej niż 183 dni w roku podatkowym czy będzie miał możliwość zawierania umów w imieniu pracodawcy. Znaczenie będzie miała także okoliczność, czy jest to jedyny pracownik wykonujący pracę zdalnie z tego państwa, czy też mówimy o większej grupie pracowników.
5. Czy pracownik zobowiązany jest uzyskać pozwolenie na pracę w innym kraju?
Pobyt pracownika lub wykonywanie przez niego pracy za granicą może wymagać uzyskania właściwego zezwolenia do jej wykonywania. Nie jest to jednak konieczne w każdym przypadku. Wszystko zależy od miejsca oraz formy wykonywanej pracy. W przypadku sankcjonowanej działalności jest możliwe, że znajdzie zastosowanie taka regulacja.
6. Czy pobyt pracownika za granicą trzeba zgłaszać lokalnym organom?
W przypadku, gdy nie będzie wymagane uzyskanie pozwolenia na pracę, możliwe, że zastosowanie znajdą mimo wszystko niektóre przepisy państwa wykonywania pracy. Właściwe organy mogą wymagać zgłoszenia takiej osoby w tym państwie, lub przeprowadzać kontrole.
7. Gdzie należy zapłacić podatek dochodowy od osób fizycznych?
Jeśli pracownik zachowa swoją rezydencję podatkową na terytorium Polski, a lokalne przepisy i praktyka organów w miejscu wykonywania workation będą to umożliwiały, możliwe jest kontynuowanie opłacania podatku dochodowego od osób fizycznych wyłącznie na terytorium Polski.
8. Jakie dokumenty powinienem posiadać jako pracodawca?
Pracodawca powinien zapewnić rzetelne i wiarygodne ewidencjonowanie czasu spędzonego poza Polską, tak aby potwierdzić nieprzekroczenie okresu 183 dni. Ponadto, pracodawca powinien przygotować stosowny regulamin określający zasady pracy w ramach workation, a także pozyskać od pracownika oświadczenie, w którym potwierdza on, że spełnił szereg warunków związanych z pracą poza Polską, w tym m.in. potwierdzenie, że praca zdalna za granicą nie jest związana ani z oddelegowaniem, ani z podróżą służbową.
9. Co w przypadku, gdy Polska nie podpisała umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z danym państwem?
W takim przypadku należy dokonać analizy skutków podatkowych pracy wykonywanej w tym państwie w oparciu o przepisy tego państwa. Może się okazać, że dochód z pracy wykonywanej w tym państwie (w tym nawet od pierwszego dnia) podlega tam opodatkowaniu oraz np. że polski pracodawca musi się tam zarejestrować i działać jako płatnik.
Chcesz wdrożyć workation w struktury swojej firmy, ale nie wiesz od czego zacząć i jak się zabezpieczyć? Poznaj praktyczne informacje, a także potencjalnie korzyści i zagrożenia tego rozwiązania zaglądając do naszej broszury „Praktyczne informacja dla pracodawcy wdrażającego benefit pracowniczy workation” lub skontaktuj się z nami bezpośrednio w celu uzyskania więcej informacji w tym zakresie:
Katarzyna Klimkiewicz-Deplano (Managing Partner, Tax Advisor): kklimkiewicz@advicero.eu
Paulina Marcula-Kurek (Supervisor Employer Solutions): pmarcula@advicero.eu
Katarzyna Kochańska (Senior Tax Consultant): kkochanska@advicero.eu
Paulina Gławnicka (Senior Tax Consultant): pglawnicka@advciero.eu
